五,、系統(tǒng)維護(hù)管理

    系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分,。硬件維護(hù)主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中,，出現(xiàn)硬件故障時(shí),，及時(shí)進(jìn)行故障分析,，并做檢查記錄,，在設(shè)備更新,、擴(kuò)充、修復(fù)后,，由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試,。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù),、完善性維護(hù)三種,。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯(cuò)誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí)而進(jìn)行的修改活動(dòng),；完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng),。

    六、會(huì)計(jì)檔案管理

    電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的檔案管理主要是指打印出的各種賬簿,、報(bào)表,、憑證,、存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料,。會(huì)計(jì)檔案管理是在會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障,，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),。

    （一）記賬憑證的生成與管理

    計(jì)算機(jī)替代手工記賬的記賬憑證生成有兩種方式：

    1.由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī),，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下,，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章,，稽核人員簽名或蓋章，會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章,，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章,。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》,、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管,。

    2.手工事先作好記賬憑證，計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證然后進(jìn)行處理,，在這種情況下,，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證皆可。

    （二）會(huì)計(jì)賬簿,、報(bào)表的生成管理

    1.日記賬每天打印，一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季,、按年打印,，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印。

    2.現(xiàn)金,、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂,。

    3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代,。

    4.在保證憑證,、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證,、賬簿中表格線可適當(dāng)減少,。

    （三）關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理

    存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前,，應(yīng)妥善保管并留有附本,。為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存,，直至?xí)��?jì)信息完全過時(shí)為止,。因此應(yīng)根據(jù)自己的設(shè)備條件和管理要求,，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

    1.建立數(shù)據(jù)資料備份制度,。要有專人負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行日備份,、月備份、年備份,，同時(shí)建立相應(yīng)的責(zé)任制,，以便計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或遭到病毒侵入時(shí)，能保證以最短的時(shí)間恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行,。

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