當(dāng)前位置：東奧會計在線>注冊會計師>審計>專業(yè)問答>正文

采購與付款循環(huán)的特點是什么

來源：東奧會計在線責(zé)編：cyw 2020-02-06 14:12:44

精選回答

東奧注冊會計師

2025-04-16 06:22:01

采購與付款循環(huán)的特點是什么

采購與付款循環(huán)的特點：

請購-訂貨-驗收-付款,。

主要業(yè)務(wù)活動：

請購商品或勞務(wù)環(huán)節(jié)的控制活動

倉儲部門填寫請購單，通常由倉儲部門經(jīng)理在請購單上簽字審批,。

生產(chǎn)部門填寫請購單,，通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請購單上簽字審批。

對于日常采購的請購,，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請購單進行一般授權(quán)審批，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負責(zé)的主管人員簽字審批,。

對于資本支出和租賃的請購，應(yīng)當(dāng)指定人員請購,，需要進行特別授權(quán)審批。

編制訂購單環(huán)節(jié)的控制活動

采購部門負責(zé)編制訂購單,，發(fā)出訂購單,。

采購部門只對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單編制訂購單,。

采購部門對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單,，詢價后確定最佳供應(yīng)商,，但詢價與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離;對于大額,、重要的采購項目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商,。

采購部門收到請購單后,，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負責(zé)審批;金額在人民幣××元至人民幣××元的請購單由總經(jīng)理負責(zé)審批;金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會審批。

采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請購單編制連續(xù)編號采購訂單,。

在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位,，通過將請購單信息輸入系統(tǒng),，系統(tǒng)將自動生成采購訂單(此時系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài)),。每周,，采購信息管理員核對本周內(nèi)生成的采購訂單,，將請購單和采購訂單存檔管理，對任何不連續(xù)編號的情況進行檢查,。

執(zhí)行采購環(huán)節(jié)的控制活動

在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位,，采購業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)顯示的“待處理”的采購訂單信息，安排供應(yīng)商發(fā)貨,、開具采購發(fā)票以及倉儲驗收等事宜,。

每周，財務(wù)部門應(yīng)付賬款記賬員匯總本周內(nèi)生成的所有采購訂單并與請購單核對,，編制采購信息報告,。如采購訂單與請購單核對相符，應(yīng)付賬款記賬員即在采購信息報告上簽字,。如有不符,，應(yīng)付賬款記賬員將通知采購信息管理員，與其共同調(diào)查該事項,。應(yīng)付賬款記賬員還需在采購信息報告中注明不符事項及其調(diào)查結(jié)果,。

驗收商品環(huán)節(jié)的控制活動

驗收管理員首先需要比較所收商品與訂購單上的要求是否相符，然后盤點商品并檢查商品有無損壞,。

驗收管理員對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián),、預(yù)先按順序編號的驗收單。

驗收管理員將商品送交倉庫或其他請購部門時,，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù),，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收。

驗收管理員將驗收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門,。

儲存商品環(huán)節(jié)的控制活動

儲存崗位與驗收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離,。

限制無關(guān)人員接近儲存的商品存貨。

編制付款憑單環(huán)節(jié)的控制活動

確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單,、訂購單的一致性,。

確定供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性。

編制有預(yù)先順序編號的付款憑單,，并附上支持性憑證(如訂購單,、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。

獨立檢查付款憑單計算的正確性,。

在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱,。

由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款,。

確認與記錄負債環(huán)節(jié)的控制活動

應(yīng)付賬款確認與記錄相關(guān)部門一般有責(zé)任核查購置的財產(chǎn),，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將供應(yīng)商發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格,、價格,、數(shù)量、條件及運費與訂購單上的有關(guān)資料核對,，如有可能,，還應(yīng)與驗收單上的資料進行比較。

記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金,、有價證券和其他資產(chǎn),。

在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達會計部門,，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿,。會計主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時性,。獨立檢查會計人員核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致,，并定期獨立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。

付款環(huán)節(jié)的控制活動

獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性,。

應(yīng)由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負責(zé)簽署支票。

被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單,，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致,。

支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款,。

支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票,。

支票應(yīng)預(yù)先順序編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性,。

應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票,。

記錄現(xiàn)金、銀行存款支出環(huán)節(jié)的控制活動

會計主管應(yīng)獨立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細賬的金額的一致性,，以及與支票匯總記錄的一致性,。

通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性,。

獨立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,。