淺談對(duì)辦公用品及辦公費(fèi)的內(nèi)控
辦公用品是企業(yè)開(kāi)門(mén)經(jīng)營(yíng)的日常用品,，所產(chǎn)生的辦公費(fèi)在企業(yè)的整體成本費(fèi)用中占比很小,。但辦公用品及辦公費(fèi)的內(nèi)控對(duì)整個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)體現(xiàn)的是企業(yè)文化、企業(yè)治理和員工素養(yǎng),。如紙張的重復(fù)利用,，不僅能反映出員工勤儉愛(ài)企的優(yōu)秀品質(zhì)，也能反映出企業(yè)文化的積淀與企業(yè)治理水平,。那么如何做好內(nèi)控工作呢,，一起看看吧。
一是要做好辦公費(fèi)的年度預(yù)算,。在上年度末就要結(jié)合下年的企業(yè)目標(biāo)和業(yè)務(wù)分布,，由下而上的做好年度預(yù)算，并結(jié)合每季度的實(shí)際對(duì)年度預(yù)算進(jìn)行微調(diào),。半年,、年終要對(duì)年度預(yù)算分單位(部門(mén))進(jìn)行績(jī)效考核，看執(zhí)行年度預(yù)算是否堅(jiān)決;執(zhí)行年度預(yù)算是否能反映出勤儉節(jié)約,、資源再利用和推動(dòng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),。
二是根據(jù)企業(yè)實(shí)際，指定某一部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一(集中)采購(gòu),。優(yōu)點(diǎn)在于能形成買(mǎi)方議價(jià)優(yōu)勢(shì),，買(mǎi)到價(jià)低質(zhì)高的物品。并且能督促各單位按預(yù)算采購(gòu)(使用)辦公用品,。
三是建立并嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)購(gòu)制度,。各單位要按照年度預(yù)算，合理安排采購(gòu),，并統(tǒng)一采用先申請(qǐng)后采購(gòu)的程序。在預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,，超預(yù)算的采購(gòu)要按規(guī)定程序,，進(jìn)行報(bào)批。申請(qǐng)獲批后,，將申請(qǐng)采購(gòu)單送交集中采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu),。
四是建立并嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收和入庫(kù)登記制度。企業(yè)應(yīng)成立驗(yàn)收小組,，由采購(gòu)(使用)單位,、集中采購(gòu)部門(mén)、企業(yè)監(jiān)管部門(mén)組成驗(yàn)收小組，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量,、質(zhì)量,、實(shí)用性等方面進(jìn)行驗(yàn)收，并在辦公用品采購(gòu)單上或驗(yàn)收單上簽字,。集中采購(gòu)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收單登記采購(gòu)物品并向申請(qǐng)采購(gòu)(使用)單位移交所采購(gòu)的物品,。采購(gòu)(使用)單位應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單入庫(kù)。
五是建立出庫(kù)領(lǐng)用登記制度,。采購(gòu)(使用)單位應(yīng)指定專(zhuān)人保管辦公用品并建立辦公用品臺(tái)賬,，按照物品類(lèi)別進(jìn)行領(lǐng)用登記或出庫(kù)。臺(tái)帳上要記載物品名,、物品規(guī)格型號(hào),、采購(gòu)(回收)日期、采購(gòu)(回收)數(shù)量,、物品保管人,、領(lǐng)用審批人、領(lǐng)用人(使用人),、領(lǐng)用數(shù)量,、領(lǐng)用日期、結(jié)余數(shù)量等,。
六是對(duì)“耐用(貴重)辦公用品”要建立“使用(移交)備查帳”,。要明確耐用(貴重)辦公用品的使用人是誰(shuí)、在那使用和物品現(xiàn)狀;在使用人調(diào)離崗位時(shí)要有交接手續(xù),。并且企業(yè)人力資源部門(mén)要將該交接手續(xù)作為辦理調(diào)離手續(xù)的主要依據(jù),。
七是建立并執(zhí)行績(jī)效考核制度。由企業(yè)內(nèi)審部或其他職能部門(mén)在年終時(shí)分單位(部門(mén))對(duì)辦公用品的集中采購(gòu)和申請(qǐng),、采購(gòu),、驗(yàn)收、入庫(kù),、出庫(kù),、領(lǐng)用、使用(管理),、移交及回收等進(jìn)行績(jī)效考核,，評(píng)價(jià)現(xiàn)在的程序是充完善是否實(shí)用、是否達(dá)到崗位監(jiān)督,，采購(gòu)到的物品是否價(jià)低質(zhì)高,，是否存在人為丟失、損壞,，是否充分利用現(xiàn)有辦公用品等,。
企業(yè)對(duì)辦公用品及辦公費(fèi)的內(nèi)控是勤儉愛(ài)企和企業(yè)文化的表現(xiàn)與積淀,，也是企業(yè)治理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)建立有目標(biāo),、有預(yù)算,、有報(bào)告、有審計(jì),、有考核,、有評(píng)價(jià)的以提升企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)效率和經(jīng)營(yíng)效益為目標(biāo)的現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)控
注：本文轉(zhuǎn)載于中國(guó)審計(jì)網(wǎng)
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