一,、紅頭文件的制作及標準

　　1,、進行頁面設(shè)置

　　選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽,，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽,，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,，在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,，“字體設(shè)置”,，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”：“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕,，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符：“每頁”設(shè)置成“22”行,。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標準,、每頁22行,、每行28個漢字的國家標準。

　　2,、插入頁號

　　選擇“插入”——“頁碼”,，“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”,。然后單擊“格式”按鈕,，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕,，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置,。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字,，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字,。

　　3、發(fā)文機關(guān)標識制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項,，鼠標將會變成“┼”,，在Word2000版面上單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)一個文本框,，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標識,，輸入完成后，選中該文本框,，單擊鼠標右鍵——“設(shè)置文本框格式”,，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽,，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽,，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”,。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸,。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕,，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”,，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標準,，“8.0cm”——上行文標準,，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”,。

　　選擇“文本框”附簽,，左、右,、上,、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成,。文本框?qū)傩匀�部設(shè)置完成,，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字,，將顏色設(shè)置成“紅色”,，字體設(shè)置成“小標宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號,，但要盡量充滿該文本框,，這樣，寬為155mm,、高為20mm,、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4,、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中,，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形,，左手按住鍵盤上的Shift鍵,，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵,，選擇“設(shè)置自選圖形格式”,，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽,，“顏色”設(shè)置為“紅色”：“虛實”設(shè)置為“實線”：“粗線”設(shè)置為“2.25磅”,。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”,。選擇“版式”附簽,，單擊“高級”按鈕,，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”,，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”,，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準,，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié),。單擊確定。

　　5,、文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋,、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字體,、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體,、右空一個字的距離。注：文號一定要使用六角符號,。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后,，將光標置于準備插入的地方,，單擊“插入”按鈕即可。

　　6,、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”,，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽,，“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消,，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送,、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋,。

　　7,、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”：“文件名”：給模板命名：“保存位置”：模板所在路徑(一般不做,，默認即可),。至此，模板制作完成,。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板,，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板,，方法是：選擇“文件”——“打開”,，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設(shè)置的,，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。

　　二,、公文正文排版

　　1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽,，選中所需模板，單擊確定,，調(diào)出模板,。

　　2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字,，也可以從其它軟件中將文字復制進來,，但必須遵循以下國家標準：

　　標題——二號小標宋字體，居中顯示;主送機關(guān)——三號仿宋字體,，頂格,，冒號使用全角方式;

　　正文——三號仿宋字體;

　　成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離,，“○”和六角符號的輸入方法一致,，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號,、簽發(fā)人,、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后,，將紅頭,、紅線、文號,、簽發(fā)人,、標題、主送機關(guān),、正文,、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好,。

　　三,、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”,，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓,，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅,，顏色為紅色,，“疊放次序”為“最底層”。

　　2,、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shù)字,，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體,、字號,，然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi),，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置,。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

　　3,、插入五角星

　　在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星,，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色,，移動到圓中合適的位置,，然后選中圓、藝術(shù)字,、五角星,，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”,，一個公章就制作出來了,，要用時復制一個到目標處，是不是很正規(guī)啊!

　　但是,，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中,，但如果是正式的行文，則要求公章有防偽功能,，別人不能仿制,，這時候，我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章,。

　　◆制作可以防偽的電子公章

　　在辦公之星中,，制作公章就簡單得多，直接在“插入→印章→圓形印章”中即可加入印章,。在對話框中設(shè)置好印章的參數(shù)時,，在文本中就可以看到印章的情況。

　　特別的是,，軟件對生成的印章有對應(yīng)的數(shù)字防偽標識,，你還可以給印章設(shè)置密碼來進行保護，防止非授權(quán)的編輯。

　　當要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌逻M行修改,、復制時,，可以右擊印章，出現(xiàn)“印章密碼”對話框,，要求輸入正確的密碼,，同時顯示印章的數(shù)字防偽標識(在此可以驗證印章的真?zhèn)?。

　　其實,，如果要進行網(wǎng)上發(fā)文件,，可以先在辦公之星中制作出一個標準的電子印章后，復制到Word中,，保存后，就可以經(jīng)常調(diào)用了,。

　　◆如何設(shè)置文檔,、文字、圖片“不打印”

　　1,、打開選項

　　2,、視圖——格式標記——(勾選)隱藏文字

　　4、確定

　　5,、在文檔打印任何文字,，或是插入文本框，在文本框內(nèi)輸入文字,。①選擇你不想打印的文字,，②CTRL+D(字體)，③在效果欄——隱藏文字(勾選——確定)

　　此時你文檔的文本是你看得到,，但不打印的,。