實務(wù)操作
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填制會計憑證或登記帳簿發(fā)生的差錯,一經(jīng)查找出就應(yīng)立即更正,。由于差錯性質(zhì)不同,,發(fā)現(xiàn)的時間有先有后,,所以采用的更正方法也有所不同�,,F(xiàn)將通常更正錯誤的幾種主要方法介紹如下:
1.劃線更正法。在填制憑證,、登記帳簿過程中,,如發(fā)現(xiàn)文字或數(shù)字記錯時,可采用劃線更正法進(jìn)行更正,。即先在錯誤的文字?jǐn)?shù)字上劃一紅線,,然后在劃線上方填寫正確的記錄。在劃線時,,如果是文字錯誤,,可只劃銷錯誤部分;如果是數(shù)字上錯誤,,應(yīng)將全部數(shù)字劃銷,,不得只劃銷錯誤數(shù)字。劃銷時必須注意使原來的錯誤字跡仍可辨認(rèn),。更正后,,經(jīng)辦人應(yīng)在劃線的一端蓋章,以示負(fù)責(zé),。
2.紅字更正法,。在記賬以后,如果在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)記帳憑證所記的科目或金額有錯時,,可以采用紅字更正法進(jìn)行更正,。所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記帳憑證,,據(jù)以用紅字登記入帳,,沖銷原有的錯誤記錄;同時再用藍(lán)字填制一張正確的記帳憑證,,注明“訂正×年×月×號憑證”,,據(jù)以登記入帳,這樣就把原來的差錯更正過來,。應(yīng)用紅字更正法是為了正確反映帳簿中的發(fā)生額和科目對應(yīng)關(guān)系,。例如,李明出差,,借差旅費(fèi)5000元,,開出現(xiàn)金支票支付。記帳時本應(yīng)貸記“銀行存款”科目,,而卻誤記“現(xiàn)金”科目,,并已登記入帳。其更正方法如下:
�,、儆眉t字金額填制一張與原錯誤分錄相同的記帳憑證,,分錄如下:
借:其他應(yīng)收款――李明 5000
貸:現(xiàn)金 5000
�,、谟盟{(lán)字填制一張正確記帳憑證,其分錄如下:
借:其他應(yīng)收款――李明 5000
貸:銀行存款 5000
有時,,根據(jù)記帳憑證分別記入有關(guān)科目并無錯誤,,但所填的金額大于應(yīng)填的金額時,也可按照正確數(shù)字與錯誤數(shù)字的差額用紅字金額填制一張記帳憑證,,據(jù)以登記入帳,,以沖銷多記部分,并在帳簿摘要欄注明“注銷×年×月×號憑證多記金額”,。例如,,采用商業(yè)匯票結(jié)算方式,收到購貨方開出并承兌的商業(yè)匯票10000元,,作為銷售實現(xiàn),。在填制記帳憑證時,將金額10000元誤記100000元,,多記了90000元,,并已入帳。其誤記分錄為:
借:應(yīng)收票據(jù) 100000
貸:商品銷售收入 100000
為了更正有關(guān)帳戶多記的900O0元,,就應(yīng)用紅字金額填制一張記帳憑證,。其分錄如下:
借:應(yīng)收票據(jù) 90000
貸:商品銷售收入 90000
根據(jù)此記帳憑證登記入帳后,使“應(yīng)收票據(jù)”和“商品銷售收入”兩科目原來的錯誤記錄都得到了更正,。
3.補(bǔ)充登記法,。在記帳以后,發(fā)現(xiàn)記帳憑證填寫的金額小于實際金額時,,可采用補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。更正時,,可將少記數(shù)額填制一張記帳憑證補(bǔ)充登記入帳,,并在摘要欄注明“補(bǔ)充×年×月×日×號憑證少記金額”。例如,,通過開戶銀行收到某購貨單位償還的前欠貨款6500元,,在填制記帳憑證時,將金額誤記為5600元,,少記了900元,,并已登記入帳。更正時,,應(yīng)將少記的900元用藍(lán)字填制一張記帳憑證,,并登記入帳。其補(bǔ)充更正分錄是:
借:銀行存款 900
貸:應(yīng)收帳款 900
根據(jù)此記帳憑證登記入帳后,,使“銀行存款”和“應(yīng)收帳款”兩科目的原來錯誤都得到了更正,。
紅字更正法和補(bǔ)充登記法都是用來更正因記帳錯誤而產(chǎn)生的記帳差錯,。如果記帳憑證無錯,只是登記入帳時發(fā)生誤記,,這種非因記帳憑證誤記的差錯,,無論何時發(fā)現(xiàn)(在實際工作中,由于定期核對帳目,,不可能經(jīng)過很長時間才被發(fā)現(xiàn))都不能用這兩種方法更正,,而應(yīng)用劃線法進(jìn)行更正。因為記帳必須以憑證為根據(jù),,一張記帳憑證不僅是登記明細(xì)帳的根據(jù),,也是匯總登記總帳的根據(jù)。在同一記帳根據(jù)的基礎(chǔ)上,,不一定兩種帳同時都記錯,,假如總帳未記錯,只是某一明細(xì)科目記錯了數(shù)字,,如果為訂正這一明細(xì)科目差錯,,而采用了紅字更正法或補(bǔ)充登記法,勢必影響總帳發(fā)生變動,,即將原來的正確數(shù)訂正為錯誤數(shù),。所以,非因記帳憑證誤記的差錯只能用劃線更正法進(jìn)行更正,。
以上只是對當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫記帳憑證或登記帳簿錯誤而采用的方法,,如果發(fā)現(xiàn)以前年度記帳憑證中有錯誤(指科目和金額)并導(dǎo)致帳簿登記錯誤的,應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記帳憑證,。
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