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采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)是什么

來源：東奧會(huì)計(jì)在線責(zé)編：cyw 2020-02-06 13:39:34

精選回答

東奧注冊(cè)會(huì)計(jì)師

2025-06-26 07:39:11

采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)是制定采購計(jì)劃,、供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)、請(qǐng)購商品和勞務(wù)(授權(quán)審批控制),、編制訂購單(授權(quán)審批控制,、連續(xù)編號(hào)控制)、驗(yàn)收商品(連續(xù)編號(hào)控制),、儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品(職責(zé)分離控制),、編制付款憑單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號(hào)控制),、確認(rèn)與記錄負(fù)債(職責(zé)分離控制),、辦理付款(授權(quán)審批控制),、記錄現(xiàn)金、銀行存款支出(職責(zé)分離控制),。

制定采購計(jì)劃

生產(chǎn),、倉庫等部門定期編制采購計(jì)劃。

經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門,，具體安排商品及服務(wù)采購,。

供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)

通常對(duì)于合作的供應(yīng)商事先進(jìn)行資質(zhì)等審核、將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng),，形成完整的供應(yīng)商清單,。

及時(shí)對(duì)供應(yīng)商信息變更進(jìn)行更新。

采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購,。

請(qǐng)購商品和勞務(wù)(授權(quán)審批控制)

倉儲(chǔ)部門填寫請(qǐng)購單,，通常由倉儲(chǔ)部門經(jīng)理在請(qǐng)購單上簽字審批。

生產(chǎn)部門填寫請(qǐng)購單,，通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請(qǐng)購單上簽字審批,。

對(duì)于日常采購的請(qǐng)購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購單進(jìn)行一般授權(quán)審批,，每張請(qǐng)購單必須經(jīng)過對(duì)這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字審批,。

編制訂購單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號(hào)控制)

采購部門負(fù)責(zé)編制訂購單,，發(fā)出訂購單,。

采購部門對(duì)經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單發(fā)出訂購單，詢價(jià)后確定最佳供應(yīng)商,，但詢價(jià)與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離;對(duì)于大額,、重要的采購項(xiàng)目，應(yīng)采取競(jìng)價(jià)方式來確定供應(yīng)商,。

采購部門收到請(qǐng)購單后,，對(duì)金額在人民幣××元以下的請(qǐng)購單由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額在人民幣××元至××元的請(qǐng)購單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額超過人民幣××元的請(qǐng)購單需經(jīng)董事會(huì)審批。

采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請(qǐng)購單生成連續(xù)編號(hào)的訂購單,。

在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位,，通過將經(jīng)審批的請(qǐng)購單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成訂購單(此時(shí)系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài)),。每周,，采購信息管理員核對(duì)本周內(nèi)生成的訂購單，將請(qǐng)購單和訂購單存檔管理,，對(duì)任何不連續(xù)編號(hào)的情況進(jìn)行檢查,。

驗(yàn)收商品(連續(xù)編號(hào)控制)

驗(yàn)收部門首先需要比較所驗(yàn)收商品與訂購單上的要求是否相符，然后盤點(diǎn)商品并檢查商品有無損壞,。

驗(yàn)收部門對(duì)已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián),、預(yù)先按順序編號(hào)的驗(yàn)收單。

驗(yàn)收人員將商品送交倉庫或其他請(qǐng)購部門時(shí),，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù),，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收。

驗(yàn)收人員應(yīng)將驗(yàn)收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門,。

儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品(職責(zé)分離控制)

儲(chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離,。

限制無關(guān)人員接近儲(chǔ)存的商品存貨。

編制付款憑單(授權(quán)審批控制,、連續(xù)編號(hào)控制)

確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單,、訂購單的一致性。

確定供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性,。

編制有預(yù)先順序編號(hào)的付款憑單,，并附上支持性憑證(如訂購單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等),。

獨(dú)立檢查付款憑單計(jì)算的正確性,。

在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱。

由被授權(quán)人員在憑單上簽字,，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款,。

確認(rèn)與記錄負(fù)債(職責(zé)分離控制)

應(yīng)付賬款確認(rèn)和記錄相關(guān)的部門一般有責(zé)任核查購置的財(cái)產(chǎn)，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí),，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名,、規(guī)格、價(jià)格,、數(shù)量,、條件及運(yùn)費(fèi)與訂購單上的有關(guān)資料核對(duì)，如有可能,，還應(yīng)與驗(yàn)收單上的資料進(jìn)行比較,。

記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn),。

在手工系統(tǒng)下,，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會(huì)計(jì)部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿,。會(huì)計(jì)主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過定期核對(duì)編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期,，監(jiān)督入賬的及時(shí)性。而獨(dú)立檢查會(huì)計(jì)人員則應(yīng)核對(duì)所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致,，并定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致,。

對(duì)于每月末尚未收到供應(yīng)商發(fā)票的情況，則需根據(jù)驗(yàn)收單和訂購單暫估相關(guān)的負(fù)債。

辦理付款(授權(quán)審批控制)

獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性,。

應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票,。

被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致,。

支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷,，以免重復(fù)付款。

支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票,。

支票應(yīng)預(yù)先順序編號(hào),，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。

應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票,。

記錄現(xiàn)金,、銀行存款支出(職責(zé)分離控制)

以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：

會(huì)計(jì)主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性,，以及與支票匯總記錄的一致性,。

通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨(dú)立檢查入賬的及時(shí)性,。

獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,。

【提示】銀行存款余額調(diào)節(jié)表不能由出納員編制，否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計(jì)缺陷,。

關(guān)注東奧會(huì)計(jì)在線注冊(cè)會(huì)計(jì)師頻道,，想要了解更多可以看采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)和內(nèi)部控制_注會(huì)審計(jì)強(qiáng)化階段知識(shí)點(diǎn)。

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