一、有關(guān)背景

　　電算化時(shí)代,，信息技術(shù)是工具,，是會計(jì)人員手腦功能的延伸。會計(jì)人員的思維,、方法,、流程、手段也就成為會計(jì)軟件擺脫不了的框框,。因此,，電算化就是手工核算的模擬，其過程對每個(gè)企業(yè)來說都是基本相同的,。過去發(fā)布的會計(jì)電算化相關(guān)文件正是基于這一理念而制定,，更多地反映了對電算化核算過程的規(guī)范，統(tǒng)一性、強(qiáng)制性要求多,。

　　信息化不同于電算化,。信息化時(shí)代，信息技術(shù)不僅是工具,，更是企業(yè)經(jīng)營管理的環(huán)境,，是企業(yè)組織會計(jì)工作應(yīng)當(dāng)考慮的眾多因素之一。而每個(gè)企業(yè)面臨的環(huán)境因素是不同的,，信息技術(shù)和其他環(huán)境因素相互影響和適應(yīng),，共同決定著不同的會計(jì)方法、流程,、組織結(jié)構(gòu),，以及會計(jì)與其他經(jīng)營管理活動的關(guān)系。因此,，過去的一些政策理念和方法已經(jīng)不適應(yīng),，甚至阻礙了會計(jì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

　　《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》(以下簡稱工作規(guī)范)順應(yīng)了信息化時(shí)代的要求,，擺脫了“模擬手工”的電算化思維,，在很多方面突破了過去規(guī)定和現(xiàn)行做法。同時(shí),，工作規(guī)范把會計(jì)信息化放在企業(yè)整體經(jīng)營管理環(huán)境中,，重視會計(jì)與其他業(yè)務(wù)活動的有機(jī)聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)會計(jì)信息化帶來的工作流程和模式的革新,，以及信息化與制度環(huán)境的互動,。對于企業(yè)如何充分合理利用信息技術(shù)，提高會計(jì)管理水平,，工作規(guī)范以引導(dǎo),、啟發(fā)為主，由企業(yè)根據(jù)自身情況決定工作內(nèi)容和進(jìn)度,。

　　從規(guī)范到引導(dǎo),，體現(xiàn)了信息化地位作用的演進(jìn)，更體現(xiàn)了“轉(zhuǎn)變政府職能”,、“減少政府對微觀事務(wù)管理”的要求,。

　　二、條文解讀

　　工作規(guī)范第三章“企業(yè)會計(jì)信息化”對企業(yè)開展會計(jì)信息化工作各方面提出了要求,。下面逐條予以說明：

　　第二十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視會計(jì)信息化工作,，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和人才培養(yǎng)，不斷推進(jìn)會計(jì)信息化在本企業(yè)的應(yīng)用,。

　　除本條第三款規(guī)定外,，企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專門機(jī)構(gòu)或者崗位負(fù)責(zé)會計(jì)信息化工作,。

　　未設(shè)置會計(jì)機(jī)構(gòu)和配備會計(jì)人員的企業(yè)，由其委托的代理記賬機(jī)構(gòu)開展會計(jì)信息化工作,。

　　企業(yè)開展會計(jì)信息化工作,，首先需要組織、機(jī)構(gòu)和人員的保障,。該條對此提出了原則性要求,。

　　會計(jì)是企業(yè)各方面經(jīng)營管理信息匯聚的樞紐，規(guī)模越大的企業(yè),，會計(jì)信息化涉及的部門,、業(yè)務(wù)、流程就越多,、需要協(xié)調(diào)的關(guān)系就越復(fù)雜,。因此，大型企業(yè)的會計(jì)信息化項(xiàng)目,，其建設(shè)實(shí)施應(yīng)當(dāng)由具有足夠權(quán)限的企業(yè)負(fù)責(zé)人來領(lǐng)導(dǎo),，重大事項(xiàng)需要企業(yè)主要負(fù)責(zé)人主持決策。

　　對于具體負(fù)責(zé)會計(jì)信息化工作的主體,，企業(yè)可以有多種選擇：小微企業(yè)可以指定會計(jì)部門或者會計(jì)人員負(fù)責(zé),，或者把會計(jì)信息化工作交由代理記賬機(jī)構(gòu);大中型企業(yè)可以在會計(jì)部門、信息技術(shù)部門內(nèi)部設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或者崗位負(fù)責(zé),，或者設(shè)置獨(dú)立于兩部門的專門部門負(fù)責(zé),。

　　會計(jì)信息化是財(cái)務(wù)會計(jì)、財(cái)務(wù)管理,、內(nèi)部控制和信息技術(shù)的深度融合,，需要復(fù)合型人才。對于大中型企業(yè)來說,，會計(jì)信息化建設(shè)還必須有熟悉本企業(yè)情況的復(fù)合型人才,。只有熟悉本企業(yè)情況，才能制定出切合實(shí)際的信息化方案,，以及能在本企業(yè)貫徹推行的配套制度體系,。否則，會計(jì)信息化可能與企業(yè)經(jīng)營成為“兩張皮”,，造成建設(shè)失敗和投資浪費(fèi)。

　　第二十二條 企業(yè)開展會計(jì)信息化工作,，應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際需要,，合理確定建設(shè)內(nèi)容，避免投資浪費(fèi),。

　　盡管信息化是方向,，但信息化作為企業(yè)經(jīng)營的環(huán)境因素，需要與企業(yè)發(fā)展所處階段、規(guī)模,、內(nèi)部文化,、組織架構(gòu)、員工素質(zhì),、法律,、監(jiān)管等其他環(huán)境因素相互配合，因地制宜地推進(jìn),，不能“趕時(shí)髦”,，追求“一步到位”。因此,，在整體規(guī)劃的前提下,，會計(jì)信息化建設(shè)內(nèi)容可以分階段逐步完善，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要分模塊搭建,。

　　第二十三條 企業(yè)開展會計(jì)信息化工作,，應(yīng)當(dāng)注重信息系統(tǒng)與經(jīng)營環(huán)境的契合，通過信息化推動管理模式,、組織架構(gòu),、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與革新，建立健全適應(yīng)信息化工作環(huán)境的制度體系,。

　　前面多次提到,，信息技術(shù)與其他環(huán)境因素要相互適應(yīng)配合，共同對企業(yè)經(jīng)營管理構(gòu)成影響,。同時(shí),，會計(jì)也是企業(yè)牽一發(fā)而動全身的工作。實(shí)踐證明,，決定會計(jì)信息化成敗的不是“建”而是“用”,。設(shè)計(jì)上再完美的信息系統(tǒng)，如果不適應(yīng)企業(yè)實(shí)際情況,，沒有相應(yīng)的制度支撐配合,，沒有處理好內(nèi)外部利益關(guān)系，沒有得到用戶部門的支持,，就可能成為擺設(shè),，甚至帶來負(fù)面效應(yīng)。

　　因此,，企業(yè)推進(jìn)會計(jì)信息化,，不僅要考慮系統(tǒng)建設(shè)本身，還要研究管理模式,、組織架構(gòu),、業(yè)務(wù)流程是否契合,。信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施過程，往往也是會計(jì)工作變革的過程,。變革的關(guān)鍵是相關(guān)部門和崗位的認(rèn)識要統(tǒng)一,，而最終結(jié)果則要以制度的形式來反映和固化。只有認(rèn)識統(tǒng)一,、制度保障前提下的系統(tǒng),，才可能運(yùn)行良好，發(fā)揮預(yù)期的效益,。

　　第二十四條 大型企業(yè),、企業(yè)集團(tuán)開展會計(jì)信息化工作，應(yīng)當(dāng)注重整體規(guī)劃,，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的有機(jī)整合,，消除信息孤島,。

　　信息化的優(yōu)勢在于信息的共享和集中，企業(yè)經(jīng)營管理發(fā)展到一定層次,，必然要求信息更高層次的共享和更大范圍的集中,。因此，企業(yè)會計(jì)信息化建設(shè),，功能可以逐個(gè)模塊地搭建,，范圍可以從局部到全面，但是規(guī)劃必須是整體性的,，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)必須是統(tǒng)一的,。對大型企業(yè)，特別是地域分布廣,、分支機(jī)構(gòu),、核算層級眾多的企業(yè)集團(tuán)來說尤其如此。這就要求各部門,、各單位的系統(tǒng)不能各自為政,，必須為將來的整合做好準(zhǔn)備，必須采用一種“語言”說話,。這樣,，未來各個(gè)系統(tǒng)之間才能“對話”，信息化的優(yōu)勢也才能充分發(fā)揮,。否則,，各種系統(tǒng)就會成為一個(gè)個(gè)“孤島”，相互間沒有聯(lián)系,�,；蛘叱蔀橐粋�(gè)個(gè)“煙囪”，信息只向上通,，沒有橫向聯(lián)系,。

　　信息化建設(shè)，無論是企業(yè)還是政府,，無論是會計(jì)領(lǐng)域還是其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域,，也無論是國內(nèi)還是國外，大量經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)都說明一點(diǎn)：整體規(guī)劃和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)很重要,。沒有規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),，一開始可能省事了，但未來到了必須整合的時(shí)候,，就會花成倍的精力去處理系統(tǒng)間不兼容問題,。為了整合不得不廢棄原有系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)的情況也時(shí)有發(fā)生。而這種情況下,，組織和人員對原有系統(tǒng)的依賴性和慣性,，更會對新系統(tǒng)的實(shí)施形成阻力。

　　因此,，大型企業(yè)開展會計(jì)信息化建設(shè),，無論從一開始就采取統(tǒng)建方式，還是“先分后統(tǒng)”方式,，都要有頂層設(shè)計(jì),，要在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。要有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),，編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù),。其中，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)主要是指用于交換的數(shù)據(jù)格式;編碼規(guī)則是指企業(yè)對各類業(yè)務(wù)概念的統(tǒng)一定義,，又稱為數(shù)據(jù)字典(例如會計(jì)科目表);系統(tǒng)參數(shù)則是指為完成特定業(yè)務(wù)處理或者控制功能而需要自上而下傳遞的數(shù)據(jù),。例如，對于經(jīng)理可以審批的費(fèi)用限額,、某類固定資產(chǎn)的折舊方法和折舊年限等,，企業(yè)總部制定標(biāo)準(zhǔn)后可以傳遞至各級系統(tǒng)中，這就需要統(tǒng)一定義相關(guān)系統(tǒng)參數(shù),。

　　第二十五條 企業(yè)配備的會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第二章要求,。

　　提供合格的會計(jì)軟件是軟件供應(yīng)商的責(zé)任。企業(yè)同樣也負(fù)有使用合格軟件的責(zé)任,。兩者不能相互替代,。

　　企業(yè)的這一責(zé)任有兩種情況：如果企業(yè)自己開發(fā)會計(jì)軟件，則開發(fā)的軟件應(yīng)當(dāng)符合工作規(guī)范的要求;如果企業(yè)外購會計(jì)軟件,，則應(yīng)當(dāng)選擇符合工作規(guī)范要求的產(chǎn)品,。否則,，企業(yè)可能面臨工作規(guī)范第四十四條規(guī)定的處理措施。

　　企業(yè)可以參閱工作規(guī)范解讀之二《會計(jì)軟件的規(guī)矩方圓》,，詳細(xì)了解對會計(jì)軟件的要求。

　　第二十六條 企業(yè)配備會計(jì)軟件,，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身技術(shù)力量以及業(yè)務(wù)需求,，考慮軟件功能,、安全性、穩(wěn)定性,、響應(yīng)速度、可擴(kuò)展性等要求,，合理選擇購買,、定制開發(fā),、購買與開發(fā)相結(jié)合等方式,。

　　定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā),、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā),。

　　該條主要是提示企業(yè)進(jìn)行會計(jì)軟件配備方式?jīng)Q策時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮的因素,。成本是企業(yè)決策的重要因素,，但除此之外，軟件功能,、安全性,、穩(wěn)定性等因素也很重要。企業(yè)應(yīng)當(dāng)衡量自身技術(shù)力量以及外部開發(fā)單位能否有效滿足上述各項(xiàng)要求,。

　　第二十七條 企業(yè)通過委托外部單位開發(fā),、購買等方式配備會計(jì)軟件,，應(yīng)當(dāng)在有關(guān)合同中約定操作培訓(xùn),、軟件升級,、故障解決等服務(wù)事項(xiàng),，以及軟件供應(yīng)商對企業(yè)信息安全的責(zé)任,。

　　該條是提示企業(yè)在軟件配備中不可忽略對相關(guān)服務(wù)的需求,。會計(jì)軟件不同于一般商品軟件，要保障軟件的正常使用以及會計(jì)工作的持續(xù)開展,，相關(guān)服務(wù)不可缺少。對信息安全責(zé)任的承諾,，也是供應(yīng)商服務(wù)的重要部分,。而一些軟件廠商可能重產(chǎn)品而輕服務(wù)，小微企業(yè)由于經(jīng)驗(yàn)不足也可能在購買產(chǎn)品時(shí)忽略相關(guān)服務(wù)問題,。

　　第二十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)促進(jìn)會計(jì)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化，通過業(yè)務(wù)的處理直接驅(qū)動會計(jì)記賬,，減少人工操作，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會計(jì)數(shù)據(jù)的一致性,，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享,。

　　信息化的趨勢之一是不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。過去,，企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)可能需要先導(dǎo)出，經(jīng)格式轉(zhuǎn)換,、分類匯總等人工處理后再導(dǎo)入或者輸入會計(jì)系統(tǒng)�,，F(xiàn)在,，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會計(jì)系統(tǒng)互聯(lián)后，業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),，業(yè)務(wù)系統(tǒng)就可以將數(shù)據(jù)直接推送給會計(jì)系統(tǒng)。會計(jì)系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù),，按照既定規(guī)則生成記賬憑證并自動記賬,。這一過程就是業(yè)務(wù)直接驅(qū)動的記賬,。它的優(yōu)勢：一是提高效率;二是增進(jìn)會計(jì)核算的及時(shí)性;三是避免人工差錯(cuò);四是防止舞弊;五是提高系統(tǒng)間數(shù)據(jù)一致性。

　　例如,，對于加油站來說,，每次加油完成掛槍后，自動加油機(jī)就能生成油品種類,、加油量、單價(jià)和總金額信息,。生產(chǎn)管理系統(tǒng)搜集到這些信息后，就能傳遞給會計(jì)系統(tǒng),，從而觸發(fā)會計(jì)系統(tǒng)生成確認(rèn)收入和成本的分錄,，并完成記賬,。整個(gè)過程幾乎在加油完成的同時(shí)完成。

　　當(dāng)然,，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會計(jì)系統(tǒng)的集成,，一個(gè)重要前提是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)字典的統(tǒng)一,，也就是第二十四條所強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容。舉例來說,，如果生產(chǎn)系統(tǒng)中把加油量定義為“公升數(shù)”。而會計(jì)系統(tǒng)中定義為“加油量”,，則兩系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)就無法進(jìn)行配比,，也就無法實(shí)現(xiàn)自動的數(shù)據(jù)交換,。

　　第二十九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況,，開展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應(yīng)商,、客戶等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián),，實(shí)現(xiàn)外部交易信息的集中自動處理,。

　　信息化的一大驅(qū)動力是互聯(lián)互通的需求，企業(yè)內(nèi)部如此，企業(yè)與外部主體間同樣如此,。因此，信息化的發(fā)展必然從企業(yè)層面走向社會層面,，企業(yè)間信息系統(tǒng)的互聯(lián)是必然的發(fā)展方向。

　　企業(yè)間互聯(lián),，實(shí)際上是會計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成向企業(yè)外部的拓展，其目的也是實(shí)現(xiàn)自動記賬,，只是將驅(qū)動記賬的環(huán)節(jié)向前進(jìn)一步延伸。因此,，會計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成所具有的優(yōu)勢，企業(yè)間互聯(lián)同樣具備,。同時(shí)，企業(yè)間互聯(lián)畢竟是更高層面的信息化工作,，它還具有更多優(yōu)勢：

　　一是為交易及其核算的無紙化奠定了基礎(chǔ)。交易中,，紙面文件的作用是傳遞信息，包括表示證明,、確認(rèn)以及認(rèn)可的信息。企業(yè)互聯(lián)后,，紙面?zhèn)鬟f的信息就可以被電子信息代替,，證明、確認(rèn)或者認(rèn)可也可以通過電子簽名實(shí)現(xiàn),。特別在電子發(fā)票(含電子簽名信息)進(jìn)一步推廣的情況下,，絕大多數(shù)的企業(yè)間交易都可以實(shí)現(xiàn)完全的無紙化，從而降低交易成本,，節(jié)省社會資源,。

　　二是為企業(yè)改進(jìn)客戶服務(wù)，升級營銷模式提供了契機(jī),。對于銀行,、電信、能源、差旅服務(wù),、電子商務(wù)平臺類企業(yè)來說,，他們的客戶可能存在交易無紙化需求。因此,，提供專門的客戶端軟件或者標(biāo)準(zhǔn)接口,，供客戶信息系統(tǒng)獲取電子憑證,，就成為改進(jìn)客戶服務(wù)，提高企業(yè)競爭力的一種手段,。進(jìn)一步說，企業(yè)互聯(lián)以及配套的服務(wù)模式升級,，是互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新的一種重要形式,，它對企業(yè)來說就是競爭優(yōu)勢、市場和利潤,。

　　電子機(jī)票就是航空公司與機(jī)場系統(tǒng)互聯(lián)，共同改進(jìn)乘客體驗(yàn),，轉(zhuǎn)換機(jī)票銷售模式的典型案例。過去,，乘客辦理乘機(jī)手續(xù),，手里必須要有紙質(zhì)機(jī)票。因此,，乘客主要通過實(shí)體銷售點(diǎn)購買機(jī)票，不僅往返奔波,，還可能出現(xiàn)乘機(jī)時(shí)忘帶機(jī)票的不便,。而實(shí)行電子機(jī)票后,，乘客更多采用電話、網(wǎng)絡(luò)訂票的方式,，通過銀行卡支付,。乘機(jī)時(shí)不需要攜帶任何購票憑證,，機(jī)場終端即可根據(jù)乘客身份信息查詢出購票情況。這極大地便利了乘客,，也為航空公司節(jié)省了銷售費(fèi)用,。

　　三是有利于交易和信息的集中處理,。企業(yè)間互聯(lián)一般是通過統(tǒng)一端口進(jìn)行，業(yè)務(wù)和相關(guān)信息從一開始就是集中處理的,，而不像傳統(tǒng)交易方式那樣,，由各層面、各地域分散進(jìn)行,，然后再進(jìn)行信息的集中。這就減少了信息處理環(huán)節(jié)和成本,、提高了效率,。

　　具有普遍服務(wù)義務(wù)的企業(yè)，如銀行,、公用事業(yè)、郵政等企業(yè),，一般在交易中處于主導(dǎo)地位，在企業(yè)互聯(lián)中也應(yīng)當(dāng)更為主動,，開發(fā)本企業(yè)的數(shù)據(jù)服務(wù)功能和接口標(biāo)準(zhǔn),，甚至推動制定行業(yè)和國家標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)社會信息化水平的提升,。

　　第三十條 企業(yè)進(jìn)行會計(jì)信息系統(tǒng)前端系統(tǒng)的建設(shè)和改造,，應(yīng)當(dāng)安排負(fù)責(zé)會計(jì)信息化工作的專門機(jī)構(gòu)或者崗位參與，充分考慮會計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求,。

　　會計(jì)是企業(yè)經(jīng)營管理各方面信息匯聚的樞紐,，處于信息流的下游�,？梢哉f,，會計(jì)信息系統(tǒng)是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要用戶。因此,，會計(jì)信息化專門機(jī)構(gòu)或者崗位有必要向其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出對上游信息的需求,，也就有必要參與前端系統(tǒng)的建設(shè)工作。

　　從另一個(gè)角度看,，由于會計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化,，業(yè)務(wù)直接驅(qū)動記賬,，會計(jì)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的界限不再黑白分明。ERP等綜合管理軟件的出現(xiàn),，更使得會計(jì)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)“你中有我,、我中有你”，單純的會計(jì)系統(tǒng)或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)的概念可能已不存在,。因此,，企業(yè)開展信息系統(tǒng)建設(shè)，或多或少都涉及到會計(jì)職能,，會計(jì)信息化專門機(jī)構(gòu)或者崗位都應(yīng)當(dāng)參與,。

　　會計(jì)信息化專門機(jī)構(gòu)或者崗位對前端系統(tǒng)建設(shè)的參與，重點(diǎn)要把握兩個(gè)方面：一是前端系統(tǒng)采集或者生成的信息內(nèi)容是否滿足會計(jì)工作需要;二是前端系統(tǒng)采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),、數(shù)據(jù)字典是否與會計(jì)信息系統(tǒng)兼容,。

　　第三十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求，加強(qiáng)對會計(jì)信息系統(tǒng)規(guī)劃,、設(shè)計(jì),、開發(fā)、運(yùn)行,、維護(hù)全過程的控制,，將控制過程和控制規(guī)則融入會計(jì)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對違反控制規(guī)則情況的自動防范和監(jiān)控,，提高內(nèi)部控制水平,。

　　該條是與企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系的銜接條款。

　　會計(jì)信息化工作中,，在內(nèi)部控制問題上要把握好：會計(jì)信息系統(tǒng)不僅是內(nèi)部控制的手段,，同時(shí)也是內(nèi)部控制的對象。企業(yè)對會計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用周期的每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行有效的控制,，才能保證系統(tǒng)中融入的控制功能正確地發(fā)揮作用,。

　　關(guān)于信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制的具體要求，詳見《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號——信息系統(tǒng)》,。

　　第三十二條 對于信息系統(tǒng)自動生成,、且具有明晰審核規(guī)則的會計(jì)憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計(jì)軟件,，由計(jì)算機(jī)自動審核,。未經(jīng)自動審核的會計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)先經(jīng)人工審核再進(jìn)行后續(xù)處理,。

　　過去文件規(guī)定,，對于機(jī)制憑證,，也需要進(jìn)行人工審核才能記賬。這反映了當(dāng)時(shí)的“計(jì)算機(jī)模擬手工”思維,。

　　允許計(jì)算機(jī)自動審核憑證,，是工作規(guī)范適應(yīng)信息化時(shí)代要求而做出的突破之一。采用自動審核,，要把握好兩項(xiàng)前提：一是必須是信息系統(tǒng)自動生成的憑證,，包括原始憑證和記賬憑證。關(guān)于“自動生成”的概念,，請參見工作規(guī)范解讀之一《會計(jì)資料無紙化政策破冰》中第四十條有關(guān)解釋,。二是要有明晰的審核規(guī)則。所謂“明晰”,，一般要有量化的指標(biāo),，通過信息的比較做出判斷。

　　對于自動生成的憑證,，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生的過程往往就已伴隨著審核和控制,，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換中沒有新的風(fēng)險(xiǎn)，則可以視同已自動審核,。

　　第三十三條 處于會計(jì)核算信息化階段的企業(yè),，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實(shí)現(xiàn)資金管理,、資產(chǎn)管理,、預(yù)算控制、成本管理等財(cái)務(wù)管理信息化,。

　　處于財(cái)務(wù)管理信息化階段的企業(yè),，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析,、全面預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)控制,、績效考核等決策支持信息化,。

　　該條是對企業(yè)會計(jì)信息化工作的方向性引導(dǎo)，啟發(fā)企業(yè)不斷將會計(jì)信息化工作引向深入,。

　　對于財(cái)務(wù)管理信息化階段,、決策支持信息化階段的內(nèi)容劃分，該條的列舉是示范性的,，并不意味著企業(yè)必須嚴(yán)格按照階段劃分推進(jìn)工作,，也不意味著會計(jì)信息化只有這些工作可以開展。實(shí)際上,，財(cái)務(wù)管理工作與決策支持相關(guān),，決策支持也是財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容之一,。對不同行業(yè)，同樣的工作內(nèi)容也具有不同的地位和意義,。例如,，對于金融企業(yè)，資產(chǎn)管理和風(fēng)險(xiǎn)控制都是獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門的職能領(lǐng)域,，其信息化不一定建立于會計(jì)核算信息化基礎(chǔ)之上,。總之,，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況,，逐步推進(jìn)會計(jì)信息化。

　　第三十四條 分公司,、子公司數(shù)量多,、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會計(jì)工作的集中,，逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,。

　　實(shí)行會計(jì)工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)為外部會計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)及時(shí)查詢和調(diào)閱異地儲存的會計(jì)資料提供必要條件,。

　　財(cái)務(wù)共享是指企業(yè)(集團(tuán))將下屬單位相同的財(cái)務(wù)職能集中,，由一個(gè)相對獨(dú)立的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)來行使，即各單位共享一個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)服務(wù),。它起源于上世紀(jì)80年代,，由美國通用、福特等大型制造企業(yè)集團(tuán)提出,。目前,，財(cái)富100強(qiáng)企業(yè)中，已有超過80%建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,。在我國,，近年來，隨著經(jīng)濟(jì)全球化,、監(jiān)管政策的趨同以及信息化的快速發(fā)展,，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注、規(guī)劃和實(shí)施財(cái)務(wù)共享,。

　　根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求和發(fā)展?fàn)顩r,，財(cái)務(wù)共享可以是部分業(yè)務(wù)流程的共享，如差旅報(bào)銷流程共享,，也可以是包括對外報(bào)告和財(cái)務(wù)分析在內(nèi)的全業(yè)務(wù)領(lǐng)域共享;可以是所有地域集中的共享,，也可以是區(qū)域性集中的共享。目前,，全球企業(yè)財(cái)務(wù)共享的服務(wù)領(lǐng)域主要集中在應(yīng)收應(yīng)付管理,、固定資產(chǎn),、總賬、差旅與報(bào)銷,、財(cái)務(wù)報(bào)表,、員工薪酬、資金管理等交易型業(yè)務(wù)流程,。也有部分企業(yè)將內(nèi)部審計(jì),、預(yù)算、計(jì)劃與分析,、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理等非交易型業(yè)務(wù)放入財(cái)務(wù)共享范圍,。

　　財(cái)務(wù)共享與會計(jì)信息化密不可分。共享伴隨著集中,，使得財(cái)務(wù)處理與業(yè)務(wù)發(fā)生在物理空間上分離,，只有依賴于高效率、高度集成的軟件系統(tǒng)和通訊技術(shù),，才能有效解決空間差異,，保障財(cái)務(wù)處理的及時(shí)性。同時(shí),，財(cái)務(wù)共享帶來的標(biāo)準(zhǔn)化問題也需要信息系統(tǒng)層面的支持,，帶動信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化。

　　財(cái)務(wù)共享具有以下優(yōu)勢：

　　一是高效率低成本,。財(cái)務(wù)共享的誕生源于企業(yè)對于提高財(cái)務(wù)處理效率,、節(jié)約財(cái)務(wù)成本的追求。通過把內(nèi)部不同單位相同的,、重復(fù)設(shè)置的財(cái)務(wù)職能集中到獨(dú)立的共享中心處理,，實(shí)現(xiàn)人員、設(shè)備,、知識,、經(jīng)驗(yàn)、制度的共享,，形成規(guī)模優(yōu)勢,。

　　二是專業(yè)化。財(cái)務(wù)共享形成財(cái)務(wù)人員更為明細(xì)的專業(yè)化分工,，讓各類會計(jì)人員一方面能夠?qū)⒏�多時(shí)間集中在各自擅長的領(lǐng)域，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢,，另一方面又在各自領(lǐng)域得到更加豐富的經(jīng)驗(yàn)積累,，從而大幅提升各類財(cái)務(wù)工作的專業(yè)水平，提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量,。同時(shí),，財(cái)務(wù)共享將會計(jì)核算工作從企業(yè)財(cái)務(wù)部門中相對剝離,，使財(cái)務(wù)部門有更多精力關(guān)注發(fā)揮會計(jì)的管理職能。

　　三是服務(wù)導(dǎo)向,。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后,，財(cái)務(wù)就從企業(yè)的內(nèi)部職能部門轉(zhuǎn)變?yōu)橥獠糠��?wù)供應(yīng)商。共享服務(wù)中心一般與集團(tuán)內(nèi)客戶簽訂共享服務(wù)協(xié)議,，明確服務(wù)的內(nèi)容,、時(shí)間期限和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。這就促使財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變自身定位,，樹立服務(wù)意識,，以客戶需求為導(dǎo)向，從而使財(cái)務(wù)工作更多地響應(yīng)企業(yè)其他職能的需求,，提高財(cái)務(wù)服務(wù)的滿意度,。

　　因此，工作規(guī)范鼓勵大型企業(yè)利用信息技術(shù)逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型,，更好地發(fā)揮會計(jì)服務(wù)管理的作用。

　　當(dāng)然,，財(cái)務(wù)共享也帶來會計(jì)核算地與企業(yè)注冊地不一致的問題,，給注冊地監(jiān)管部門開展會計(jì)監(jiān)督帶來了新的挑戰(zhàn)。為此,，工作規(guī)范要求實(shí)行財(cái)務(wù)共享的企業(yè)為監(jiān)督機(jī)構(gòu)及時(shí)查詢和調(diào)閱異地儲存的會計(jì)資料提供必要條件,。一是在注冊地辦公場所要提供能訪問到企業(yè)全部會計(jì)資料的終端，供監(jiān)管機(jī)構(gòu)查詢;二是要根據(jù)注冊地監(jiān)管機(jī)構(gòu)的需要及時(shí)調(diào)閱異地儲存的紙面會計(jì)資料,。

　　第三十五條 外商投資企業(yè)使用的境外投資者指定的會計(jì)軟件或者跨國企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一部署的會計(jì)軟件,，應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第二章要求。

　　該條是對第二十五條在特殊情況下依然適用的明確,。它強(qiáng)調(diào),，任何企業(yè)的會計(jì)軟件都需要遵循工作規(guī)范第二章要求，沒有例外情況,。境外投資者指定的會計(jì)軟件或者跨國企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一部署的會計(jì)軟件,，必須在根據(jù)工作規(guī)范要求進(jìn)行漢化等修改完善后，才能交付使用,。

　　第三十六條 企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的部署應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定,。數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的，應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)保存會計(jì)資料備份,，備份頻率不得低于每月一次,。境內(nèi)備份的會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)能夠在境外服務(wù)器不能正常工作時(shí)，獨(dú)立滿足企業(yè)開展會計(jì)工作的需要以及外部會計(jì)監(jiān)督的需要。

　　互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,，移動互聯(lián),、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程訪問,、云計(jì)算等技術(shù)的采用,，使得信息系統(tǒng)成為只在邏輯上存在的概念，物理上,，終端設(shè)備,、服務(wù)器可以天南海北，遍布于全球各地,。這為跨國企業(yè)集團(tuán)會計(jì)信息系統(tǒng)的部署提供了極大的靈活性,。從安全和成本因素考慮，企業(yè)集團(tuán)可能把多國企業(yè)的系統(tǒng)服務(wù)器集中存放在某個(gè)或者數(shù)個(gè)城市,。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的運(yùn)用,，更是直接將多國企業(yè)的會計(jì)工作集中在某個(gè)城市進(jìn)行。這就存在著境內(nèi)企業(yè)的會計(jì)資料存放于境外服務(wù)器的情況,。

　　從企業(yè)對其經(jīng)營管理的工作組織以及信息數(shù)據(jù)有自主決定權(quán)的角度來講,，上述做法無可厚非。但是,，會計(jì)工作不僅是企業(yè)管理活動,，由此形成的會計(jì)資料也不僅是企業(yè)財(cái)產(chǎn)。會計(jì)工作還是國家經(jīng)濟(jì)管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),，企業(yè)會計(jì)資料也是政府對企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù),，是國家重要的經(jīng)濟(jì)信息資源。因此,，企業(yè)會計(jì)數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的同時(shí),，還應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)留有備份，以避免我國政府對企業(yè)的會計(jì)監(jiān)督可能受到境外因素干擾的風(fēng)險(xiǎn),，保障國家經(jīng)濟(jì)信息安全,。

　　按照本條規(guī)定，每月一次的備份頻率是最低限度要求,。對于企業(yè)實(shí)際應(yīng)當(dāng)采取的備份頻率,，以及備份的會計(jì)資料范圍，工作規(guī)范采取了“能夠獨(dú)立滿足企業(yè)開展會計(jì)工作的需要以及外部會計(jì)監(jiān)督的需要”的原則性規(guī)定,，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在該原則基礎(chǔ)上自行把握,。

　　第三十七條 企業(yè)會計(jì)資料中對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的描述應(yīng)當(dāng)使用中文，可以同時(shí)使用外國或者少數(shù)民族文字對照,。

　　本條依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》第二十二條制定,。需要注意的是，該條的本意是保證會計(jì)監(jiān)督人員理解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容，而不是說,，描述中完全不能出現(xiàn)其他語言文字。在不妨礙監(jiān)督人員理解的前提下,，描述中的產(chǎn)品,、材料型號以及其他約定俗成的專用詞匯可以使用其他語言文字。

　　第三十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子會計(jì)資料備份管理制度,，確保會計(jì)資料的安全,、完整和會計(jì)信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運(yùn)行,。

　　請參見工作規(guī)范解讀之一《會計(jì)資料無紙化政策破冰》第四十條有關(guān)解釋,。

　　第三十九條 企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲、處理和傳輸涉及國家秘密,，關(guān)系國家經(jīng)濟(jì)信息安全的電子會計(jì)資料;未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn),，不得將其攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外,。

　　本條依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十四條,、二十五條制定。部分企業(yè)的會計(jì)信息和會計(jì)資料可能涉及國家秘密或者國家重大利益,，維護(hù)企業(yè)電子會計(jì)資料安全是保障國家經(jīng)濟(jì)信息安全的重要組成部分,。企業(yè)在會計(jì)信息化建設(shè)和實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)保密意識,，建立和完善專項(xiàng)規(guī)章制度,，加強(qiáng)對有關(guān)人員的教育和管理，進(jìn)一步做好保密管理工作,。

　　需要注意的是,，企業(yè)因在境外發(fā)行證券與上市等原因，需要向有關(guān)證券公司,、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的電子會計(jì)資料的,，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)同級保密行政管理部門備案;是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的,，應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)保密行政管理部門確定,。需要向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的電子會計(jì)資料的,，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)國家檔案局批準(zhǔn),。

　　會計(jì)司

　　2014年2月13日