備用金是指付給單位內(nèi)部各部門或工作人員用作零星開(kāi)支、零星采購(gòu),、售貨找零或差旅費(fèi)等用的款項(xiàng),。實(shí)行備用金制度，有利于單位內(nèi)部各部門或工作人員積極,、靈活地開(kāi)展業(yè)務(wù),，從而提高工作效率；同時(shí)也可以防止現(xiàn)金過(guò)多地占用在個(gè)人手上,，有效地控制資金占用,。各單位應(yīng)建立和健全備用金的領(lǐng)用和報(bào)銷制度，加強(qiáng)對(duì)備用金的撥付和使用情況的管理,。 

    單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開(kāi)支、零星采購(gòu)等需要預(yù)借備用金時(shí),，一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫(xiě)借款憑證,。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證,，財(cái)務(wù)部門作為記帳依據(jù),；第二聯(lián)為結(jié)算憑證，借款期間由出納員留存,，報(bào)銷時(shí)作為核對(duì)依據(jù),，報(bào)銷后隨同報(bào)銷單據(jù)作為記帳憑證的附件；第三聯(lián)交借款人保存,，報(bào)銷時(shí)由出納員簽字后作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù),。經(jīng)辦人在填寫(xiě)借款憑證時(shí)，應(yīng)當(dāng)如實(shí)認(rèn)真地填寫(xiě)借款事由,、金額和借款日期并簽名,，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款記帳憑證,。對(duì)于借用的備用金，會(huì)計(jì)上可以通過(guò)“其他應(yīng)收款－一備用金”賬戶來(lái)核算,。 

    例：大圣公司銷售科12月31日領(lǐng)取備用金1000元,，作零星采購(gòu)和開(kāi)支使用，經(jīng)辦人為王剛,。王剛在領(lǐng)用備用金時(shí),，應(yīng)按規(guī)定填制借款憑證，有關(guān)人員編制現(xiàn)金付款記帳憑證,，出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票),，其會(huì)計(jì)分錄為：

    借：其他應(yīng)收款----備用金    100O 
        貸：現(xiàn)金                      1000 

   定額備用金制度下報(bào)銷備用金時(shí)怎樣處理？ 

    備用金報(bào)銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別,。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種,。

    所謂定額備用金是指單位對(duì)經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開(kāi)支、零星采購(gòu)等的實(shí)際需要而核定一個(gè)現(xiàn)金數(shù)額,，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額,。實(shí)行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫(xiě)借款憑證,，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金,，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報(bào)銷，出納員將報(bào)銷金額補(bǔ)充原定額,，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額,。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時(shí)才全部交回備用金。

    實(shí)行定額備用金的單位,，其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購(gòu)買貨物或用于零星開(kāi)支后,，應(yīng)將所購(gòu)買的貨物交由倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收入庫(kù)，憑驗(yàn)收入庫(kù)單連同發(fā)票到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,，用于其他開(kāi)支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,。有關(guān)部門或工作人員報(bào)銷時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證,。出納員依據(jù)付款憑證將報(bào)銷的金額用現(xiàn)金補(bǔ)給報(bào)銷的部門或工作人員,。這樣報(bào)銷后有關(guān)部門或工作人員于中的現(xiàn)金又達(dá)到了核定的限額。 

    例：大圣公司維修科使用定額備用金制度,，金額為1200元,。5月14日用現(xiàn)金購(gòu)買零配件800元，其備用金只剩下400元,，次日到財(cái)務(wù)科報(bào)銷,，會(huì)計(jì)編制付款憑證,出納員補(bǔ)給現(xiàn)金800元，這樣維修科的備用金又達(dá)到了 1200元,。會(huì)計(jì)分錄是: 

    借: 管理費(fèi)用          800 
        貸:現(xiàn)金                 800 

    如果5月14日維修科購(gòu)買零配件實(shí)際支付了1400元,，由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元,，則5月15日?qǐng)?bào)銷時(shí),出納員應(yīng)付給的現(xiàn)金就是1400元，維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復(fù)到1200元,。 

    非定額備用金制度下報(bào)銷備用金時(shí)怎樣處理,？ 

    非定額備用金是指單位對(duì)非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證,，向出納員預(yù)借現(xiàn)金,，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，多退少補(bǔ),，一次結(jié)清,，下次再用時(shí)重新辦理領(lǐng)借手續(xù)。報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證,，其借方科目與定額備用金報(bào)銷時(shí)相同,，其貸方科目則為“其他應(yīng)收款”科目。對(duì)于實(shí)際支出額小于預(yù)借金額的應(yīng)編制現(xiàn)金收款憑證,，收回多借的現(xiàn)金,；對(duì)于實(shí)際支出大于預(yù)借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證,，補(bǔ)給經(jīng)辦人員墊付的款項(xiàng),。 

    例:大圣公司對(duì)行政科采用非定額備用金制度,行政科為購(gòu)買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時(shí),，財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證,，其會(huì)計(jì)分錄為： 

    借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)  1600 
        貸：現(xiàn)金                           16O0 

    行政科購(gòu)買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗(yàn)收入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，交回多余現(xiàn)金80元,，財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張,，其會(huì)計(jì)分錄為：

    借：管理費(fèi)用                      1520 
        現(xiàn)金                            80 
        貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)       1600 

    出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。

    如果行政科實(shí)際購(gòu)買辦公用品1780元,，自己墊付了180元,，則在報(bào)銷時(shí)除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：

    借：管理費(fèi)用              1780 
        貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)  16O0 
            現(xiàn)金                           180 

    出納員付給行政科現(xiàn)金180元,，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元,。