在財(cái)務(wù)軟件的使用中,，定義賬套,、系統(tǒng)設(shè)置,，到憑證轉(zhuǎn)入,、審核、記賬,、結(jié)賬,，每一個環(huán)節(jié)都不能省略，而且必須根據(jù)單位的實(shí)際去設(shè)置,，因此大凡使用賬務(wù)處理系統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員都基本上能熟練掌握及運(yùn)用這些功能模塊,。但在實(shí)際使用賬務(wù)處理系統(tǒng)時，許多人都忽略或未使用財(cái)務(wù)軟件中的一個相當(dāng)便捷的模塊,，這就是定義和運(yùn)用自動轉(zhuǎn)賬分錄,。

　　我們知道在會計(jì)業(yè)務(wù)中存在一類轉(zhuǎn)賬憑證，它們每月重復(fù)或年年重復(fù)且有規(guī)律地出現(xiàn),。例如,，每月提取折舊費(fèi)，按月上交稅金,，按月發(fā)放工資,，月底結(jié)轉(zhuǎn)管理費(fèi)用到損益賬戶，年底進(jìn)行收入,、費(fèi)用的決算等,。這些憑證的摘要、借貸方科目,，金額的來源或計(jì)算方法基本不變,，如果我們要編制此類憑證，每月都將做許多這樣的重復(fù)工作,，而且所取金額必須從計(jì)算機(jī)記賬后查閱,，記錄后才能錄入，稍有不慎,，就會出現(xiàn)遺漏或輸入錯誤,。

　　因此，在財(cái)務(wù)軟件的賬務(wù)處理系統(tǒng)中專門設(shè)置了“自動轉(zhuǎn)賬分錄定義”模塊,，我們可以把此類憑證的摘要,、借貸方科目，金額的來源或計(jì)算方法預(yù)先設(shè)置好定義存入計(jì)算機(jī),，并用不同的“分錄號”標(biāo)記命名,。使用時，告訴計(jì)算機(jī)“自動轉(zhuǎn)賬分錄”的分錄號,，由計(jì)算機(jī)自動調(diào)入該“自動轉(zhuǎn)賬分錄”,，并根據(jù)預(yù)先定義的金額來源或計(jì)算方法自動取數(shù)，填制相應(yīng)的金額并產(chǎn)生憑證,。這樣就不必經(jīng)常重復(fù)輸入此類憑證,，可成倍地提高錄入速度。

　　自動轉(zhuǎn)賬分錄必須先定義后使用。在定義過程中有一定的難度,，如熟練掌握了電子報表取數(shù)方法,，其定義則難度不大，一旦定義成功,，使用起來非常便捷,。下面,，筆者以安易軟件為例介紹一下自動轉(zhuǎn)賬分錄的定義,。

　　定義自動轉(zhuǎn)賬分錄的三個難點(diǎn)解決了，其他問題也就迎刃而解,。

　　一是“借／貸”符號的錄入,。鍵入“J”則為“借”，鍵入“D”則為“貸”,，至于方向與正常編制憑證的方向相同,。

　　二是會計(jì)科目的輸入�,？梢暂斎胫�記碼,，也可以按F2鍵調(diào)出一張科目代碼，科目名稱對照表,，選擇應(yīng)選科目即可,；也可以直接輸入科目代碼。

　　三是金額來源,，這是難點(diǎn)之中的難點(diǎn),。它主要指此科目的人民幣金額如何取得。此時按F2鍵可出現(xiàn)表達(dá)式復(fù)選框,，雙擊所選項(xiàng)后出現(xiàn)金額選項(xiàng)框,，雙擊所選項(xiàng)后確定即可。在實(shí)際工作中金額來源表達(dá)式是不同的,，一些是從科目表取數(shù),，一些是從部門表取數(shù)，也有一些是常數(shù)和憑證輸入數(shù),，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況逐步摸索使用,。像稅率、折舊率,、分配系數(shù)等則選“常數(shù)”,。此時，出現(xiàn)“轉(zhuǎn)入常數(shù)”窗口,，提示輸入一個常數(shù),。如稅率為33％，則常數(shù)輸入0.33，表達(dá)式中則乘以0.33作為常數(shù)的來源,。為加快定義自動憑證速度,，在自動憑證左下方有“公式遞推”框，對于同類科目,，如52101（管理費(fèi)用———工資）,、52102（管理費(fèi)用———辦公費(fèi)）、52103（管理費(fèi)用———其他）等,，在金額來源設(shè)定中只要設(shè)定一項(xiàng)公式后,，點(diǎn)擊“公式遞推”后，521的每一個下級科目都會自動增加,，公式也會相應(yīng)擴(kuò)展,。

　　定義好的自動憑證，為驗(yàn)證其正確性,，便于修改,，可單擊“試編”。試編后的數(shù)據(jù)不會存入計(jì)算機(jī),，也不參與記賬,，我們可放心使用。當(dāng)然,，不可輕易使用“編制”,，否則我們只能用“刪除”鍵刪除。