現(xiàn)代電子技術在財經(jīng)領域的應用——會計電算化,，為會計管理開創(chuàng)了一個新時代，使現(xiàn)代財務管理搭上了“信息快車”,，徹底擺脫了“會計室里的算盤,、鈔票、記賬”等沉悶印象,，財務管理進入了真正的“數(shù)字時代”,，大大提高了管理水平和管理效率，產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟效益和社會效益,。

　　會計電算化是一項復雜的系統(tǒng)工程,，技術性、創(chuàng)造性很強,，與其他系統(tǒng)比較,，有很大的特殊性，它處理的信息量大,，數(shù)據(jù)要求準確可靠,、保存期長，需要嚴格監(jiān)控,；同時,，會計數(shù)據(jù)要求嚴格、保密性強,，屬企業(yè)敏感資料,。因而,，會計電算化對財務管理及其軟件設計均有特別的要求：財務管理標準化、規(guī)范化軟件設計須具有安全可靠,、功能多樣性……,。

　　一、財務軟件設計對會計工作的要求

　　1.增強法制觀念,，嚴格執(zhí)行會計法

　　會計法是我們開展企業(yè)會計工作的法律依據(jù),，執(zhí)行會計法是國家對會計工作的基本要求，所以企業(yè)的財務工作必然遵守會計法,，遵守國家有關信息安全的法規(guī),。只有依法辦事，會計工作才受到法律保護,，從而為會計電算化的實現(xiàn)提供穩(wěn)定的法律環(huán)境,。

　　2.會計科目代碼化

　　實行會計科目代碼化的優(yōu)點很多：

　　（1）結構簡單易記,，便于會計人員使用,；

　　（2）便于電腦識別,、分類,、查驗、調用和處理,；

　�,。�3）減少資料儲存空間，減少電腦處理資料量,，加快運行速度,。企業(yè)會計科目代碼必須采用會計制度規(guī)定的科目統(tǒng)一編碼，例如現(xiàn)金101,，銀行存款102……這樣既簡單明了又便于計算機識別和處理,，工作人員也樂于使用。如果缺少了這一重要環(huán)節(jié),，電腦系統(tǒng)就平添許多復雜內容,，計算機不得不逐次識別處理每個會計科目，大大增加了程序設計的難度,，而且多占了內存空間,，減慢了計算機的運行速度，還會增加出錯機會,，不符合信息化環(huán)境的要求。因此,，會計電算化首先要將會計科目代碼化,。

　　3.會計憑證標準化電算化環(huán)境下會計憑證的設計要求：

　�,。�1）具有通用性——盡可能滿足各職能部門對會計核算的要求，力求做到多功能,、一單多用,、各方共享，提高人機工作效率,。以記賬憑證設計為例,。建議采用集現(xiàn)金收付、銀行轉賬,、往來于一身的復式記賬憑證,，其內容應包括：摘要、科目編碼,、會計科目,、一二級明細目、外幣種類,、借貸方金額,、備注等，這樣既適合處理人民幣業(yè)務,，又能處理外幣業(yè)務,，基本滿足了會計核算的多方面要求，而且考慮到了未來對外業(yè)務發(fā)展之需,，符合通用,、多功能的原則。

　�,。�2）便于會計人員操作,，易于計算機處理。憑證設計的另一個要求是盡可能減少工作人員的書寫,、輸入量,，減少人工處理業(yè)務方面的時間——在會計實務中，工作人員往往要花大部分時間填寫憑證,、處理會計資料,，效率低、差錯多,，而電算化管理則要求最大限度地減少人為處理資料的時間,，讓計算機更多地代替人的勞動，以無分發(fā)揮電腦高速,、高效的優(yōu)勢,。

　　同樣道理，賬簿設置、會計報表編制,，也要符合標準化的要求,，既要兼顧各方面需要，又要方便計算機處理,。

　　4.會計處理方法制度化

　　會計電算化系統(tǒng)繁復而涉及面廣,，不宜經(jīng)常修改，這就要求會計核算的方法,、程序實行制度化,。例如，固定資產(chǎn)的折舊方法有平均年限法,、工作量法,、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法等幾種,，企業(yè)可按實際情況加以選擇,，但一經(jīng)確定就不要隨意更改，要形成制度化執(zhí)行,。如果會計處理方法更改頻繁,，一則不符合會計制度要求，二則影響電腦系統(tǒng)正常運作,，容易發(fā)生差錯,。如果不慎修改出錯，就會導致系統(tǒng)損壞,，影響正常會計工作,。幾年前，英國某信用卡公司就因修改計算機程序出錯,，致使支付混亂,。

　　日常生活中，類似情況是屢有報道,。因此,，如無法規(guī)、制度的變更,，一般不要隨意更改會計核算方法,，以保持會計業(yè)務環(huán)境相對穩(wěn)定，保證電算化系統(tǒng)正常運作,。

　　5.培養(yǎng)復合型人才,，提高財務人員的整體素質

　　綜觀目前的企業(yè)，既懂會計又懂計算機,，并有一定英文基礎的復合型人才實在太少,，這是推行會計電算化的一大障礙。會計人員如果只懂會計，沒有電腦知識,，就不可能提出很好的會計管理構想去實現(xiàn)電子化,；只有既熟悉會計,，又具備一定電腦知識的會計專才,，才能設計出優(yōu)良的財務管理方案，讓程序設計者去開發(fā)適用軟件,，使電算化發(fā)揮最大效能,。再者，財務人員如具備一定電腦常識就能最大限度地避免操作錯誤,，降低差錯風險,，從而保證會計數(shù)據(jù)安全。為此,，企業(yè)要做好復合型人才的培訓工作,，讓現(xiàn)職會計人員掌握電腦知識，為實現(xiàn)電算化提供重要條件,。

　　實踐證明,，企業(yè)要順利實行電算化管理，必須切實做好以上各項基礎工作,，爭取上級領導的大力支持,，為落實基礎工作提供保證。

　　二,、財務管理系統(tǒng)對軟件設計的要求

　　1.高起點,、高規(guī)格開發(fā)高質量的軟件

　　財務系統(tǒng)對企業(yè)很重要，準確程度要求高,，不允許有半點差錯,，因而必須從高起點出發(fā)，聘請高水平,、合資格,、有財務軟件開發(fā)經(jīng)驗的公司和工程人員負責開發(fā)，不能聘請不夠資質,、不合資格,、無實踐經(jīng)驗的人員開發(fā)。否則,，會影響系統(tǒng)的質量,、進度，甚至會半途而廢,。例如,，廣州某企業(yè)，因經(jīng)費不足聘請了一家技術力量較弱的公司負責開發(fā)會計系統(tǒng)，由于設計人員水平較低,，加之無實踐經(jīng)驗,、缺乏財務常識，開發(fā)出的系統(tǒng)漏洞百出,，最終無法使用,，給企業(yè)造成了損失；同時,，嚴重影響了該單位的電子化進程,。因此，財務系統(tǒng)開發(fā),，用戶必須聘請技術力量雄厚,、具備財務軟件設計經(jīng)驗的單位和設計人員負責。

　　2.做好系統(tǒng)分析工作

　　軟件設計首先要從系統(tǒng)分析著手,，目的在于了解財務工作流程,，廣泛收集必要數(shù)據(jù)，對相關的各種因素進行詳細分析,，這是軟件設計的基礎工作,，很重要。對問題的分析是否深入細致,、完整透徹,，體現(xiàn)了設計人員對將要進行的工作的了解程度，也體現(xiàn)著基礎工作準備是否充分,，這關系到未來系統(tǒng)的成敗,，因而要充分重視系統(tǒng)分析工作。系統(tǒng)分析的具體步驟：

　�,。�1）成立專家小組,，具體包括：委托方、軟件設計人員,、會計師,、系統(tǒng)使用者、信息安全工程師等組成,，為全面開展工作做好準備,。

　　（2）落實任務,，明確基本事項,，確定具體要完成哪些工作。

　�,。�3）提出具體要求,，包括：明確給出系統(tǒng)的規(guī)模,；系統(tǒng)應能完成哪些工作；系統(tǒng)工作的步驟和方法：新系統(tǒng)應達到何種質量水平,，以及具體的質量控制指標,、計劃進度等。

　�,。�4）收集,、整理數(shù)據(jù)資料，包括：會計業(yè)務分工,、業(yè)務量,、業(yè)務處理方法,、各類報表,、輸出結果的時間、數(shù)據(jù)儲存要求等,。

　�,。�5）認真編好會計業(yè)務流程圖。會計業(yè)務流程圖就是把會計業(yè)務的整個過程用圖示和文字說明表述出來,。這一過程很重要,，是系統(tǒng)設計的基礎、依據(jù),，財務系統(tǒng)就是根據(jù)會計業(yè)務流程圖設計出來的,，是會計業(yè)務流程的“數(shù)字化”。業(yè)務流程圖質量的好壞直接決定著系統(tǒng)設計的成敗,。因此,，必須認真踏實地做好業(yè)務流程圖的編制工作。

　　業(yè)務流程圖須由專家小組編制,，其間應重點發(fā)揮有實踐經(jīng)驗的會計師,、具體業(yè)務操作者的作用，重視一線員工的意見,，盡最大可能滿足第一線業(yè)務的需要,。設計財務系統(tǒng)很重要的一條就是實用、方便操作,，要考慮到一線業(yè)務的具體情況,。只有理論和實踐相結合，方便實務操作,，財務系統(tǒng)才受使用者歡迎,。

　　業(yè)務流程圖須同時采用文字說明、圖形描述兩種形式,，以相互補充,；有關說明,、描述必須詳細、周密,、完善,、步步到位，凡是業(yè)務觸及到的細節(jié)均應詳細說明,、準確標出,，為下一步程序設計工作提供充分依據(jù)。

　　有的單位在開發(fā)財務軟件系統(tǒng)時,，只側重程序設計環(huán)節(jié),，忽視業(yè)務流程圖編制的重要性，結果到了程序設計階段,，不得不中斷設計,，回過頭來抽出大量的人力、物力去臨時補上有關業(yè)務流程細節(jié),，財務系統(tǒng)成了典型的“邊設計邊施工邊補漏的‘三邊’工程”,。這樣既容易出錯又拖慢了工程進度，更談不上周密完善,，還會影響系統(tǒng)的設計質量,，給企業(yè)造成損失。

　�,。�6）編制程序流程圖,。程序流程圖是將系統(tǒng)設計的具體步驟，通過圖示符號表示出來,，它直觀地反映了程序設計的構思過程,，體現(xiàn)了整個程序運行的思路，是程序設計的關鍵一步,，直接決定著程序設計質量的高低,。同時，繪制好程序流程圖非常有利于系統(tǒng)的整體控制,。

　�,。�7）對前期基礎準備工作進行嚴格審核。財務系統(tǒng)的設計是以各項優(yōu)良的前期準備工作為前提的,，基礎工作顯得尤為重要,。顧此，在開展程序編寫工作之前必須全面審查有關準備工作是否充分,，發(fā)現(xiàn)問題及時解決,；嚴禁邊準備、邊設計,、邊補漏,。

　　3.程序設計階段,，采用模塊化設計

　　模塊化就是把一個復雜的程序分成若干個功能不同的多個部分，各個子模塊均有獨立功能,，可以單獨運行,；而把各個子模塊組合在一起，又能方便地搭配成一個完整的系統(tǒng),。模塊化設計是現(xiàn)代程序設計中一種很重要的技巧,，有著眾多優(yōu)點：

　　（1）便于分工合作,，提高效率,，提高質量。系統(tǒng)設計時,，可以把要做的工作分拆成多個部分,，然后分配給不同的人，甚至不同的單位各自開發(fā),。這有利于提高效率,，提高程序的設計質量。

　�,。�2）便于維護、維修,，增強通用性,、易讀性。

　�,。�3）增強模塊的獨立性,，降低相互之間的依賴程度。即使有某些部分故障,，也不致影響系統(tǒng)的整體運行,。

　　（4）能設計出可繞過障礙區(qū)運行的高質量軟件——這是模塊化設計的最大優(yōu)點,。由于模塊之間相對獨立,，所以即使出現(xiàn)某些非關鍵性故障，系統(tǒng)依然能安全運行,。這一點很重要,，因為系統(tǒng)在使用中出現(xiàn)小故障是較常見的現(xiàn)象，如果財務系統(tǒng)具備了這種優(yōu)點,，就能做到不停機維修,，不致影響日常業(yè)務，這對財務管理特別有意義,。反過來,，如果系統(tǒng)一有小毛病就會影響日常業(yè)務,，甚至突然“死機”，就會嚴重打亂企業(yè)的管理秩序,，還可能會造成數(shù)據(jù)丟失,，給企業(yè)造成損失。所以,，能做到小毛病不停機維修,，大故障能盡快恢復是財務管理對其軟件設計的特殊要求。

　　4.軟件設計要有擴展性,，以適應企業(yè)未來發(fā)展

　　會計電腦系統(tǒng)設計要預計到企業(yè)各類業(yè)務的發(fā)展,，要預留足夠的擴展空間，以適應業(yè)務高層次,、多元化發(fā)展,。某些企業(yè)的電算化系統(tǒng)因沒有擴展性，致使業(yè)務稍有變動,，系統(tǒng)就無法適應,，延誤了日常工作。例如,，一些企業(yè)的會計系統(tǒng)能處理人民幣,、港幣、美元業(yè)務,，但對日元,、英鎊、歐元或其他外幣業(yè)務就難以適應,。隨著我國即將加入WT0,，企業(yè)外幣業(yè)務必然日益增多，缺乏擴展功能的會計系統(tǒng)將難于滿足未來發(fā)展要求,。因此,，會計系統(tǒng)設計一定要有超前意識，要考慮到未來業(yè)務發(fā)展需要,，設計有擴展性,、多功能的軟件。

　　要考慮到某些特殊業(yè)務的需要,。深圳市曾發(fā)生過這樣一件事,，一對從新疆調進該市的夫婦，在為小孩辦理入戶手續(xù)時,，因公安局的戶籍管理系統(tǒng)只能輸入四個漢字以內的姓名,，而該小孩是維吾爾族，名字由近十個漢字組成,，超出了公安局電腦系統(tǒng)的設計要求,，以至無法正常入戶,，引起了不必要的糾紛。以此為鑒,，財務電腦系統(tǒng)應有處理特殊業(yè)務的設計,，要考慮到特殊業(yè)務的需要。

　　5.強調面向用戶

　　財務系統(tǒng)的最終使用者是企業(yè),，是一線業(yè)務人員,，所以要特別強調操作簡單、方便用戶,，要設計良好的用戶界面,，具體操作應盡可能簡單易學。在屏幕顯示方式上,，最好只顯示與業(yè)務相關的資料,，對可有可無的資料，如參考性,、輔助性的資料則能省則省,。切忌“和盤托出”——有用、暫不需用的資料均顯示于屏幕,，這樣很容易造成操作錯誤,，還會給人“眼花繚亂”的感覺。在目前企業(yè)計算機應用水平,、管理水平不很高的情況下,，“面向用戶性”很值得廣大設計人員的重視。

　　6.試運行

　　系統(tǒng)完成開發(fā)后必須反復測試,，證明達到設計要求，才能交付使用,；不能邊檢測,、邊使用、邊補救,。

　　7.制定應急計劃

　　系統(tǒng)完成設計后,，開發(fā)方應編制與系統(tǒng)相關的運行文件，并提出有關注意事項,，以備在出現(xiàn)意外情況時,，有條不紊地采取相應措施。使用單位也應制定自己的應急計劃,，以備急需,。令人擔憂的是，不少單位恰恰忽視了這一關鍵步驟,，沒有起碼的應急計劃,，假如系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障,，后果不堪設想，損失將是巨大的,。

　　8.加強風險控制,，保證信息安全

　　實現(xiàn)會計電算化，必然解決信息安全問題,。由于電子數(shù)據(jù)高度集中,，高度依賴電腦，且受電腦病毒入侵,、人為操作失誤,、機器故障、非法毀損等因素影響,，數(shù)據(jù)很容易被破壞,，因此，會計電算化必然加強信息安全管理,，一方面制定各種嚴格的管理制度,，加強風險控制，加強管理,；另一方面加強對員工的信息安全教育,，嚴禁未經(jīng)受權人員上機操作；不能連接與業(yè)務無關的終端,，禁止與互連網(wǎng)連接,；采用先進的加密技術，安裝“防火墻”,，嚴防電腦病毒入侵,，防止人為非法破壞數(shù)據(jù)。實踐證明,，嚴格,、有效的管理制度是信息安全的最好保障。

　　9.加強對財務系統(tǒng)使用前的審計

　　財務系統(tǒng)必須確保正確,，才能投入使用,，這是保證財務數(shù)據(jù)安全的關鍵。系統(tǒng)在投入使用前,，應組織專家小組進行嚴格審計,、從嚴檢測，并實地模擬運行,。只有證明正確無誤的系統(tǒng)方可正式投入使用,，只有經(jīng)過“實戰(zhàn)”檢驗的系統(tǒng)才具有可靠性。必須指出的是，財務系統(tǒng)不能邊使用,、邊檢測,、邊維修，這樣風險很大,，難于保證數(shù)據(jù)安全,。

　　實行會計電算化，要求財務管理標準化,、規(guī)范化,，而財務軟件設計則要符合財務管理的特殊要求。只有相互適應,、互相配合,，才能設計出安全可靠、多功能,、高質量的優(yōu)秀軟件,，更好地推進會計電子化工作。財務電算化是大勢所趨,，是提高企業(yè)科學管理水平,、增強競爭力的迫切要求——會計師、程序設計人員在這方面有著異常重要的作用,，應充分調動他們的積極性,、創(chuàng)造性。