怎樣啟用和登記現(xiàn)金日記賬 ?

    現(xiàn)金日記賬是各單位重要的經(jīng)濟(jì)檔案之一,，為保證賬薄使用的合法性,，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,，防止舞弊行為,，保證賬簿資料的完整和便于查找,，各單位在啟用時(shí),，首先要按規(guī)定內(nèi)容逐項(xiàng)填寫“賬簿啟用表”和“賬簿目錄表”,。在賬簿啟用表中,，應(yīng)寫明單位名稱,、賬簿名稱、賬簿編號(hào)和啟用日期,；在經(jīng)管人員一欄中寫明經(jīng)管人員姓名,、職別、接管或移交日期,，由會(huì)計(jì)主管人員簽名蓋章,，并加蓋單位公章。在一本日記賬中設(shè)置有兩個(gè)以上現(xiàn)金賬戶的,，應(yīng)在第二頁(yè)“賬戶目錄表”中注明各賬戶的名稱和頁(yè)碼,，以方便登記和查核。 

    現(xiàn)金日記賬通常由出納人員根據(jù)審核后的現(xiàn)金收,、付款憑證,，逐日逐筆順序登記。登記現(xiàn)金日記賬的總的要求是：分工明確,，專人負(fù)責(zé),，憑證齊全，內(nèi)容完整,，登記及時(shí),，賬款相符，數(shù)字真實(shí),，表達(dá)準(zhǔn)確,，書寫工整，摘要清楚,，便于查閱,，不重記,，不漏記，不錯(cuò)記,，按期結(jié)賬,；不拖延積壓，按規(guī)定方法更正錯(cuò)賬等,。具體要求是： 

    (1)根據(jù)復(fù)核無(wú)誤的收,、付款記賬憑證記賬。現(xiàn)金出納人員在辦理收,、付款時(shí),，應(yīng)當(dāng)對(duì)收款憑證和付款憑證進(jìn)行仔細(xì)的復(fù)核，并以經(jīng)過(guò)復(fù)核無(wú)誤的收,、付款記賬憑證和其所附原始憑證作為登記現(xiàn)金日記賬的依據(jù),。如果原始憑證上注明“代記賬憑證”字樣，經(jīng)有關(guān)人員簽章后,，也可作為記賬的依據(jù)。 

    (2)所記載的內(nèi)容必須同會(huì)計(jì)憑證相一致,，不得隨便增減,。每一筆賬都要記明記賬憑證的日期、編號(hào),、摘要,、金額和對(duì)應(yīng)科目等。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要不能過(guò)于簡(jiǎn)略,，應(yīng)以能夠清楚地表述業(yè)務(wù)內(nèi)容為度,，便于事后查對(duì)。日記賬應(yīng)逐筆分行記錄,，不得將收款憑證和付款憑證合并登記,，也不得將收款付款相抵后以差額登記。登記完畢,，應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)復(fù)核,，復(fù)核無(wú)誤后在記賬憑證上的“賬頁(yè)”一欄內(nèi)做出“過(guò)賬”符號(hào)“√”，表示已經(jīng)登記入賬,。

    (3)逐筆,、序時(shí)登記日記賬，做到日清月結(jié),。為了及時(shí)掌握現(xiàn)金收,、付和結(jié)余情況，現(xiàn)金日記賬必須當(dāng)日賬務(wù)當(dāng)日記錄,，并于當(dāng)日結(jié)出余額,；有些現(xiàn)金收,、付業(yè)務(wù)頻繁的單位，還應(yīng)隨時(shí)結(jié)出余額,，以掌握收,、支計(jì)劃的執(zhí)行情況。 

    (4)必須連續(xù)登記,，不得跳行,、隔頁(yè)，不得隨便更換賬頁(yè)和撕去賬頁(yè)�,，F(xiàn)金日記賬采用訂本式賬簿,，其賬頁(yè)不得以任何理由撕去，作廢的賬頁(yè)也應(yīng)留在賬簿中,。在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi),，賬簿尚未用完時(shí)，不得以任何借口更換賬簿或重抄賬頁(yè),。記賬時(shí)必須按頁(yè)次,、行次、位次順序登記,，不得跳行或隔頁(yè)登記,，如不慎發(fā)生跳行、隔頁(yè)時(shí),，應(yīng)在空頁(yè)或空行中間劃線加以注銷,，或注明“此行空白”、“此頁(yè)空白”字樣,，并由記賬人員蓋章,，以示負(fù)責(zé)。 

    (5)文字和數(shù)字必須整潔清晰,，準(zhǔn)確無(wú)誤,。在登記書寫時(shí)，不要濫造簡(jiǎn)化字,，不得使用同音異義字,，不得寫怪字體；摘要文字緊靠左線,；數(shù)字要寫在金額欄內(nèi),，不得越格錯(cuò)位、參差不齊,；文字,、數(shù)字字體大小適中，緊靠下線書寫,，上面要留有適當(dāng)空距,，一般應(yīng)占格寬的二分之一,，以備按規(guī)定的方法改錯(cuò)。記錄金額時(shí),，如為沒(méi)有角分的整數(shù),，應(yīng)分別在角分欄內(nèi)寫上“0”，不得省略不寫,，或以“一”號(hào)代替,。阿拉伯?dāng)?shù)字一般可自左向右適當(dāng)傾斜，以使賬簿記錄整齊,、清晰,。為防止字跡模糊，墨跡未干時(shí)不要翻動(dòng)賬頁(yè),；夏天記賬時(shí),，可在手臂下墊一塊軟質(zhì)布或紙板等書寫，以防汗浸,。 

    (6)使用鋼筆,，以藍(lán)、黑色墨水書寫,，不得使用圓珠筆(銀行復(fù)寫賬簿除外)或鉛筆書寫,。但按照紅字沖賬憑證沖銷錯(cuò)誤記錄及會(huì)計(jì)制度中規(guī)定用紅字登記的業(yè)務(wù)可以用紅色墨水記賬。 

    (7)每一賬頁(yè)記完后,，必須按規(guī)定轉(zhuǎn)頁(yè)。為便于計(jì)算了解日記賬中連續(xù)記錄的累計(jì)數(shù)額,，并使前后賬頁(yè)的合計(jì)數(shù)據(jù)相互銜接,，在每一賬頁(yè)登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí)，應(yīng)結(jié)出本頁(yè)發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額,，寫在本頁(yè)最后一行和下頁(yè)第一行的有關(guān)欄內(nèi),，并在摘要欄注明“過(guò)次頁(yè)”和“承前頁(yè)”字樣。也可以在本頁(yè)最后一行用鉛筆字結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)和余額,，核對(duì)無(wú)誤后,，用藍(lán)、黑色墨水在下頁(yè)第一行寫出上頁(yè)的發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額,，在摘要欄內(nèi)寫上“承前頁(yè)”字樣,，不再在本頁(yè)最后一行寫“過(guò)次頁(yè)”的發(fā)生額和余額。 

    (8)現(xiàn)金日記賬必須逐日結(jié)出余額,，每月月未必須按規(guī)定結(jié)賬�,，F(xiàn)金日記賬不得出現(xiàn)貸方余額(或紅字余額)。 

    (9)記錄發(fā)生錯(cuò)誤時(shí),，必須按規(guī)定方法更正,。為了提供在法律上有證明效力的核算資料,，保證日記賬的合法性，賬簿記錄不得隨意涂改,，嚴(yán)禁刮,、擦、挖,、補(bǔ),，或使用化學(xué)藥物清除字跡。發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)必須根據(jù)差錯(cuò)的具體情況采用劃線更正,、紅字更正,、補(bǔ)充登記等方法更正。 

例：大明公司12月31日有關(guān)現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)如下： 

    （1）開出現(xiàn)金支票,，提取現(xiàn)金42000元,。憑證為銀付字124號(hào)，會(huì)計(jì)分錄為：

      借：現(xiàn)金                         42000 
          貸：銀行存款                         42000 

    （2）零售 A產(chǎn)品10件,，憑證為現(xiàn)收字093號(hào),，會(huì)計(jì)分錄為：

      借：現(xiàn)金                          3510 
          貸：產(chǎn)品銷售收入                     3000 
              應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(銷項(xiàng)稅額)  510 

    （3）收到某單位租用設(shè)備租金400元，憑證為現(xiàn)收字094號(hào),，會(huì)計(jì)分錄為：

      借：現(xiàn)金                 40O 
          貸：其他業(yè)務(wù)收入         400 

    （4）發(fā)放工資420O0元,，憑證為現(xiàn)付字104號(hào)，會(huì)計(jì)分錄為： 

      借：應(yīng)付工資            42000 
          貸：現(xiàn)金                 42000 

    （5）銷售科領(lǐng)用備用金400元,，憑證為現(xiàn)付字105號(hào),，會(huì)計(jì)分錄為：

 
      借：其他應(yīng)收款——備用金（銷售科）  400 
          貸：現(xiàn)金                             400 

    （6）出納員李娜賠前一天短款40元，憑證為現(xiàn)收字095號(hào),，會(huì)計(jì)分錄為： 

      借：現(xiàn)金               40 
          貸：其他應(yīng)收款一現(xiàn)金短款  40 

    （7）收到某商品包裝物押金600元,，憑證為現(xiàn)收字096號(hào)，會(huì)計(jì)分錄為：

 
      借：現(xiàn)金                   600 
          貸：其他應(yīng)付款一包裝物押金  600 

    （8）收到職工姚紅還回的借款400元,，憑證號(hào)為現(xiàn)收字097號(hào),，會(huì)計(jì)分錄為： 

      借：現(xiàn)金                          400 
          貸：其他應(yīng)收款－－職工借款（姚紅）  400 

    （9）總務(wù)科李剛報(bào)銷差旅費(fèi)，憑證為現(xiàn)付字106號(hào),，會(huì)計(jì)分錄為： 

      借：產(chǎn)品銷售費(fèi)用           952 
          貸：現(xiàn)金                    952 

    （10）向銀行送存現(xiàn)金業(yè)務(wù)收入4510元,，憑證為現(xiàn)付字107號(hào)，會(huì)計(jì)分錄為：

 
      借：銀行存款              4510 
          貸：現(xiàn)金                  4510 

    每日,根據(jù)上述會(huì)計(jì)憑證分別登記現(xiàn)金日記賬(表6-6)如下 

表6-6                       現(xiàn)金日記賬