實操就業(yè)如何縮減資金支出簽批流程,？
報銷費用等資金支出時,，都需要哪些人簽批呢,？中等規(guī)模的企業(yè)簽批流程一般為部門經(jīng)理,、財務(wù)部經(jīng)辦人,、財務(wù)總監(jiān),、主管副總。如果公司沒有實行預(yù)算管理,，還可能需要總經(jīng)理簽字,。這么多人的簽批各有其作用，部門經(jīng)理簽字作用是為了證明事項屬實,，財務(wù)部經(jīng)辦人簽字是證明發(fā)票合規(guī),、金額無誤、費用在預(yù)算范圍內(nèi),，財務(wù)總監(jiān)簽字是為了知曉資金流向,，副總或總經(jīng)理簽字是審批同意該筆報銷。
這只是費用報銷簽批的常規(guī)操作，實際可能比這要復(fù)雜得多,。不少企業(yè)架構(gòu)復(fù)雜,、矩陣管理、多頭負(fù)責(zé),，員工費用報銷動輒需要十?dāng)?shù)人簽字,。這么一長串簽字真的都有必要嗎？
從內(nèi)控的角度看,，一筆資金支出有三人簽批,、相互牽制則可避免舞弊。以費用報銷為例,，這三個人可以是直接主管,、部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部經(jīng)辦人,。企業(yè)規(guī)模較小時,，直接主管、部門領(lǐng)導(dǎo)可能就是一個人,。
資金支出審批簽字是重要的內(nèi)控手段,，簽批流程一般由財務(wù)部門設(shè)計。很多企業(yè)財務(wù)部門喜歡打著加強(qiáng)內(nèi)控的幌子,，肆意把簽批流程拉得越來越長,。拉長的簽批大體可歸為兩種情形：
第一，財務(wù)對業(yè)務(wù)思考不夠,，沒有能力識別有效的簽批人,。本來只需要三人簽批就夠了,，因為不清楚是哪3個人，結(jié)果就設(shè)計成了13個人簽批了,。設(shè)計者的意圖是,，只要13個人含住了這3個人，風(fēng)險就控制住了,。道理雖如此,，結(jié)果未必如此。這種設(shè)計容易導(dǎo)致簽批跟風(fēng)走形式,，只要前面簽了,，后面就跟簽了事。
第二,，把知情權(quán)與審批權(quán)混同了,。知情權(quán)只需要知情，審批權(quán)需要決策,，設(shè)計者沒有考慮此中差別,。如果只需要對資金支出事項知情，知會即可,，并不需要簽批,。
把簡單問題復(fù)雜化就像魔怔一樣，幾乎會成為管理的趨勢,。這種趨勢等于默認(rèn)追求內(nèi)控安全可以損害部分運行效率,。在很多人眼里，安全比效率重要,，于是冗長的簽字流程會被不斷強(qiáng)化,，不斷固化。
除此之外,，會計人員出于免責(zé)的考慮,，在此過程中不乏推波助瀾之嫌。
2015年11月,，華為財務(wù)曾因《一次付款的艱難旅程》,，被任正非先生簽發(fā)電郵怒斥，“據(jù)我所知,，這不是一個偶然事件,，不知從何時起，財務(wù)忘了自己的本職是為業(yè)務(wù)服務(wù),、為作戰(zhàn)服務(wù),，什么時候變成了頤指氣使，皮之不存，毛將焉附,?！?/p>
《一次付款的艱難旅程》背后反映的是財務(wù)人趨利避害的“算計”，按流程審批,，自己沒有責(zé)任,；不按流程審批，事做成了自己沒有功勞,，做壞了自己要承擔(dān)責(zé)任。
除了簽字流程長以外,，還有的企業(yè)追求最后簽批人的級別要高,，動不動就要求簽字流程走到總經(jīng)理那。果真如此,，說明了兩點：一是總經(jīng)理授權(quán)不夠,，凡事愿意親歷親為；二是總經(jīng)理用自己的簽批做最后的把關(guān),。說穿了,，還在于公司的制度流程不健全、不規(guī)范,、不透明,，要靠人的責(zé)任心去補(bǔ)缺。
究竟哪些資金支出需要總經(jīng)理簽批呢,？我的建議是：公司處于初創(chuàng)期或規(guī)模較小時,，總經(jīng)理“一支筆”不失為好辦法；內(nèi)控缺失或內(nèi)控不健全時,，總經(jīng)理做最后的把關(guān),；沒有實行預(yù)算管理的，總經(jīng)理決定資金安排,；超預(yù)算的資金支出或預(yù)算外資金支出,，總經(jīng)理擁有最終決定權(quán)；大額資金支出,，總經(jīng)理應(yīng)親自掌控高管的費用報銷,。
資金支出簽批亟需減政，簡政的思路是什么,，用任正非先生的話說,，讓聽得見炮聲的人做決策。公司要把決策權(quán)交給一線辦事的人,，財務(wù)要做的是加強(qiáng)監(jiān)督權(quán),。
（本文來源：指尖上的會計 作者：袁國輝）
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