備用金是指付給單位內(nèi)部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購,、售貨找零或差旅費(fèi)等用的款項,。實行備用金制度,，有利于單位內(nèi)部各部門或工作人員積極,、靈活地開展業(yè)務(wù)，從而提高工作效率;同時也可以防止現(xiàn)金過多地占用在個人手上,，有效地控制資金占用,。各單位應(yīng)建立和健全備用金的領(lǐng)用和報銷制度，加強(qiáng)對備用金的撥付和使用情況的管理,。

　　單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開支,、零星采購等需要預(yù)借備用金時，一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫借款憑證,。借款憑證一式三聯(lián),，第一聯(lián)為付款憑證,，財務(wù)部門作為記賬依據(jù);第二聯(lián)為結(jié)算憑證,，借款期間由出納員留存,，報銷時作為核對依據(jù)，報銷后隨同報銷單據(jù)作為記賬憑證的附件;第三聯(lián)交借款人保存,，報銷時由出納員簽字后作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù),。經(jīng)辦人在填寫借款憑證時，應(yīng)當(dāng)如實認(rèn)真地填寫借款事由,、金額和借款日期并簽名,，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款記賬憑證。對于借用的備用金,，會計上可以通過“其他應(yīng)收款-一備用金”賬戶來核算,。

　　【例】大圣公司銷售科12月31日領(lǐng)取備用金1000元，作零星采購和開支使用,，經(jīng)辦人為王剛,。王剛在領(lǐng)用備用金時，應(yīng)按規(guī)定填制借款憑證,，有關(guān)人員編制現(xiàn)金付款記賬憑證,，出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票)，其會計分錄為：

　　借：其他應(yīng)收款——備用金 　　　　　　1000

　　　　貸：庫存現(xiàn)金　　　　　　　　　　　　 1000