出納檔案的整理程序
(1)分類,。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進(jìn)行分類,一般應(yīng)與本單位的會計分類相一致,,兼屬檔案裝訂和使用的需要,。在對檔案進(jìn)行分類時,應(yīng)當(dāng)對一些無效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除,。
(2)裝訂,。由于原始憑證大多零落散亂,,容易遺失,所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂,,以保證會計資料不易散落遺失,。在裝訂時,應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的,,在歸檔時應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼,,對不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號存裝,防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位,,其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶,、磁盤、光盤,、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的,,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部,、國家檔案局備案,,保管時采用連號編排,保存在特定的檔案盒中,。
(3)成冊,。裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊,,啟用封面或庫頁,,甩以記錄每冊的編號、所屬單位,、所屬時期及頁教,、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章,。在保管上有特殊要求的,,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是,,出納賬簿在更換新賬簿后,,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進(jìn)行整理,,對編號,、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的,,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機(jī)記賬的單位,,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助 賬的單位,對于活頁式或卡片式賬,,在歸檔時必須縮齊頁碼,,加以裝訂,,并要像訂本賬一樣加上扉頁,注明單位名稱,、所屬時期,、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章,。
責(zé)任編輯:初曉微茫
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