三十一,、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用

    也許我們會(huì)奇怪,，為什么每次打開Excel,，軟件總是打開了一個(gè)由3張空白表格組成的文件組呢,？如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手,，就一定會(huì)明白,，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜,，單*一張表格往往解決不了所有的問題,，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶,。

    比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學(xué)生成績表”,，“Sheet2”為“二班學(xué)生成績表”，然后來到“Sheet3”,，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級(jí)平均分”的計(jì)算,。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù),。然后在Excel彈出的函數(shù)對(duì)話框中,，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看,，如圖24所示,，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn)“×班學(xué)生成績表！××單元格”的字樣了,。此后,，不管我們?cè)谠磫卧�格中進(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算,。

    三十二,、“馴服”Excel 2002的剪貼板窗口

    Excel 2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個(gè)項(xiàng)目（而Excel 2000只能容納12個(gè)）,。而且,，這個(gè)剪貼板可以在任何Office應(yīng)用程序之間來回拷貝，所以對(duì)于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說,，確實(shí)更加方便,。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來,，和你爭奪有限的文檔顯示空間,，讓人討厭。好在,，“馴服”剪貼板的方法非常簡單,。

    筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來,，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”,，清除“自動(dòng)顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤,。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來，只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”和“復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇,。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可,。

    當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后,，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能,。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板,。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項(xiàng),，點(diǎn)擊彈出對(duì)話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對(duì)話框的“類別”列表中選取“編輯”,，然后,，在對(duì)話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標(biāo)置于“請(qǐng)按新快捷鍵”對(duì)話框中,，并按下Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合）,，“關(guān)閉”對(duì)話框。現(xiàn)在,，我們只要一按下Alt+Shift+C,，Excel 2002的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。

    提示：此秘技也適用于Word 2002,、PowerPint 2002.

    三十三,、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處

    Excel 2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚,、明明白白,。

    讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”,。我們?nèi)匀唤栌谩敖o表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎”一招中的例子,，用鼠標(biāo)選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到,，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=VLOOKUP（C8,，A2∶C6，3,，F(xiàn)ALSE）”得出的,。因此，數(shù)據(jù)來源有3個(gè)：C8,、A2和C6.所以,，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個(gè)單元格的所在（圖25）,。當(dāng)然,，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑�,，也可以點(diǎn)擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕來讓Excel自動(dòng)幫我們檢查紕漏。

    三十四,、巧用Excel 2002的“智能鼠標(biāo)”

    我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”,，但當(dāng)我們滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪上下翻頁時(shí),，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢？

    點(diǎn)擊Excel 2002“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令,，然后在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框,，點(diǎn)“確定”后，我們?cè)賮砜纯船F(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能：

    在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下,，上下滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪,，工作區(qū)中的表格會(huì)以15%的比例放大或縮小，而只有當(dāng)我們按住Ctrl鍵,，再滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí),，工作表才會(huì)像往常一樣上下翻頁。另外,，如果我們使用了Excel的“分級(jí)顯示”,，那么當(dāng)我們按住Shift和滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，又可以控制各級(jí)條目的顯示或隱藏了,。當(dāng)然,，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí)踐中慢慢摸索。

    三十五,、Excel 2002“監(jiān)視”窗口的應(yīng)用

    如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格,，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí)，Excel中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助,。通過它你可以輕松看到工作表,、單元格和公式函數(shù)在改動(dòng)時(shí)是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。

    在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單,，然后單擊“顯示監(jiān)視窗口”按鈕,。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)”,。這時(shí),，“監(jiān)視窗口”的列表中就出現(xiàn)了被Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。

    以后,，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目,，被監(jiān)視的單元格就會(huì)不請(qǐng)自來了。

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