現(xiàn)代電子技術(shù)在財經(jīng)領域的應用——會計電算化,，為會計管理開創(chuàng)了一個新時代，使現(xiàn)代財務管理搭上了“信息快車”,，徹底擺脫了“會計室里的算盤,、鈔票、記賬”等沉悶印象,，財務管理進入了真正的“數(shù)字時代”,，大大提高了管理水平和管理效率,，產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟效益和社會效益,。

　　會計電算化是一項復雜的系統(tǒng)工程，技術(shù)性,、創(chuàng)造性很強,，與其他系統(tǒng)比較，有很大的特殊性,，它處理的信息量大,，數(shù)據(jù)要求準確可靠,、保存期長，需要嚴格監(jiān)控,；同時,，會計數(shù)據(jù)要求嚴格、保密性強,，屬企業(yè)敏感資料,。因而，會計電算化對財務管理及其軟件設計均有特別的要求：財務管理標準化,、規(guī)范化軟件設計須具有安全可靠,、功能多樣性……。

　　一,、財務軟件設計對會計工作的要求

　　1.增強法制觀念,，嚴格執(zhí)行會計法

　　會計法是我們開展企業(yè)會計工作的法律依據(jù)，執(zhí)行會計法是國家對會計工作的基本要求,，所以企業(yè)的財務工作必然遵守會計法,，遵守國家有關(guān)信息安全的法規(guī)。只有依法辦事,，會計工作才受到法律保護，從而為會計電算化的實現(xiàn)提供穩(wěn)定的法律環(huán)境,。

　　2.會計科目代碼化

　　實行會計科目代碼化的優(yōu)點很多：

　　（1）結(jié)構(gòu)簡單易記,，便于會計人員使用；

　�,。�2）便于電腦識別,、分類,、查驗,、調(diào)用和處理,；

　　（3）減少資料儲存空間,，減少電腦處理資料量，加快運行速度,。企業(yè)會計科目代碼必須采用會計制度規(guī)定的科目統(tǒng)一編碼，例如現(xiàn)金101,，銀行存款102……這樣既簡單明了又便于計算機識別和處理，工作人員也樂于使用,。如果缺少了這一重要環(huán)節(jié),，電腦系統(tǒng)就平添許多復雜內(nèi)容，計算機不得不逐次識別處理每個會計科目,，大大增加了程序設計的難度，而且多占了內(nèi)存空間,，減慢了計算機的運行速度,，還會增加出錯機會,，不符合信息化環(huán)境的要求,。因此,，會計電算化首先要將會計科目代碼化。

　　3.會計憑證標準化電算化環(huán)境下會計憑證的設計要求：

　�,。�1）具有通用性——盡可能滿足各職能部門對會計核算的要求，力求做到多功能,、一單多用、各方共享,，提高人機工作效率,。以記賬憑證設計為例,。建議采用集現(xiàn)金收付,、銀行轉(zhuǎn)賬,、往來于一身的復式記賬憑證，其內(nèi)容應包括：摘要,、科目編碼,、會計科目,、一二級明細目、外幣種類,、借貸方金額、備注等,，這樣既適合處理人民幣業(yè)務,，又能處理外幣業(yè)務，基本滿足了會計核算的多方面要求,，而且考慮到了未來對外業(yè)務發(fā)展之需,，符合通用、多功能的原則,。

　�,。�2）便于會計人員操作，易于計算機處理,。憑證設計的另一個要求是盡可能減少工作人員的書寫,、輸入量,，減少人工處理業(yè)務方面的時間——在會計實務中，工作人員往往要花大部分時間填寫憑證,、處理會計資料，效率低,、差錯多,，而電算化管理則要求最大限度地減少人為處理資料的時間,，讓計算機更多地代替人的勞動,，以無分發(fā)揮電腦高速、高效的優(yōu)勢,。

　　同樣道理，賬簿設置,、會計報表編制,，也要符合標準化的要求,，既要兼顧各方面需要，又要方便計算機處理,。

　　4.會計處理方法制度化

　　會計電算化系統(tǒng)繁復而涉及面廣,，不宜經(jīng)常修改,，這就要求會計核算的方法、程序?qū)嵭兄贫然�,。例如,，固定資產(chǎn)的折舊方法有平均年限法、工作量法,、雙倍余額遞減法,、年數(shù)總和法等幾種，企業(yè)可按實際情況加以選擇,，但一經(jīng)確定就不要隨意更改,，要形成制度化執(zhí)行。如果會計處理方法更改頻繁,，一則不符合會計制度要求,，二則影響電腦系統(tǒng)正常運作，容易發(fā)生差錯,。如果不慎修改出錯,，就會導致系統(tǒng)損壞，影響正常會計工作,。幾年前,，英國某信用卡公司就因修改計算機程序出錯，致使支付混亂,。

　　日常生活中,，類似情況是屢有報道。因此,，如無法規(guī),、制度的變更,，一般不要隨意更改會計核算方法，以保持會計業(yè)務環(huán)境相對穩(wěn)定,，保證電算化系統(tǒng)正常運作,。

　　5.培養(yǎng)復合型人才，提高財務人員的整體素質(zhì)

　　綜觀目前的企業(yè),，既懂會計又懂計算機,，并有一定英文基礎的復合型人才實在太少，這是推行會計電算化的一大障礙,。會計人員如果只懂會計,，沒有電腦知識，就不可能提出很好的會計管理構(gòu)想去實現(xiàn)電子化,；只有既熟悉會計,，又具備一定電腦知識的會計專才，才能設計出優(yōu)良的財務管理方案,，讓程序設計者去開發(fā)適用軟件,，使電算化發(fā)揮最大效能。再者,，財務人員如具備一定電腦常識就能最大限度地避免操作錯誤,，降低差錯風險，從而保證會計數(shù)據(jù)安全,。為此,，企業(yè)要做好復合型人才的培訓工作，讓現(xiàn)職會計人員掌握電腦知識,，為實現(xiàn)電算化提供重要條件,。

　　實踐證明，企業(yè)要順利實行電算化管理,，必須切實做好以上各項基礎工作,，爭取上級領導的大力支持，為落實基礎工作提供保證,。

　　二,、財務管理系統(tǒng)對軟件設計的要求

　　1.高起點、高規(guī)格開發(fā)高質(zhì)量的軟件

　　財務系統(tǒng)對企業(yè)很重要,，準確程度要求高,，不允許有半點差錯，因而必須從高起點出發(fā),，聘請高水平,、合資格、有財務軟件開發(fā)經(jīng)驗的公司和工程人員負責開發(fā)，不能聘請不夠資質(zhì),、不合資格,、無實踐經(jīng)驗的人員開發(fā)。否則,，會影響系統(tǒng)的質(zhì)量,、進度，甚至會半途而廢,。例如,，廣州某企業(yè)，因經(jīng)費不足聘請了一家技術(shù)力量較弱的公司負責開發(fā)會計系統(tǒng),，由于設計人員水平較低,，加之無實踐經(jīng)驗、缺乏財務常識,，開發(fā)出的系統(tǒng)漏洞百出,，最終無法使用，給企業(yè)造成了損失,；同時,，嚴重影響了該單位的電子化進程。因此,，財務系統(tǒng)開發(fā),，用戶必須聘請技術(shù)力量雄厚、具備財務軟件設計經(jīng)驗的單位和設計人員負責,。

　　2.做好系統(tǒng)分析工作

　　軟件設計首先要從系統(tǒng)分析著手，目的在于了解財務工作流程,，廣泛收集必要數(shù)據(jù),，對相關(guān)的各種因素進行詳細分析，這是軟件設計的基礎工作,，很重要,。對問題的分析是否深入細致、完整透徹,，體現(xiàn)了設計人員對將要進行的工作的了解程度,，也體現(xiàn)著基礎工作準備是否充分，這關(guān)系到未來系統(tǒng)的成敗,，因而要充分重視系統(tǒng)分析工作,。系統(tǒng)分析的具體步驟：

　　（1）成立專家小組,，具體包括：委托方,、軟件設計人員、會計師,、系統(tǒng)使用者,、信息安全工程師等組成,，為全面開展工作做好準備。

　�,。�2）落實任務,，明確基本事項，確定具體要完成哪些工作,。

　�,。�3）提出具體要求，包括：明確給出系統(tǒng)的規(guī)模,；系統(tǒng)應能完成哪些工作,；系統(tǒng)工作的步驟和方法：新系統(tǒng)應達到何種質(zhì)量水平，以及具體的質(zhì)量控制指標,、計劃進度等,。

　　（4）收集,、整理數(shù)據(jù)資料,，包括：會計業(yè)務分工、業(yè)務量,、業(yè)務處理方法,、各類報表、輸出結(jié)果的時間,、數(shù)據(jù)儲存要求等,。

　　（5）認真編好會計業(yè)務流程圖,。會計業(yè)務流程圖就是把會計業(yè)務的整個過程用圖示和文字說明表述出來,。這一過程很重要，是系統(tǒng)設計的基礎,、依據(jù),，財務系統(tǒng)就是根據(jù)會計業(yè)務流程圖設計出來的，是會計業(yè)務流程的“數(shù)字化”,。業(yè)務流程圖質(zhì)量的好壞直接決定著系統(tǒng)設計的成敗,。因此，必須認真踏實地做好業(yè)務流程圖的編制工作,。

　　業(yè)務流程圖須由專家小組編制,，其間應重點發(fā)揮有實踐經(jīng)驗的會計師、具體業(yè)務操作者的作用,，重視一線員工的意見,，盡最大可能滿足第一線業(yè)務的需要。設計財務系統(tǒng)很重要的一條就是實用、方便操作,，要考慮到一線業(yè)務的具體情況,。只有理論和實踐相結(jié)合，方便實務操作,，財務系統(tǒng)才受使用者歡迎,。

　　業(yè)務流程圖須同時采用文字說明、圖形描述兩種形式,，以相互補充,；有關(guān)說明、描述必須詳細,、周密,、完善、步步到位,，凡是業(yè)務觸及到的細節(jié)均應詳細說明,、準確標出，為下一步程序設計工作提供充分依據(jù),。

　　有的單位在開發(fā)財務軟件系統(tǒng)時,，只側(cè)重程序設計環(huán)節(jié)，忽視業(yè)務流程圖編制的重要性,，結(jié)果到了程序設計階段,，不得不中斷設計，回過頭來抽出大量的人力,、物力去臨時補上有關(guān)業(yè)務流程細節(jié),，財務系統(tǒng)成了典型的“邊設計邊施工邊補漏的‘三邊’工程”。這樣既容易出錯又拖慢了工程進度,，更談不上周密完善,，還會影響系統(tǒng)的設計質(zhì)量，給企業(yè)造成損失,。

　　（6）編制程序流程圖,。程序流程圖是將系統(tǒng)設計的具體步驟,，通過圖示符號表示出來，它直觀地反映了程序設計的構(gòu)思過程,，體現(xiàn)了整個程序運行的思路,，是程序設計的關(guān)鍵一步，直接決定著程序設計質(zhì)量的高低,。同時,，繪制好程序流程圖非常有利于系統(tǒng)的整體控制。

　　（7）對前期基礎準備工作進行嚴格審核,。財務系統(tǒng)的設計是以各項優(yōu)良的前期準備工作為前提的,，基礎工作顯得尤為重要。顧此,，在開展程序編寫工作之前必須全面審查有關(guān)準備工作是否充分,，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；嚴禁邊準備,、邊設計,、邊補漏。

　　3.程序設計階段,，采用模塊化設計

　　模塊化就是把一個復雜的程序分成若干個功能不同的多個部分,，各個子模塊均有獨立功能，可以單獨運行,；而把各個子模塊組合在一起,，又能方便地搭配成一個完整的系統(tǒng)。模塊化設計是現(xiàn)代程序設計中一種很重要的技巧,，有著眾多優(yōu)點：

　�,。�1）便于分工合作，提高效率,，提高質(zhì)量,。系統(tǒng)設計時，可以把要做的工作分拆成多個部分,，然后分配給不同的人,，甚至不同的單位各自開發(fā)。這有利于提高效率,，提高程序的設計質(zhì)量,。

　　（2）便于維護,、維修,，增強通用性、易讀性,。

　�,。�3）增強模塊的獨立性，降低相互之間的依賴程度,。即使有某些部分故障,，也不致影響系統(tǒng)的整體運行。

　�,。�4）能設計出可繞過障礙區(qū)運行的高質(zhì)量軟件——這是模塊化設計的最大優(yōu)點,。由于模塊之間相對獨立,，所以即使出現(xiàn)某些非關(guān)鍵性故障，系統(tǒng)依然能安全運行,。這一點很重要,，因為系統(tǒng)在使用中出現(xiàn)小故障是較常見的現(xiàn)象，如果財務系統(tǒng)具備了這種優(yōu)點,，就能做到不停機維修,，不致影響日常業(yè)務，這對財務管理特別有意義,。反過來,，如果系統(tǒng)一有小毛病就會影響日常業(yè)務，甚至突然“死機”,，就會嚴重打亂企業(yè)的管理秩序,，還可能會造成數(shù)據(jù)丟失，給企業(yè)造成損失,。所以,，能做到小毛病不停機維修，大故障能盡快恢復是財務管理對其軟件設計的特殊要求,。

　　4.軟件設計要有擴展性,，以適應企業(yè)未來發(fā)展

　　會計電腦系統(tǒng)設計要預計到企業(yè)各類業(yè)務的發(fā)展，要預留足夠的擴展空間,，以適應業(yè)務高層次,、多元化發(fā)展。某些企業(yè)的電算化系統(tǒng)因沒有擴展性,，致使業(yè)務稍有變動,，系統(tǒng)就無法適應，延誤了日常工作,。例如,，一些企業(yè)的會計系統(tǒng)能處理人民幣、港幣,、美元業(yè)務,，但對日元、英鎊,、歐元或其他外幣業(yè)務就難以適應,。隨著我國即將加入WT0，企業(yè)外幣業(yè)務必然日益增多,，缺乏擴展功能的會計系統(tǒng)將難于滿足未來發(fā)展要求。因此,，會計系統(tǒng)設計一定要有超前意識,，要考慮到未來業(yè)務發(fā)展需要,，設計有擴展性、多功能的軟件,。

　　要考慮到某些特殊業(yè)務的需要,。深圳市曾發(fā)生過這樣一件事，一對從新疆調(diào)進該市的夫婦,，在為小孩辦理入戶手續(xù)時,，因公安局的戶籍管理系統(tǒng)只能輸入四個漢字以內(nèi)的姓名，而該小孩是維吾爾族,，名字由近十個漢字組成,，超出了公安局電腦系統(tǒng)的設計要求，以至無法正常入戶,，引起了不必要的糾紛,。以此為鑒，財務電腦系統(tǒng)應有處理特殊業(yè)務的設計,，要考慮到特殊業(yè)務的需要,。

　　5.強調(diào)面向用戶

　　財務系統(tǒng)的最終使用者是企業(yè)，是一線業(yè)務人員,，所以要特別強調(diào)操作簡單,、方便用戶，要設計良好的用戶界面,，具體操作應盡可能簡單易學,。在屏幕顯示方式上，最好只顯示與業(yè)務相關(guān)的資料,，對可有可無的資料,，如參考性、輔助性的資料則能省則省,。切忌“和盤托出”——有用,、暫不需用的資料均顯示于屏幕，這樣很容易造成操作錯誤,，還會給人“眼花繚亂”的感覺,。在目前企業(yè)計算機應用水平、管理水平不很高的情況下,，“面向用戶性”很值得廣大設計人員的重視,。

　　6.試運行

　　系統(tǒng)完成開發(fā)后必須反復測試，證明達到設計要求,，才能交付使用,；不能邊檢測、邊使用,、邊補救,。

　　7.制定應急計劃

　　系統(tǒng)完成設計后,，開發(fā)方應編制與系統(tǒng)相關(guān)的運行文件，并提出有關(guān)注意事項,，以備在出現(xiàn)意外情況時,，有條不紊地采取相應措施。使用單位也應制定自己的應急計劃,，以備急需,。令人擔憂的是，不少單位恰恰忽視了這一關(guān)鍵步驟,，沒有起碼的應急計劃,，假如系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，后果不堪設想,，損失將是巨大的,。

　　8.加強風險控制，保證信息安全

　　實現(xiàn)會計電算化,，必然解決信息安全問題,。由于電子數(shù)據(jù)高度集中，高度依賴電腦,，且受電腦病毒入侵,、人為操作失誤、機器故障,、非法毀損等因素影響,，數(shù)據(jù)很容易被破壞，因此,，會計電算化必然加強信息安全管理,，一方面制定各種嚴格的管理制度，加強風險控制,，加強管理,；另一方面加強對員工的信息安全教育，嚴禁未經(jīng)受權(quán)人員上機操作,；不能連接與業(yè)務無關(guān)的終端,，禁止與互連網(wǎng)連接；采用先進的加密技術(shù),，安裝“防火墻”,，嚴防電腦病毒入侵，防止人為非法破壞數(shù)據(jù),。實踐證明,，嚴格、有效的管理制度是信息安全的最好保障,。

　　9.加強對財務系統(tǒng)使用前的審計

　　財務系統(tǒng)必須確保正確,，才能投入使用,，這是保證財務數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵。系統(tǒng)在投入使用前,，應組織專家小組進行嚴格審計、從嚴檢測,，并實地模擬運行,。只有證明正確無誤的系統(tǒng)方可正式投入使用，只有經(jīng)過“實戰(zhàn)”檢驗的系統(tǒng)才具有可靠性,。必須指出的是,，財務系統(tǒng)不能邊使用、邊檢測,、邊維修,，這樣風險很大，難于保證數(shù)據(jù)安全,。

　　實行會計電算化,，要求財務管理標準化、規(guī)范化,，而財務軟件設計則要符合財務管理的特殊要求,。只有相互適應,、互相配合，才能設計出安全可靠、多功能,、高質(zhì)量的優(yōu)秀軟件，更好地推進會計電子化工作,。財務電算化是大勢所趨,，是提高企業(yè)科學管理水平、增強競爭力的迫切要求——會計師,、程序設計人員在這方面有著異常重要的作用,，應充分調(diào)動他們的積極性、創(chuàng)造性,。