一,、建立分類下拉列表填充項(xiàng)

　　我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中,，為了保持名稱的一致性,，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項(xiàng)。

　　1.在Sheet2中,，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”,、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中,，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫,。

　　2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi),，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后,，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。

　　仿照上面的操作,，將B,、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”,、“個體企業(yè)”……

 　 3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列),，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中,，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕,，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中,，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”,，“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開),，確定退出。

　　再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列),，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1),，確定退出,。

　　4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕,，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中,。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕,，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中,。

　　提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列,，可以選中該列,，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng),，將該列隱藏起來即可,。

　　二、建立“常用文檔”新菜單

　　在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單,，將常用的工作簿文檔添加到其中,，方便隨時調(diào)用。

　　1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo),，選“自定義”選項(xiàng),，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中,，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng),，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄,。

　　按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”),。

　　2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng)),，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中,，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等),，建立第一個工作簿文檔列表名稱。

　　重復(fù)上面的操作,，多添加幾個文檔列表名稱,。

　　3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo),，在彈出的快捷菜單中,，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話框,。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕,，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔,。

　　重復(fù)上面的操作,，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。

　　4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時,，只要展開“常用文檔”菜單,，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。

　　提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中,，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能,。