采購材料入庫有磅差如何處理,？
采購材料入庫有磅差如何處理,？在純理論上,，采購入庫時(shí)對(duì)材料的件數(shù),、數(shù)量應(yīng)當(dāng)是一致的，但是情況存在“磅差”問題,，來跟小奧一起看看吧,！
一,、合同數(shù)量﹦發(fā)票數(shù)量<驗(yàn)收數(shù)量
如無特殊情況，供貨方交付商品時(shí),，開具發(fā)票的數(shù)量(以下簡稱“發(fā)票數(shù)量”)應(yīng)與簽署的合同數(shù)量相等,。移交商品時(shí)，若實(shí)際驗(yàn)收入庫的數(shù)量(以下簡稱“驗(yàn)收數(shù)量”)大于發(fā)票數(shù)量且供貨方不知情,，無論差異多大,，購貨方通常不會(huì)主動(dòng)告知供貨方。此時(shí)購貨方往往會(huì)按照發(fā)票數(shù)量填寫入庫單,，同時(shí)倉庫保管人員對(duì)此差異做好備查賬登記,，待盤點(diǎn)時(shí)可做盤盈處理。
若實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量且供貨方已知情,，則根據(jù)驗(yàn)收數(shù)量與合同數(shù)量,、發(fā)票數(shù)量間的差異大小進(jìn)行處理：若差異較大且超過合同約定的差異范圍，采購人員需及時(shí)通知需求部門，決定是退掉多余部分還是接收差異部分,。如擬接受多余部分,，則經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理合同變更，同時(shí)要求供貨方補(bǔ)開差異部分的發(fā)票,，最終財(cái)務(wù)部門按照實(shí)際數(shù)量與供貨方進(jìn)行結(jié)算;若決定退掉多余部分,，則直接退回，并按合同數(shù)量,、金額進(jìn)行結(jié)算,，以免造成資金占?jí)骸?/p>
二、合同數(shù)量﹦發(fā)票數(shù)量>驗(yàn)收數(shù)量
一般以發(fā)票數(shù)量的5‰為基準(zhǔn),，根據(jù)合同數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量差異大小不同,，可分為兩種情況。一種情況是合同(發(fā)票)數(shù)量大于驗(yàn)收數(shù)量,，幅度超過發(fā)票數(shù)量的5‰,，此時(shí)采購人員需根據(jù)簽訂合同時(shí)與供應(yīng)商約定的結(jié)算方式(如多退少補(bǔ))、交貨地以及結(jié)算要求,，及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,，并以協(xié)商后的材料數(shù)量、價(jià)格開具發(fā)票,。另外,，也有一些公司與供應(yīng)商選擇與第三方單位簽訂合同,，過磅時(shí),，以第三方單位確認(rèn)的數(shù)量作為材料入庫的數(shù)量，并開具發(fā)票,，此方式避免了與供應(yīng)商發(fā)生扯皮現(xiàn)象,，流程上雖處理簡單，但成本較高,。
第二種情況是差異幅度小于發(fā)票數(shù)量的5‰,，此差異幅度屬于合理損耗范圍，此時(shí)有三種處理方式可供選擇：①材料入庫單上的數(shù)量與實(shí)際入庫數(shù)量保持一致,，總金額與發(fā)票保持一致,，攤高材料單價(jià)。此方法將合理損耗攤?cè)氩牧蠁蝺r(jià)中,，優(yōu)點(diǎn)為倉庫賬,、財(cái)務(wù)賬與實(shí)際一致，適用于合理誤差為稱重物資重量的千分之一以內(nèi)的情況,。若超出此范圍則易導(dǎo)致財(cái)務(wù)記賬不嚴(yán)謹(jǐn),，且具有稅務(wù)檢查風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)需將差異部分的進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出。②材料入庫單上的數(shù)量,、金額與發(fā)票數(shù)量,、金額保持一致，同時(shí)倉庫需將差異做備查賬,，并按照該材料領(lǐng)用數(shù)量及次數(shù),，分次分?jǐn)傆?jì)入各批次領(lǐng)料中。此方法較為合理,，對(duì)于單價(jià)較高且到貨量較大的材料,，不會(huì)因?yàn)閷⒉町愐淮涡灶I(lǐng)出而影響當(dāng)月產(chǎn)品成本，但是流程較為復(fù)雜,，在實(shí)際操作中不易實(shí)現(xiàn),。③材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量,、金額保持一致,，在材料入庫當(dāng)月需由采購人員申請(qǐng)?zhí)顚懖牧铣鰩靻危?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,，將差異一次性領(lǐng)出,。月底財(cái)務(wù)部門將合理損耗的出庫單匯總，計(jì)入制造費(fèi)用進(jìn)行攤銷,，同時(shí)按年匯總各家供應(yīng)商本年“缺斤少兩”的數(shù)量及金額,，可作為選擇供應(yīng)商依據(jù)之一。
三,、合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量
第一種情況：合同數(shù)量>發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量,。
合同數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致的情形較少發(fā)生，采購特殊定制材料或不易截取的材料時(shí)可能出現(xiàn),。此時(shí)若發(fā)票數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量一致,，但合同數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量，根據(jù)差異大小有兩種處理方式：①若差異較小,，且差異不足以影響公司生產(chǎn),，則辦理合同變更，并按照實(shí)際到貨數(shù)量,、金額進(jìn)行結(jié)算,。②若驗(yàn)收數(shù)量小于合同數(shù)量且差額較大，且可能影響公司生產(chǎn),，采購人員需及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系,，同時(shí)知會(huì)需求部門，研究是否有必要補(bǔ)發(fā)合同數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量差異部分,，如分析后認(rèn)為少發(fā)貨的數(shù)量可能影響公司生產(chǎn)進(jìn)度,，則要求供貨方盡快辦理補(bǔ)發(fā)貨,。如已到貨數(shù)量滿足現(xiàn)階段情況，則可按照實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量,、金額進(jìn)行結(jié)算,，同時(shí)辦理合同變更。
第二種情況：合同數(shù)量<發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量,。
若是合同數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量,，而發(fā)票數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量一致，此時(shí)也有兩種處理方式：①比較合同數(shù)量,、金額與發(fā)票數(shù)量,、金額的差異，如差異較小且在合同規(guī)定范圍之內(nèi),，可協(xié)商辦理合同變更,，并按照實(shí)際到貨數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算,。②若實(shí)際到貨數(shù)量大于合同數(shù)量且超出合同約定范圍時(shí),，需及時(shí)與需求部門聯(lián)系，確認(rèn)是否可接收超過合同數(shù)量部分的材料,，若經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后接收,，則按照材料實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量辦理合同變更，并完成結(jié)算;若經(jīng)分析后,，超出合同部分?jǐn)?shù)量公司暫用不了,，則盡快辦理退貨，避免形成呆料或賬齡較長的存貨,，造成資金占?jí)骸?/p>
四,、合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量≠驗(yàn)收數(shù)量
若合同數(shù)量與發(fā)票數(shù)量以及實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量均不相同，則需先聯(lián)系供應(yīng)商,，再比較實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量與發(fā)票數(shù)量,、合同數(shù)量的差異,，根據(jù)情況選擇處理方式：
第一種情況：合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量<驗(yàn)收數(shù)量,。
①若驗(yàn)收數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量，且差異部分在公司可接受范圍之內(nèi),，則根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量,，補(bǔ)開具發(fā)票，同時(shí)辦理合同變更;②數(shù)量差異較小時(shí),，可與供應(yīng)商進(jìn)行談判協(xié)商,，將差異部分作為商業(yè)折扣，視同獲取相應(yīng)優(yōu)惠,，同時(shí)流程上只需辦理合同變更,。若供應(yīng)商有較強(qiáng)競(jìng)爭優(yōu)勢(shì)且打算長期合作，此時(shí)可與其進(jìn)行協(xié)商，按照發(fā)票數(shù)量辦理材料驗(yàn)收入庫,，同時(shí)將合同變更為與發(fā)票數(shù)量,、金額一致，待下次采購時(shí)將差異部分計(jì)入新的合同;③如因開票失誤造成,，實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量大致與合同數(shù)量一致,，但開票數(shù)量明顯小于驗(yàn)收數(shù)量與合同數(shù)量，此時(shí)需補(bǔ)開(增值稅)發(fā)票,，同時(shí)要求供貨方辦理合同變更,。
第二種情況：合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量>驗(yàn)收數(shù)量。
①若驗(yàn)收數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量,，且差異部分足可影響生產(chǎn)進(jìn)度或因其他原因公司不可接受,，則可與供應(yīng)商協(xié)商，盡快補(bǔ)發(fā)差異部分材料,，同時(shí)辦理合同變更;②若驗(yàn)收數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量,，但差異較小，可采取與供應(yīng)商協(xié)商的方式,，按照發(fā)票數(shù)量辦理材料驗(yàn)收入庫,，同時(shí)將合同變更為與發(fā)票數(shù)量、金額一致,，待下次采購時(shí)補(bǔ)齊差異部分;③若因開票失誤造成,，當(dāng)驗(yàn)收數(shù)量大致與合同數(shù)量一致，但開票數(shù)量顯著大于驗(yàn)收數(shù)量,，此時(shí)需退回發(fā)票,，并要求供貨方以實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量為準(zhǔn)開具(增值稅)發(fā)票。如果此材料需長期采購使用,，或供應(yīng)商開具的增值稅專用發(fā)票已“跨月”,，考慮到稅務(wù)局辦理重新開票手續(xù)太過繁瑣，財(cái)務(wù)部門一般暫按發(fā)票數(shù)量入賬,，倉庫保管人員登記差異備查賬,，同時(shí)要求供貨方補(bǔ)齊差異部分的材料數(shù)量。
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