單位的會(huì)計(jì)檔案包括貯存在磁盤(pán)（軟盤(pán)和硬盤(pán)）上的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)核算資料。

　　一、數(shù)據(jù)資料管理與保密

　　機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證,、帳冊(cè)、報(bào)表,，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用,、保管。

　　1,、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管,。

　　現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記帳憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記帳憑證,，審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁(yè),，審核后交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁(yè)上蓋章,，按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印,，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管,。

　　2,、銀行記帳憑證、帳冊(cè)的輸出與保管,。

　　銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種,。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳,，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清,。銀行帳頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章,，按日裝訂成冊(cè),，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印,，妥為保管,。

　　現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式,，裝訂成冊(cè),，妥為保管,。

　　3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入,、輸出與保管

　　轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種,，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī),。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出,，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管,。

　　4,、科目匯總表、帳簿打印時(shí)間,。

　�,。�1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印,。

　�,。�2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

　�,。�3）總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次,。

　　（4）現(xiàn)金,、銀行存款,、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂,。

　�,。�5）會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表,、分析表,，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效,。

　　5,、其他

　　由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印,，并要求操作人員在打印輸出的帳頁(yè)上簽字蓋章,，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可,。

　　二,、數(shù)據(jù)備份管理

　　1、由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性,，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作,。

　　2,、在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤(pán)循環(huán)使用,，隔日進(jìn)行備份,，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。

　　3,、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件,、科目代碼文件、期初余額文件,、本月帳務(wù)文件,、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

　　4,、機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳,、明細(xì)分類帳、報(bào)表,，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤(pán)備份,，交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

　　三,、會(huì)計(jì)檔案管理

　　1,、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊(cè),、報(bào)表,，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

　　2,、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,，備份軟盤(pán)必須貼上寫(xiě)保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤(pán)套,，放進(jìn)硬盒,，存放在安全、潔凈,、防熱,、防潮、防磁的場(chǎng)所,。

　　3,、由打印輸出的憑證、帳冊(cè),、報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,。

　　4、隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng),、各類應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件,，和以上軟件的備份磁盤(pán),，作為會(huì)計(jì)檔案保管。

　　5,、各類會(huì)計(jì)檔案的出借,，均必須經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章，如果對(duì)備份磁盤(pán)的操作可能危及該備份磁盤(pán)的完整性,，應(yīng)制作該備份磁盤(pán)的復(fù)制件,，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

　　6,、必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作,，任何人如有偽造、非法涂改變更,、故意毀壞數(shù)據(jù)文件,、帳冊(cè)、備份磁盤(pán)等的行為,，將受到行政處分,，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任,。