在財務軟件的使用中，定義賬套,、系統(tǒng)設置,，到憑證轉(zhuǎn)入,、審核、記賬,、結(jié)賬，每一個環(huán)節(jié)都不能省略,，而且必須根據(jù)單位的實際去設置，因此大凡使用賬務處理系統(tǒng)的財務人員都基本上能熟練掌握及運用這些功能模塊,。但在實際使用賬務處理系統(tǒng)時,，許多人都忽略或未使用財務軟件中的一個相當便捷的模塊,，這就是定義和運用自動轉(zhuǎn)賬分錄。

　　我們知道在會計業(yè)務中存在一類轉(zhuǎn)賬憑證,，它們每月重復或年年重復且有規(guī)律地出現(xiàn)。例如,，每月提取折舊費,，按月上交稅金,，按月發(fā)放工資，月底結(jié)轉(zhuǎn)管理費用到損益賬戶,，年底進行收入,、費用的決算等。這些憑證的摘要,、借貸方科目，金額的來源或計算方法基本不變,，如果我們要編制此類憑證,，每月都將做許多這樣的重復工作,，而且所取金額必須從計算機記賬后查閱,，記錄后才能錄入，稍有不慎,，就會出現(xiàn)遺漏或輸入錯誤,。

　　因此,，在財務軟件的賬務處理系統(tǒng)中專門設置了“自動轉(zhuǎn)賬分錄定義”模塊，我們可以把此類憑證的摘要,、借貸方科目,，金額的來源或計算方法預先設置好定義存入計算機,，并用不同的“分錄號”標記命名。使用時,，告訴計算機“自動轉(zhuǎn)賬分錄”的分錄號，由計算機自動調(diào)入該“自動轉(zhuǎn)賬分錄”,，并根據(jù)預先定義的金額來源或計算方法自動取數(shù),，填制相應的金額并產(chǎn)生憑證,。這樣就不必經(jīng)常重復輸入此類憑證，可成倍地提高錄入速度,。

　　自動轉(zhuǎn)賬分錄必須先定義后使用。在定義過程中有一定的難度,，如熟練掌握了電子報表取數(shù)方法,，其定義則難度不大,，一旦定義成功，使用起來非常便捷,。下面，筆者以安易軟件為例介紹一下自動轉(zhuǎn)賬分錄的定義,。

　　定義自動轉(zhuǎn)賬分錄的三個難點解決了,，其他問題也就迎刃而解,。

　　一是“借／貸”符號的錄入,。鍵入“J”則為“借”，鍵入“D”則為“貸”,，至于方向與正常編制憑證的方向相同。

　　二是會計科目的輸入,。可以輸入助記碼,，也可以按F2鍵調(diào)出一張科目代碼,，科目名稱對照表,，選擇應選科目即可；也可以直接輸入科目代碼,。

　　三是金額來源，這是難點之中的難點,。它主要指此科目的人民幣金額如何取得,。此時按F2鍵可出現(xiàn)表達式復選框,，雙擊所選項后出現(xiàn)金額選項框，雙擊所選項后確定即可,。在實際工作中金額來源表達式是不同的,，一些是從科目表取數(shù),，一些是從部門表取數(shù)，也有一些是常數(shù)和憑證輸入數(shù),，應根據(jù)實際情況逐步摸索使用,。像稅率、折舊率,、分配系數(shù)等則選“常數(shù)”。此時,，出現(xiàn)“轉(zhuǎn)入常數(shù)”窗口,，提示輸入一個常數(shù)。如稅率為33％,，則常數(shù)輸入0.33,，表達式中則乘以0.33作為常數(shù)的來源。為加快定義自動憑證速度,，在自動憑證左下方有“公式遞推”框，對于同類科目,，如52101（管理費用———工資）,、52102（管理費用———辦公費）,、52103（管理費用———其他）等，在金額來源設定中只要設定一項公式后,，點擊“公式遞推”后,，521的每一個下級科目都會自動增加,，公式也會相應擴展。

　　定義好的自動憑證,，為驗證其正確性,，便于修改，可單擊“試編”,。試編后的數(shù)據(jù)不會存入計算機，也不參與記賬,，我們可放心使用,。當然，不可輕易使用“編制”,，否則我們只能用“刪除”鍵刪除。