手工會計作業(yè)從憑證到日記帳,、明細帳,、總帳均有不同人員登錄,，并定期核對，幾個人同時出錯 的可能性較小,。而電算系統(tǒng)的所有數據都來源于憑證,，只要一次輸入原始數據，系統(tǒng)就會自動進行多 項處理,。一旦出錯,，將相發(fā)登日記帳、明細帳及總帳,，直至報表輸出等一系列錯誤,。因此，設計良好 的輸入模塊是保證整個帳務系統(tǒng)質量的關鍵,。

　　憑證輸入設計概述

　　會計信息系統(tǒng)對數據的要求較一般信息處理系統(tǒng)具有其自身的特點,，輸入設計要充分予以考慮， 這些特點主要表現在：

　　輸入數據量大,。一個中等規(guī)模的企業(yè),，每月發(fā)生的會計記帳憑證就要上千張，如果考慮到諸如材 料領用單,，銷售發(fā)票等原始憑證，其數量則更加可觀,。

　　輸入單據種類多,。除記帳憑證分為收付款和轉帳外，還有相當一部分原始原始單據需要輸入,。這 些單據的格式均不相同,，較典型的有單金額式與數量金額式之分。

　　輸入數據質量要求高,。輸入的質量決定系統(tǒng)的質量,。會計數據準確性，不僅關系到能否正確反映 企業(yè)生產經營活動及其成果的真實性,，而且涉及到國家的財經制度,、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行。

　　輸入速度要求快,。由于會計數據源分布面廣,，數據量非常大，輸入速度也就成了影響系統(tǒng)效率的 “瓶頸”,。這一問題不解決,，很難保證會計數據處理的“日清月結”。

　　基于上述原因，為了保證系統(tǒng)開發(fā)人員能夠設計一個輸入方便,、直觀,、準確性高、具有較高的輸 入速度和較低出錯率的系統(tǒng),，一般應從程序設計,、輸入方式及輸入設備等幾方面綜合考慮。

　　（一）輸入設計目標

　　1,、控制輸入量

　　帳務處理系統(tǒng)中,，操作量最大的就是憑證錄入。憑證輸入的速度取決于憑證數量的多少,、每張憑 證內容的多少以及操作員鍵入的速度和準確性,。一個企業(yè)的輸入憑證多少是由企業(yè)經營狀況決定，不 可能隨意增減,。因此,，要提高憑證輸入的效率，可采取如下措施：

　�,。�1）減少填寫項目,。盡量用固定項目、固定位數代替可變項目,、位數,，以減少操作員擊鍵次數。 能夠通過機器自動計算得到的項目,，就不要用手工輸入,。例如，輸入了數量,、單價,，就可以自動產生 金額。當然,，如果是為了校驗的目的多輸一遍,，則是另外一回事。如果每張憑證在錄入過程中減少一 定的擊鍵次數,，對成千張的憑證來說,，其節(jié)約的工作量是相當可觀的。

　�,。�2）減少憑證輸入的種類,。如收付款憑證可使其格式一樣，僅以不同色彩加以區(qū)別,。這樣也可以 減少操作員因慣性而產生的錯誤,。

　�,。�3）簡化輸入操作。采用代碼來代替憑證中的科目名稱,、摘要等漢字輸入,，以大大減少輸入字符 個數，加快輸入速度,。

　　2,、保持操作的方便性

　　目前，在微型機系統(tǒng)中最常用的輸入方法就是鍵盤/顯示系統(tǒng),。其特點是在屏幕上顯示所要輸入 的憑證格式,，通過鍵盤完成其內容的輸入。這就涉及到輸入憑證的屏幕界面設計問題,，應盡量使屏幕 格式與手工格式相一致,，這樣既可以減少用戶參計算機系統(tǒng)的陌生感，又可以減少操作員的疲勞感與 出錯率,，提高輸入的效率,。系統(tǒng)應能同時支持鼠標與鍵盤操作。

　　3,、避免數據出錯

　　從某種意義上講,，出錯率的大小是與輸入的數據量成正比的，若平均出錯率為0.1%,，當月輸入憑 證為1000筆時,，就會有一筆出錯誤，這在財務上是絕對不允許的,。由于輸入數據量的大小無法控制,， 因此，除了設計有效的輸入方式外,，就是在憑證的輸入過程中，也應采取各種有效的容錯方法及查錯 技術,，防止輸入數據出錯,。

　　（二）憑證輸入模塊設計的步驟

　　憑證輸入設計一般可從如下幾方面展開：

　　1、在詳細調查基礎上,，設計輸入憑證的屏幕格式,；

　　2、根據帳表輸出,、處理及輸入格式的要求,，設計相應的輸入憑證數據庫；

　　3,、為提高輸入速度,，方便計算機的漢字處理,，設計輸入碼的代碼庫；

　　4,、根據輸入設計要求,，完成憑證輸入模塊的程序設計，包括接收鍵盤數據,、容錯處理,、確認 輸入以及存入數據庫等操作處理。