備用金的管理可采用非定額(一次性)管理和定額管理兩種方式,。非定額管理，是根據(jù)臨時需要一次付給現(xiàn)金,，使用后持有關原始憑證報銷,，報銷時進行清算——多退少補;定額管理,，是財會部門對經(jīng)常使用備用金的部門核定定額，按定額撥付備用金,，月底報銷時補足現(xiàn)金,，不清算，只要需要永遠保留此定額,。

　　1.非定額情況下的賬務處理舉例

　　例：某員工,，經(jīng)審批同意后，報銷差旅費856元,，沖銷上月預支款900元,，余款44元繳回現(xiàn)金。分錄為：

　　借：庫存現(xiàn)金 44

　　管理費用——差旅費 856

　　貸：其他應收款——曹軍 900

　　如果實際發(fā)生差旅費920元,，則分錄為：

　　借：管理費用——差旅費 920

　　貸：其他應收款——曹軍 900

　　庫存現(xiàn)金 20

　　在非定額管理方式下,，原借款全部沖掉;票是多少，費用就是多少;錢沒花完出納收回,，花的超過借支的再給員工補上,。

　　2.定額情況下的賬務處理舉例

　　例：某員工經(jīng)審批通過后，報銷辦公用品費共440.89元,，出納以現(xiàn)金補足定額備用金,，并在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金付訖”章,。實際工作中，應該附上購買前的請購單,、報銷時的報銷單及發(fā)票,。請購單、報銷單中一定要有相關領導及經(jīng)手人的簽字,。

　　借：管理費用等

　　貸：庫存現(xiàn)金

　　定額管理方式下,，不涉及其他應收款，不管花多少,，都只涉及這兩個賬戶,，花多少補多少。