單位的會計檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計文件和會計憑證,、會計帳簿,、會計報表等書面形式的會計核算資料。

　　一,、數(shù)據(jù)資料管理與保密

　　機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證,、帳冊、報表,，應按有關財會制度使用,、保管。

　　1,、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管,。

　　現(xiàn)金收付業(yè)務要做到當日業(yè)務當日清。現(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證,，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記帳頁,，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章,，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印,，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管,。

　　2,、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管,。

　　銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種,。有關財務人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳,，以保證銀行出納當日業(yè)務當日清,。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章,，按日裝訂成冊,，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊,，并加蓋封印，妥為保管,。

　　現(xiàn)金,、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊,，妥為保管,。

　　3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入,、輸出與保管

　　轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種,，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機,。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出,，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管,。

　　4,、科目匯總表、帳簿打印時間,。

　�,。�1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印,。

　�,。�2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

　�,。�3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次,。

　　（4）現(xiàn)金,、銀行存款,、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂,。

　�,。�5）會計報表、計算表,、分析表,，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關財會人員審核無誤后簽字生效,。

　　5,、其他

　　由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章,，財務主管簽字蓋章認可,。

　　二、數(shù)據(jù)備份管理

　　1,、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性,，必須經(jīng)常進行備份工作。

　　2,、在日常工作中,，準備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進行備份,，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾,。

　　3、需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件,、科目代碼文件,、期初余額文件、本月帳務文件,、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

　　4,、機內(nèi)憑證及總分類帳,、明細分類帳、報表,，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

　　三,、會計檔案管理

　　1,、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊,、報表,，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

　　2,、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套,，放進硬盒,，存放在安全、潔凈,、防熱,、防潮、防磁的場所。

　　3,、由打印輸出的憑證,、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,。

　　4,、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件,，和以上軟件的備份磁盤,，作為會計檔案保管。

　　5,、各類會計檔案的出借,，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性,，應制作該備份磁盤的復制件,，使用復制件進行操作。

　　6,、必須加強會計檔案的保密工作,，任何人如有偽造、非法涂改變更,、故意毀壞數(shù)據(jù)文件,、帳冊、備份磁盤等的行為,，將受到行政處分,，情節(jié)嚴重者，將追究其法律責任,。