進行報表定義時，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式,，即這張表的表頭是什么樣,，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格,，并將其保存在一個文件里。我們稱這個文件為報表格式文件,。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來的,，可以有兩個來源：其一是從帳目中取得某個科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”;其二是從前期的報表或其他報表或本表中經(jīng)過加減乘除等計算而來,，我們稱之為“計算公式”,。把兩個公式分別存在兩個文件中，一個叫“取數(shù)公式文件”,，一個叫“計算公式文件”,。最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關系進行描述，將其存在一個文件中,，稱之為“校驗公式文件”,。因此，要建立一張報表,，就要有報表格式,、取數(shù)公式、計算公式和校驗公式這樣四個文件,。因為這些文件都是描述某張報表的,，故而統(tǒng)稱為“描述文件”。

　　一張報表就要有四個文件來描述它,，如果要出多種報表,，就要有許多描述文件。那么,，到底哪四個文件是用來描述同一個文件的?為了使這些描述文件與實際打印的報表建立起聯(lián)系,，就要建立一個表格信息文件，即讓操作者告訴計算機打印哪張報表,，使用哪些描述文件,，這就要建立一個管理文件，我們稱之“表格管理文件”,。

　　這樣,，進行報表定義時，就需要建立“報表格式”,、“取數(shù)公式”,、“計算公式”、“校驗公式”,、“表格管理”等五個文件。

　　進行會計報表定義時還應注意如下兩個問題：

　　第一,，為了取數(shù)方便,，應在設置會計科目時，根據(jù)需要,，多設明細科目,。因為有些會計報表欄目中的數(shù)值，是根據(jù)一個或幾個一級會計科目的余額相加而形成的,，例如：資產(chǎn)負債表中“貨幣資金”項目,，是根據(jù)“現(xiàn)金”、銀行存款”,、“其他貨幣資”科目的期末余額合計填列的,。有的會計報表欄目中的數(shù)據(jù)要進行分析才能填列，例如：現(xiàn)金流量表中的“固定資折舊”項目,，反映企業(yè)年度內(nèi)累計提取的折舊,，本項目應根據(jù)“累計折舊”科目的貸方發(fā)生額中屬于本期提取的計入成本費用的折舊數(shù)分析填列,。如果是手工記帳，編制報表時可以把帳簿中的“累計折舊”帳翻出來一頁一頁地看,，通過查看摘要內(nèi)容,，將本年度購買的舊的機械設備等固定資產(chǎn)中所含的折舊結轉數(shù)剔除，填列到現(xiàn)金流量表即可,，而使用計算機時情況就不同了,，公式很難根據(jù)摘要來設定;從“累計折舊”的貸方發(fā)生額中，又很難進行邏輯判斷,，哪些是本年計提的計入成本費用的折舊,，哪些是增加設備轉入的折舊。這樣就需要增設三個二級科目：“計入成本費用的折舊”,、“非經(jīng)營性計提的折舊”,、“其他折舊結轉”，在編制現(xiàn)金流量表時,，對于“固定資產(chǎn)折舊”欄就可以根據(jù)“計入成本費用的折舊”數(shù)來填列,。

　　第二，應細致認真地描述公式,。運算符號除了主要的+,、-、×,、÷,、=等以外，還有(大于),、≠(不等于),、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等邏輯運算符,，在定義時不應出現(xiàn)錯誤,。同時也要注意取數(shù)的借方貸方。例如：資產(chǎn)負債表中“資產(chǎn)總額”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù);“資產(chǎn)總計”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù);“資產(chǎn)總計”的期末數(shù)應等于“負債及所有者權益”的期末數(shù),。