實(shí)務(wù)操作
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五、系統(tǒng)維護(hù)管理
系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分,。硬件維護(hù)主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中,,出現(xiàn)硬件故障時(shí),及時(shí)進(jìn)行故障分析,,并做檢查記錄,,在設(shè)備更新、擴(kuò)充,、修復(fù)后,,由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù),、適應(yīng)性維護(hù),、完善性維護(hù)三種。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯(cuò)誤的過(guò)程,;適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí)而進(jìn)行的修改活動(dòng),;完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng)。
六,、會(huì)計(jì)檔案管理
電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的檔案管理主要是指打印出的各種賬簿,、報(bào)表、憑證,、存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤(pán)及其他存貯介質(zhì),,系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案管理是在會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障,,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證,,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),。
(一)記賬憑證的生成與管理
計(jì)算機(jī)替代手工記賬的記賬憑證生成有兩種方式:
1.由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī),由計(jì)算機(jī)打印輸出,。在這種情況下,,記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章,稽核人員簽名或蓋章,,會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章,,收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證,,按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》,、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證,,計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證然后進(jìn)行處理,,在這種情況下,保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證皆可,。
(二)會(huì)計(jì)賬簿,、報(bào)表的生成管理
1.日記賬每天打印,一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季,、按年打印,,發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁(yè)打印。
2.現(xiàn)金,、銀行存款賬采用打印輸出的活頁(yè)賬裝訂,。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類(lèi)賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下,總分類(lèi)賬可用“總分類(lèi)賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代,。
4.在保證憑證,、賬簿清晰的條件下,計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證,、賬簿中表格線可適當(dāng)減少,。
(三)關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理
存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì),在未打印成書(shū)面形式輸出之前,,應(yīng)妥善保管并留有附本,。為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠恢復(fù),這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存,,直至?xí)?jì)信息完全過(guò)時(shí)為止。因此應(yīng)根據(jù)自己的設(shè)備條件和管理要求,,做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作,,應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
1.建立數(shù)據(jù)資料備份制度。要有專人負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行日備份,、月備份,、年備份,,同時(shí)建立相應(yīng)的責(zé)任制,以便計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或遭到病毒侵入時(shí),,能保證以最短的時(shí)間恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行,。
責(zé)任編輯:dingsk
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