實(shí)務(wù)操作
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管理創(chuàng)新是中小企業(yè)發(fā)展的重要條件,。會(huì)計(jì)工作是經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分,必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)改進(jìn)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算,、財(cái)務(wù)管理機(jī)制和手段,,通過(guò)提供準(zhǔn)確、可靠,、及時(shí),、充分的財(cái)會(huì)信息以充分挖掘企業(yè)的內(nèi)部資源、提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平,。企業(yè)建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本目的,,一是提高企業(yè)會(huì)計(jì)核算的效率和質(zhì)量,滿(mǎn)足企業(yè)內(nèi)外有關(guān)的管理部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)信息的需要,;二是通過(guò)建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,。因此中小企業(yè)建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的決策也主要圍繞這兩個(gè)方面來(lái)分析確定。
企業(yè)的規(guī)模不同,、行業(yè)不同,、經(jīng)營(yíng)的內(nèi)容不同,建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的模式也就不同,。企業(yè)如何建立自己的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須根據(jù)企業(yè)的具體情況來(lái)決定,。就我國(guó)目前中小型企業(yè)的實(shí)際情況,建立企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通常有如下幾種模式:
一,、購(gòu)買(mǎi)商品化軟件構(gòu)建企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)
�,。ㄒ唬┐蠖鄶�(shù)沒(méi)有太多特殊業(yè)務(wù)處理要求的中小企業(yè),通常從賬務(wù)處理入手,,以完成會(huì)計(jì)核算為初始目的,,建立自己的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。這是因?yàn)樨?cái)會(huì)軟件中賬務(wù)和報(bào)表系統(tǒng)的發(fā)展最為成熟,,通用性也最好,,目前在國(guó)內(nèi)普遍開(kāi)展的會(huì)計(jì)電算化初級(jí)培訓(xùn)也是以掌握這兩個(gè)子系統(tǒng)的使用為基本目的,,有較好的使用基礎(chǔ),。由于財(cái)會(huì)軟件種類(lèi)較多、各種軟件的功能構(gòu)成也不完全相同,,因此企業(yè)在選擇軟件時(shí)應(yīng)考慮自己企業(yè)的特點(diǎn),。例如企業(yè)不大,但往來(lái)業(yè)務(wù)較多的單位,,在選擇賬務(wù)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)選擇往來(lái)處理功能較強(qiáng),,最好具有往來(lái)核銷(xiāo)、賬齡分析和超期報(bào)警等功能的賬務(wù)系統(tǒng)軟件,。以便充分利用這些軟件的往來(lái)管理功能,,對(duì)企業(yè)的往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行較為嚴(yán)格的管理,,而不需要另外購(gòu)買(mǎi)購(gòu)、銷(xiāo),、存系統(tǒng)以節(jié)約經(jīng)費(fèi),;固定資產(chǎn)不多,特別是固定資產(chǎn)的增減變化很少的企業(yè),,也可以在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行處理,,而不必單獨(dú)購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng);對(duì)于不需要單獨(dú)設(shè)立人事部門(mén)的企業(yè),,可以選擇具有簡(jiǎn)單人事管理功能的工資軟件,,以便解決人事信息的管理需要。大量已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理或公文處理的中小企業(yè),,建立這樣的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所花費(fèi)用不多,,只要聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員,根據(jù)本企業(yè)會(huì)計(jì)處理的需要,,完成全部初始設(shè)置(包括期末的自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn),、所有報(bào)表的結(jié)構(gòu)等設(shè)置),并對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行必要的初級(jí)培訓(xùn)或使用兼職人員,,即可進(jìn)行規(guī)范的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的處理,,并得到合乎要求的會(huì)計(jì)報(bào)表,從而大大節(jié)約企業(yè)的工資支出,。
�,。ǘ┲行∑髽I(yè)中各種專(zhuān)業(yè)商店如各種零配件商店、服裝專(zhuān)賣(mài)店等有明顯的業(yè)務(wù)處理特點(diǎn),。這些企業(yè)的業(yè)務(wù)一般比較單純,、固定資產(chǎn)較少、賬務(wù)處理也比較簡(jiǎn)單,。這些企業(yè)的最大困難往往是對(duì)品種繁多的庫(kù)存商品進(jìn)行嚴(yán)格而靈活的管理,,以減少庫(kù)存,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,。對(duì)于這類(lèi)企業(yè)不應(yīng)強(qiáng)求一開(kāi)始就建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),。建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的重點(diǎn)應(yīng)放在建立一個(gè)較理想的進(jìn)、銷(xiāo),、存管理系統(tǒng),。條件較差的企業(yè)可以首先建立庫(kù)存商品管理系統(tǒng),用計(jì)算機(jī)處理庫(kù)存商品明細(xì)賬,,以減少會(huì)計(jì)人員的手工勞動(dòng)并完善企業(yè)的庫(kù)存管理,。有條件的企業(yè)可以建立一個(gè)包括商業(yè)收款機(jī)和微機(jī)的POS(銷(xiāo)售點(diǎn)實(shí)時(shí)管理)系統(tǒng),用以進(jìn)行包括經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售,、存貨盤(pán)點(diǎn),、采購(gòu)定貨的管理和財(cái)務(wù)分析工作,。POS系統(tǒng)的工作可以分成前臺(tái)和后臺(tái),也就是將收款機(jī)和微機(jī)聯(lián)網(wǎng),,前臺(tái)收款機(jī)收集銷(xiāo)售信息,,后臺(tái)微機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理和分析工作,。這樣的系統(tǒng)可以及時(shí)提供商品銷(xiāo)售情況,、銷(xiāo)售人員工作業(yè)績(jī)、庫(kù)存商品資料和相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析信息,,從而為企業(yè)管理人員確定合理庫(kù)存,、進(jìn)貨數(shù)量。工作人員獎(jiǎng)勵(lì)提供依據(jù),。目前已有不少軟件公司推出這類(lèi)商品軟件,,從而為企業(yè)建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供了方便條件。這樣的系統(tǒng)使用初期可以單獨(dú)使用,,賬務(wù)處理可以由手工進(jìn)行或由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)另外進(jìn)行,。進(jìn)一步的發(fā)展是與賬務(wù)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),從而形成完整的企業(yè)管理信息系統(tǒng),。
對(duì)于商業(yè)連鎖店,,只要增加必要的遠(yuǎn)程通訊功能(使用WIMDOS中提供的撥號(hào)上網(wǎng)功能即可實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的遠(yuǎn)程通訊),即可方便地形成連鎖店的計(jì)算機(jī)配送貨信息系統(tǒng),。這種模式是這類(lèi)企業(yè)建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的一種較為現(xiàn)實(shí)和理想的模式,。
需要特別注意的是:財(cái)會(huì)軟件并不是版本越高軟件功能就一定越好,更不能認(rèn)為版本越高,、功能越全,,就越能適合你的需要。企業(yè)在選購(gòu)軟件時(shí)應(yīng)對(duì)軟件的功能進(jìn)行詳細(xì)考察,,必要時(shí)可通過(guò)試用對(duì)軟件進(jìn)行更充分的考察,。應(yīng)該指出的是,一個(gè)適用的管理型軟件不一定就是一個(gè)基于大型數(shù)據(jù)庫(kù)或價(jià)格昂貴的大型軟件,。確實(shí)有~些基本滿(mǎn)足企業(yè)財(cái)務(wù)管理需要,、基本具備事中控制、管理,,有事后核算和分析功能的小型管理軟件在銷(xiāo)售,。它們的價(jià)格在幾千(單機(jī)版)到數(shù)萬(wàn)元(網(wǎng)絡(luò)版),其中有些軟件甚至是基于DOS操作系統(tǒng)的軟件,。有條件的中小企業(yè)可以考慮選擇這些軟件或其中的部分子系統(tǒng)來(lái)建立企業(yè)的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),以解決企業(yè)財(cái)務(wù)管理的需要,。
二,、在線(xiàn)租用的ASP方式
ASP是指應(yīng)用服務(wù)提供商,,它是一種基于Internet的電子商務(wù)模式。由于 ASP將應(yīng)用程序及相關(guān)服務(wù)打包,,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交付,,不僅降低了用戶(hù)的成本,而且可以極大的提高用戶(hù)的滿(mǎn)意程度,、減少用戶(hù)風(fēng)險(xiǎn),,因此ASP模式在中小企業(yè)頗受歡迎。其中由獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)軟件開(kāi)發(fā)商通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接向用戶(hù)出租他們的應(yīng)用軟件是ASP的一種最簡(jiǎn)單的模式,。
這種在線(xiàn)租用的ASP方式可以大大減少用戶(hù)建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的初始成本和系統(tǒng)建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn),,減少用戶(hù)對(duì)硬、軟件維護(hù)的工作量和維護(hù)難度,�,?赏ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得技術(shù)支持,并及時(shí),、方便地對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí),。這種方式特別適用于那些目前規(guī)模不大,但很有發(fā)展遠(yuǎn)景的中小企業(yè),。對(duì)這些企業(yè)來(lái)說(shuō)只要具有規(guī)范的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和一定素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員,,使用少量的租金就可以建立起自己完善的會(huì)計(jì)、企業(yè)管理信息系統(tǒng),,既可以緩解目前的資金緊張,,又可以獲得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)管理的強(qiáng)大支持。應(yīng)該說(shuō)這種方式對(duì)某些企業(yè)是一種理想的首選方式,。
當(dāng)然,,上述方式目前還存在一些問(wèn)題,主要表現(xiàn)在:在互聯(lián)網(wǎng)上處理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否具有足夠的安全性,;軟件的租賃費(fèi)用和上網(wǎng)費(fèi)用是否能夠被企業(yè)接受,;網(wǎng)絡(luò)的響應(yīng)速度是否滿(mǎn)足業(yè)務(wù)處理的需要,其中安全性是關(guān)鍵問(wèn)題,。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,,這些問(wèn)題將得到改善。因此這種模式對(duì)于開(kāi)始起步的中小企業(yè)將會(huì)有很大的吸引力,。
三,、開(kāi)展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)代理記賬業(yè)務(wù)
以小型商業(yè)和服務(wù)業(yè)為代表的小型企業(yè)。業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單,,經(jīng)濟(jì),、技術(shù)實(shí)力較弱,人員素質(zhì)較低,這些企業(yè)一般難以維持一個(gè)自己的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),。這些企業(yè)減少人力資源的開(kāi)支,,提高人均效益應(yīng)是爭(zhēng)取的目標(biāo)。對(duì)于這類(lèi)企業(yè)發(fā)展商業(yè)連鎖經(jīng)營(yíng),,建立配送中心集中管理,。聯(lián)合多個(gè)企業(yè)的力量,在降低成本的同時(shí)使用先進(jìn)技術(shù)將企業(yè)管理推向現(xiàn)代化應(yīng)是一種可選的發(fā)展模式,。暫時(shí)無(wú)法改變現(xiàn)狀的小型企業(yè),,也可以請(qǐng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)、有能力開(kāi)展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)代理記賬業(yè)務(wù)的企業(yè)代為處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),。這樣不僅可以節(jié)約人力,、物力,還可以利用代理記賬單位的設(shè)備和技術(shù)力量進(jìn)行必要的財(cái)務(wù)分析,,為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供相應(yīng)的管理信息,。
綜上所述,利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)管理,,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,,是所有企業(yè)追求的目的。如何實(shí)現(xiàn)這一目的可以有多種途徑,。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的特點(diǎn)綜合考慮企業(yè)的需要和可能,,來(lái)確定建設(shè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的目標(biāo)和方法。
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