JEA：邁向成本透明的大道
與車隊部會晤
Steven請Jones博士給車隊的營運(yùn)分析員Rachel Davis發(fā)一封電郵,，向他說明工作組正在為JEA公司進(jìn)行一項有關(guān)成本透明化的研究,，需要有關(guān)該部門的一些資料,。工作組特別需要的資料，包括車隊的組織機(jī)構(gòu),、流程圖,、以及預(yù)算方面的信息。Rachel跟她的上司討論了這一封電郵,，后者指示她用電郵向Jones博士提供所需要的一切資料,。Rachel安排在下周三與Jones博士和他的同事們會晤，討論Rachel用電郵發(fā)給Jones博士的各項信息,。
3月1日星期三上午,，教授們與Rachel在Steven的辦公室會面。教授們向Rachel簡要地介紹了這項研究的目的,、以及他們所擔(dān)當(dāng)?shù)娜蝿?wù),，接著就單刀直入地提出有關(guān)車隊消費(fèi)TS資源的問題。
Dr. Jones：基本上,，我們已經(jīng)把你的員工在車隊里所做的每一件事以及與TS服務(wù)之間的關(guān)系,，都用線路圖描繪了出來。迄今為止,，我們已經(jīng)繪制了你們的各項流程圖,，我們首先要做的是請你把這些流程圖瀏覽一下，并告訴我們它們是不是準(zhǔn)確地反映了當(dāng)前的情況,。
Rachel：沒問題,。實(shí)際上，我最近剛把大部分的流程根據(jù)當(dāng)前的情況作了一番修改。因此,，我可以把你給我的復(fù)印件和我們最近的流程圖作一對比……是呀,，看來你給我的都對。我們現(xiàn)在有1,426輛車子了,。其中大約1,000輛是可以行駛的機(jī)動車輛,，其余400輛則為拖車和挖掘機(jī)之類的設(shè)備。我們有13名員工,，今年的預(yù)算為500萬美元,。
Dr. Jones：好。那么你們花費(fèi)在耗用TS的資源方面,，主要是哪些費(fèi)用呢,？
Rachel：我得說主要是一種稱為Maximo的軟件系統(tǒng)。
Dr. Jones：能不能請你解釋一下Maximo是個什么意思呢,？
Rachel：當(dāng)然可以,。我們用它來管理資產(chǎn)。車隊的每一輛車子都存放在那個軟件里,，甚至在把一輛車賣掉以后,，它仍然繼續(xù)作為一項退役資產(chǎn)保留在那里（占用著存儲空間）。Maximo不但用于資產(chǎn)管理,，它還用于下達(dá)需要做的工作任務(wù)單——小到需要換一個燈泡,，大到需要一臺新的引擎。JEA公司使用Maximo已經(jīng)有8年之久了,，我們這個車隊是去年12月開始用的,。
Dr. Jones：哦。Steven,，當(dāng)你這個車隊開始改用Maximo時,，TS需要做些什么？你需要購買新的許可證,、新的模塊、增加服務(wù)器什么的嗎?
Steven：是的,，這就要增加數(shù)據(jù),，大量的數(shù)據(jù)，從而增加了數(shù)據(jù)庫的容量,，也增加了采用Maximo所需要的電腦運(yùn)算能力,。我們買了一臺帶有8個處理程序的全新的服務(wù)器，但可惜目前只是利用了其中一個處理程序的一半能力,，利用率只達(dá)到9%,。
Dr. Jones：是嗎？哦，這里正有幾個有關(guān)成本透明度的問題呢,！
Steven：愿聞其詳,。
Dr. Jones：在你們現(xiàn)行的預(yù)算制度下，把TS的預(yù)算成本分配給各個用戶時,，是用什么做分母的,？
Steven：我不知道呀。這是什么意思,？
Dr. Jones：嗯,，就車隊而言，需要的那臺新服務(wù)器的利用率只達(dá)到9%,。包括在車隊預(yù)算中的服務(wù)器成本額,，是按實(shí)際占用的新服務(wù)器的容量（即車隊預(yù)計要占用的容量）計算出來的，還是按它的有效產(chǎn)能,，即把它能夠提供的多余的產(chǎn)能全都計入到車隊的預(yù)算中去了呢,？
Steven：目前來說，我想應(yīng)該按我們車隊當(dāng)前所用的服務(wù)器的9%來計算,。
Dr. Jones：這就引出了一個如何非常清晰地確定未被利用的產(chǎn)能容量和由誰來負(fù)責(zé)這部分產(chǎn)能的問題,。談到成本的透明性問題，Rachel,，能不能請你解釋一下,，TS的成本是如何列示在車隊預(yù)算上的？
Rachel就TS的成本（包括許可證費(fèi)用,、維修費(fèi),、專業(yè)服務(wù)費(fèi)、物料,、人工和個人用品等）是如何計入她的預(yù)算的,，作了一番解釋。取得了這一資料之后,，教授們就能夠?yàn)檐囮牼幊鲆环輬蟾鏁臉颖?，把整個的TS預(yù)算分類為綠色、黃色和紅色成本,。這份報告書可以用作一個范本,，編出JEA公司其他各個部門的報告書。
最終報告書
最后,，教授們編出了可以呈交的第3階段的流程成熟模式,，遞給Wanyonyi。它包括幾個主要的文件,，幫助TS的經(jīng)理人員重溫教授們在車隊對PBC所作的分析,。教授們編制了一份“PBC立方體”的圖式,，這個圖把成本分配系統(tǒng)加以分類和歸納。在立方體的左側(cè),，列示了各個業(yè)務(wù)單位,；在立方體的前方，列示了提供的服務(wù)（或應(yīng)用）,；在立方體的頂部,，列示了成本的類別/資源。立方體中的交叉部分,，實(shí)際上都記入到一份龐大的電子表格（Excell）,，在表格中把整個TS的預(yù)算，分解到JEA公司的所有單位,。教授們準(zhǔn)備召開最后一次會議,，跟Wanyonyi和JEA公司參與到這個項目中來的主任們討論報告書。
PBC立方體
Wanyonyi：我理解這個立方體和它與Excel之間的關(guān)系,。我也了解每一個業(yè)務(wù)單位（或副總裁）會收到一份報告書,，標(biāo)出該單位的綠色、黃色和紅色成本,。
Dr. Jones：正是如此,。通過這份報告書，副總裁們能提出自己對節(jié)約成本的倡議,。
Wanyonyi：對,，我對這一點(diǎn)也是理解的。不過,，我對于這項制度如何逐年地執(zhí)行下去,，還有些不夠明白。我的意思是,，預(yù)算是每年都有所不同的,，某些成本所包括的范圍更會發(fā)生變化，因而這份報告書應(yīng)該只能適應(yīng)這一年的實(shí)際情況,。
Steven：我可以來解釋這個問題,。我認(rèn)為，年度預(yù)算代表一個部門將要發(fā)生的費(fèi)用,。因此,，我們可以把成本分配的過程和編制預(yù)算的過程聯(lián)結(jié)起來，由于第二年采用的是同一個成本分配過程,，這就可以編制出第二年的報告書了。我可以建立一個數(shù)據(jù)庫程序,，把Excel的各個項目“拖”到數(shù)據(jù)庫中,，從而“迫使”用戶們把他們新的預(yù)算在每年年初就編制出來,。
Dr. Jones：這看來是個極好的主意。企業(yè)內(nèi)部各個用戶都應(yīng)該照辦,，不能把它擱置在次要地位,。在每一年的年初，就應(yīng)該立即做這件事,。
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