備用金的管理可采用非定額(一次性)管理和定額管理兩種方式。非定額管理,，是根據(jù)臨時(shí)需要一次付給現(xiàn)金,，使用后持有關(guān)原始憑證報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)進(jìn)行清算——多退少補(bǔ);定額管理,，是財(cái)會(huì)部門(mén)對(duì)經(jīng)常使用備用金的部門(mén)核定定額,，按定額撥付備用金，月底報(bào)銷(xiāo)時(shí)補(bǔ)足現(xiàn)金,，不清算,，只要需要永遠(yuǎn)保留此定額。

　　1.非定額情況下的賬務(wù)處理舉例

　　例：某員工,，經(jīng)審批同意后,，報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)856元，沖銷(xiāo)上月預(yù)支款900元,，余款44元繳回現(xiàn)金,。分錄為：

　　借：庫(kù)存現(xiàn)金 44

　　管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 856

　　貸：其他應(yīng)收款——曹軍 900

　　如果實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)920元，則分錄為：

　　借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 920

　　貸：其他應(yīng)收款——曹軍 900

　　庫(kù)存現(xiàn)金 20

　　在非定額管理方式下,，原借款全部沖掉;票是多少,，費(fèi)用就是多少;錢(qián)沒(méi)花完出納收回，花的超過(guò)借支的再給員工補(bǔ)上,。

　　2.定額情況下的賬務(wù)處理舉例

　　例：某員工經(jīng)審批通過(guò)后,，報(bào)銷(xiāo)辦公用品費(fèi)共440.89元，出納以現(xiàn)金補(bǔ)足定額備用金,，并在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金付訖”章,。實(shí)際工作中，應(yīng)該附上購(gòu)買(mǎi)前的請(qǐng)購(gòu)單,、報(bào)銷(xiāo)時(shí)的報(bào)銷(xiāo)單及發(fā)票,。請(qǐng)購(gòu)單、報(bào)銷(xiāo)單中一定要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)手人的簽字,。

　　借：管理費(fèi)用等

　　貸：庫(kù)存現(xiàn)金

　　定額管理方式下,，不涉及其他應(yīng)收款，不管花多少,，都只涉及這兩個(gè)賬戶(hù),，花多少補(bǔ)多少。