一,、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)

　　1,、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置

　　選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米,。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,，在該選項(xiàng)前打“√”,。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”,，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”：“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”,，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符：“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行,。然后單擊“確定”按鈕,，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行,、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),。

　　2、插入頁(yè)號(hào)

　　選擇“插入”——“頁(yè)碼”,，“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端(頁(yè)腳)”,，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕,，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式,，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置,。雙擊頁(yè)碼,，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”;字體任意;奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字,，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

　　3,、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng),，鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”，在Word2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵,，出現(xiàn)一個(gè)文本框,，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后,，選中該文本框,，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性,。

　　選擇“顏色和線條”附簽,，“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽,，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”,。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽,，單擊“高級(jí)”按鈕,，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”;垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”,，“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn),，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸,。然后單擊“確定”,。

　　選擇“文本框”附簽，左,、右,、上、下都設(shè)置成“0cm”,，單擊“確定”完成,。文本框?qū)傩匀�部設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕,。選中文本框內(nèi)的全部文字,，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”,，字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào),，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm,、高為20mm,、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4,、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中,，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形,，左手按住鍵盤上的Shift鍵,，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵,，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置,。選擇“顏色和線條”附簽,，“顏色”設(shè)置為“紅色”：“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”：“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽,，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”,。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕,，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”,，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”，垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”,，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn),，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié),。單擊確定,。

　　5、文號(hào)制作

　　平行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋,、居中顯示,。

　　上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體,、右空一個(gè)字的距離,。注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽,，找到六角符號(hào)后,，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可,。

　　6,、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽,，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消,，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體;主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋;抄送,、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋,。

　　7,、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”：“文件名”：給模板命名：“保存位置”：模板所在路徑(一般不做,，默認(rèn)即可),。至此，模板制作完成,。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板,，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對(duì)該模板進(jìn)行修改,，可以調(diào)出相應(yīng)模板,，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑,，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的,，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

　　二,、公文正文排版

　　1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽,，選中所需模板，單擊確定,，調(diào)出模板,。

　　2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字,，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái),，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

　　標(biāo)題——二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示;主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體,，頂格,，冒號(hào)使用全角方式;

　　正文——三號(hào)仿宋字體;

　　成文日期——三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字的距離,，“○”和六角符號(hào)的輸入方法一致,，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號(hào),、簽發(fā)人,、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整,。最后，將紅頭,、紅線,、文號(hào)、簽發(fā)人,、標(biāo)題,、主送機(jī)關(guān)、正文,、成文日期,、主題詞的相互位置調(diào)整好。

　　三,、用Word制作電子公章

　　1,、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓,，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓,，設(shè)置為“無(wú)填充色”，線條寬度為2磅,，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”,。

　　2,、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字,，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體,、字號(hào)，然后用藝術(shù)字周圍的8個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形,，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi),，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色,。

　　3,、插入五角星

　　在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個(gè)大小適合的五角星,，并設(shè)置成紅色,，移動(dòng)到圓中合適的位置，然后選中圓,、藝術(shù)字,、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵,，選擇“組合”,，一個(gè)公章就制作出來(lái)了,，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊!

　　但是,，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中,，但如果是正式的行文，則要求公章有防偽功能,，別人不能仿制,，這時(shí)候，我們可以用辦公之星來(lái)制作可以防偽的電子公章,。

　　◆制作可以防偽的電子公章

　　在辦公之星中,，制作公章就簡(jiǎn)單得多，直接在“插入→印章→圓形印章”中即可加入印章,。在對(duì)話框中設(shè)置好印章的參數(shù)時(shí),，在文本中就可以看到印章的情況。

　　特別的是,，軟件對(duì)生成的印章有對(duì)應(yīng)的數(shù)字防偽標(biāo)識(shí),，你還可以給印章設(shè)置密碼來(lái)進(jìn)行保護(hù)，防止非授權(quán)的編輯,。

　　當(dāng)要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌逻M(jìn)行修改,、復(fù)制時(shí)，可以右擊印章,，出現(xiàn)“印章密碼”對(duì)話框,，要求輸入正確的密碼，同時(shí)顯示印章的數(shù)字防偽標(biāo)識(shí)(在此可以驗(yàn)證印章的真?zhèn)?,。

　　其實(shí),，如果要進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)文件，可以先在辦公之星中制作出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的電子印章后,，復(fù)制到Word中,，保存后，就可以經(jīng)常調(diào)用了,。

　　◆如何設(shè)置文檔,、文字、圖片“不打印”

　　1,、打開選項(xiàng)

　　2,、視圖——格式標(biāo)記——(勾選)隱藏文字

　　4、確定

　　5,、在文檔打印任何文字,，或是插入文本框，在文本框內(nèi)輸入文字,。①選擇你不想打印的文字,，②CTRL+D(字體),，③在效果欄——隱藏文字(勾選——確定)

　　此時(shí)你文檔的文本是你看得到，但不打印的,。