采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動是什么
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采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動是制定采購計劃,、供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)、請購商品和勞務(wù)(授權(quán)審批控制)、編制訂購單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號控制),、驗收商品(連續(xù)編號控制),、儲存已驗收的商品(職責(zé)分離控制),、編制付款憑單(授權(quán)審批控制,、連續(xù)編號控制),、確認(rèn)與記錄負(fù)債(職責(zé)分離控制),、辦理付款(授權(quán)審批控制)、記錄現(xiàn)金,、銀行存款支出(職責(zé)分離控制),。
制定采購計劃
生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計劃,。
經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門,,具體安排商品及服務(wù)采購。
供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)
通常對于合作的供應(yīng)商事先進(jìn)行資質(zhì)等審核,、將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng),,形成完整的供應(yīng)商清單。
及時對供應(yīng)商信息變更進(jìn)行更新,。
采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購,。
請購商品和勞務(wù)(授權(quán)審批控制)
倉儲部門填寫請購單,通常由倉儲部門經(jīng)理在請購單上簽字審批,。
生產(chǎn)部門填寫請購單,,通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請購單上簽字審批。
對于日常采購的請購,,應(yīng)當(dāng)根據(jù)請購單進(jìn)行一般授權(quán)審批,,每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字審批。
編制訂購單(授權(quán)審批控制,、連續(xù)編號控制)
采購部門負(fù)責(zé)編制訂購單,,發(fā)出訂購單。
采購部門對經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單,,詢價后確定最佳供應(yīng)商,,但詢價與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離;對于大額、重要的采購項目,,應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商,。
采購部門收到請購單后,對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額在人民幣××元至××元的請購單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會審批,。
采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請購單生成連續(xù)編號的訂購單,。
在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位,通過將經(jīng)審批的請購單信息輸入系統(tǒng),,系統(tǒng)將自動生成訂購單(此時系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài)),。每周,采購信息管理員核對本周內(nèi)生成的訂購單,將請購單和訂購單存檔管理,,對任何不連續(xù)編號的情況進(jìn)行檢查,。
驗收商品(連續(xù)編號控制)
驗收部門首先需要比較所驗收商品與訂購單上的要求是否相符,然后盤點(diǎn)商品并檢查商品有無損壞,。
驗收部門對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián),、預(yù)先按順序編號的驗收單。
驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時,,應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù),或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收,。
驗收人員應(yīng)將驗收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門,。
儲存已驗收的商品(職責(zé)分離控制)
儲存崗位與驗收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離。
限制無關(guān)人員接近儲存的商品存貨,。
編制付款憑單(授權(quán)審批控制,、連續(xù)編號控制)
確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單的一致性,。
確定供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性,。
編制有預(yù)先順序編號的付款憑單,并附上支持性憑證(如訂購單,、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等),。
獨(dú)立檢查付款憑單計算的正確性。
在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱,。
由被授權(quán)人員在憑單上簽字,,以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。
確認(rèn)與記錄負(fù)債(職責(zé)分離控制)
應(yīng)付賬款確認(rèn)和記錄相關(guān)的部門一般有責(zé)任核查購置的財產(chǎn),,并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時,,應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格,、價格,、數(shù)量、條件及運(yùn)費(fèi)與訂購單上的有關(guān)資料核對,,如有可能,,還應(yīng)與驗收單上的資料進(jìn)行比較。
記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金,、有價證券和其他資產(chǎn),。
在手工系統(tǒng)下,應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會計部門,,據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿,。會計主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期,監(jiān)督入賬的及時性。而獨(dú)立檢查會計人員則應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致,,并定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致,。
對于每月末尚未收到供應(yīng)商發(fā)票的情況,則需根據(jù)驗收單和訂購單暫估相關(guān)的負(fù)債,。
辦理付款(授權(quán)審批控制)
獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性,。
應(yīng)由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票。
被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單,,并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致,。
支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷,以免重復(fù)付款,。
支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票,。
支票應(yīng)預(yù)先順序編號,保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性,。
應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票,。
記錄現(xiàn)金、銀行存款支出(職責(zé)分離控制)
以記錄銀行存款支出為例,,有關(guān)控制包括:
會計主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性,,以及與支票匯總記錄的一致性。
通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期,,獨(dú)立檢查入賬的及時性,。
獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
【提示】銀行存款余額調(diào)節(jié)表不能由出納員編制,,否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計缺陷,。
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