淺談對辦公用品及辦公費的內控
辦公用品是企業(yè)開門經營的日常用品，所產生的辦公費在企業(yè)的整體成本費用中占比很小,。但辦公用品及辦公費的內控對整個企業(yè)來說體現(xiàn)的是企業(yè)文化,、企業(yè)治理和員工素養(yǎng)。如紙張的重復利用,，不僅能反映出員工勤儉愛企的優(yōu)秀品質,，也能反映出企業(yè)文化的積淀與企業(yè)治理水平。那么如何做好內控工作呢,，一起看看吧,。
一是要做好辦公費的年度預算。在上年度末就要結合下年的企業(yè)目標和業(yè)務分布,，由下而上的做好年度預算,，并結合每季度的實際對年度預算進行微調。半年,、年終要對年度預算分單位(部門)進行績效考核,，看執(zhí)行年度預算是否堅決;執(zhí)行年度預算是否能反映出勤儉節(jié)約、資源再利用和推動實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標,。
二是根據(jù)企業(yè)實際,，指定某一部門負責統(tǒng)一(集中)采購。優(yōu)點在于能形成買方議價優(yōu)勢,，買到價低質高的物品,。并且能督促各單位按預算采購(使用)辦公用品。
三是建立并嚴格執(zhí)行請購制度,。各單位要按照年度預算，合理安排采購,，并統(tǒng)一采用先申請后采購的程序,。在預算內的采購報分管領導審批，超預算的采購要按規(guī)定程序,，進行報批,。申請獲批后，將申請采購單送交集中采購部門統(tǒng)一采購,。
四是建立并嚴格執(zhí)行驗收和入庫登記制度,。企業(yè)應成立驗收小組，由采購(使用)單位,、集中采購部門,、企業(yè)監(jiān)管部門組成驗收小組,，對采購物品的數(shù)量、質量,、實用性等方面進行驗收,，并在辦公用品采購單上或驗收單上簽字。集中采購部門根據(jù)驗收單登記采購物品并向申請采購(使用)單位移交所采購的物品,。采購(使用)單位應根據(jù)驗收單入庫,。
五是建立出庫領用登記制度。采購(使用)單位應指定專人保管辦公用品并建立辦公用品臺賬,，按照物品類別進行領用登記或出庫,。臺帳上要記載物品名、物品規(guī)格型號,、采購(回收)日期,、采購(回收)數(shù)量、物品保管人,、領用審批人,、領用人(使用人)、領用數(shù)量,、領用日期,、結余數(shù)量等。
六是對“耐用(貴重)辦公用品”要建立“使用(移交)備查帳”,。要明確耐用(貴重)辦公用品的使用人是誰,、在那使用和物品現(xiàn)狀;在使用人調離崗位時要有交接手續(xù)。并且企業(yè)人力資源部門要將該交接手續(xù)作為辦理調離手續(xù)的主要依據(jù),。
七是建立并執(zhí)行績效考核制度,。由企業(yè)內審部或其他職能部門在年終時分單位(部門)對辦公用品的集中采購和申請、采購,、驗收,、入庫、出庫,、領用,、使用(管理)、移交及回收等進行績效考核,，評價現(xiàn)在的程序是充完善是否實用,、是否達到崗位監(jiān)督，采購到的物品是否價低質高,，是否存在人為丟失,、損壞，是否充分利用現(xiàn)有辦公用品等。
企業(yè)對辦公用品及辦公費的內控是勤儉愛企和企業(yè)文化的表現(xiàn)與積淀,，也是企業(yè)治理的一項重要內容,。企業(yè)應建立有目標、有預算,、有報告,、有審計、有考核,、有評價的以提升企業(yè)整體經營效率和經營效益為目標的現(xiàn)代企業(yè)內控
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