一,、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

　　廣義的電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿,、報(bào)表）和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料,，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿,、報(bào)表、憑證,。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案只包括前者,，即保存在磁盤、可讀寫光盤,、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案,。如不作特殊說(shuō)明，下文提到的電算化會(huì)計(jì)檔案均指其狹義概念,。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比,，電算化會(huì)汁檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

　　1.電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證,、會(huì)計(jì)賬簿,、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件,、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料,。

　　2.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿,、報(bào)表,、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在,，包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤,、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量,、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大,，保存不當(dāng)容易遭到破壞。

　　3.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改,，且不留痕跡,。

　　4.電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。

　　5.電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前,，且使用時(shí)具有方便,、快捷,、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果,，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持,。

　　二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題

　　鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中,，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

　　1.要特別注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理,。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料,，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題,，如果沒有保存完整的軟件文檔,，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能,。

　　2.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量,、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大,，易受破壞的特點(diǎn),。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題：

　　①在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí),，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好,、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用,，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果,；

　　②對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣,，存放在防潮,、防熱、防塵,、防磁的場(chǎng)所：

　�,、蹖�(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn),；

　�,、軐�(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；

　�,、輰�(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上,。

　　3.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題：

　　（1）對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案,，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改,。常用的安全保密措施有：

　�,、儆脩糇R(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案,。

　�,、诓僮魅罩竟芾恚瑧�(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記,，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志,，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索,。

　�,、蹟�(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對(duì)安全保密程度不等的數(shù)據(jù),，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限,，防止越權(quán)使用。

　�,。�2）對(duì)存放在軟盤或光盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門的檔案柜存放,，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　4.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn),，在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)檔案,。在具體進(jìn)行操作時(shí)可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號(hào)，保存會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng),。

　　5.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點(diǎn),，在進(jìn)行管理時(shí)必須注意組織力量編寫一套電算化會(huì)計(jì)檔案管理軟件，以便對(duì)往年資料進(jìn)行管理,；同時(shí)利用電算化會(huì)計(jì)檔案處理方便,、快捷、直觀,，對(duì)管理和決策支持性好的特點(diǎn),，利用保存完好的各個(gè)時(shí)期的數(shù)據(jù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析（趨勢(shì)分析,、對(duì)比分析）和預(yù)測(cè),，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。

　　為了更好地管理電算化會(huì)計(jì)檔案,，使其發(fā)揮更大的作用,，除了注意上面提到的問(wèn)題外，還必須形成一套電算化會(huì)計(jì)檔案的管理制度，包括存檔手續(xù),、分類管理辦法,、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容,，以便對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理形成制度化,。