假如你是商學(xué)院會計系的一位資深教師,，你的院長韋勒（weller）正尋求你的幫助,。在和財務(wù)副校長開完年中預(yù)算會議后,。她感到十分氣餒,。學(xué)院的社會工作系（Department of Social Work）預(yù)算赤字十分嚴(yán)重,，因此,。副校長有意將這個系全部撤掉或者取消它的學(xué)士班,。這些年來，該系的頂算赤字始終是全校最嚴(yán)重的,。九個月前,，韋勒會晤了社會工作系的系主任喬什·雷諾茲（Josh Reynolds），要求他盡全力減少支出,，但雷諾茲當(dāng)即表示沒辦法做到,，支出已經(jīng)降到最低了。為了給一位未包含在基數(shù)預(yù)算之列的教師支付薪水,，他不得不從其他系調(diào)轉(zhuǎn)資金,。最后的赤字還得由學(xué)院來負(fù)擔(dān),，這意味著學(xué)院里的其他三個預(yù)算夠用的系將發(fā)現(xiàn)，預(yù)算即使有點結(jié)余也會被成比例地用光,。韋勒院長告訴你,，從預(yù)算的角度來看，沒有了社會工作系,，學(xué)院的境況將會好起來,。但她不清楚實際情況將如何。赤字是明顯的,，但雷諾茲說這個系正在迅速發(fā)展——有著大量的生源,。韋勒請你對這一狀況進(jìn)行分析去參觀一下該系并和系主任雷諾茲談?wù)劇１M量探明情況,、收集數(shù)據(jù),，盡快向她匯報。你從韋勒那里獲得了預(yù)算及其他所有可能相關(guān)的信息,。包括學(xué)生的學(xué)時和學(xué)費信息,。分析案例得出結(jié)論來支持或反對副校長的意向。

有關(guān)學(xué)院和預(yù)算系統(tǒng)的背景信息

由于人口變化,，該學(xué)校的入學(xué)人數(shù)正在下降,。學(xué)校所在州的高中畢業(yè)生數(shù)最在減少：除了做出種種努力來招募新生和維持入學(xué)率，該校也看到在下降的入學(xué)率和上升的成本之間,，也還存在可以削減開支的余地,。

學(xué)雜費（請見表l）和其他各項學(xué)生繳費約占學(xué)校收入的30%，但這些收入不會作為任何院系的預(yù)算,。對一個系來說，只有那些明確由該系產(chǎn)生的收入（例如實驗室收費）才能被納入該系的預(yù)算中,。除了學(xué)雜費,，該校預(yù)算收入的其他來源包括州政府撥款、專用撥款,、接受私人捐贈收入和其他收入,，這些收入也不作為各學(xué)院或其他單位的預(yù)算，同樣地,，各學(xué)院的管理費用也不列在其預(yù)算中,。

        早在會計年度開始前，每位院長就會收到財務(wù)副校長送來的學(xué)院基數(shù)預(yù)算：可用于薪水和其他成本的總金額,。通常這個金額與上年預(yù)算數(shù)相等（有細(xì)微調(diào)整）,。各位院長將他們的預(yù)算發(fā)送給所在學(xué)院的系主任。然后與他們會晤來討論他們的關(guān)注點,。最后,，院長去見財務(wù)副校長,。答復(fù)一些常規(guī)性問題，如各系和學(xué)院能否在預(yù)算內(nèi)完成工作,；是否存在增加收入的機會,；哪些地方將會削減開支。無論是身為院長,，還是系主任,。都無法全盤否定整個預(yù)算。對預(yù)算做出的改變通常是提高數(shù)額,，而且往往是暫時性的,。這意味著，一位院長可以為某一特定目的獲得一次性的資金轉(zhuǎn)撥,，但很少能在基數(shù)預(yù)算上長期增加一筆資金,。有一事例外，便是新增教師,，而非更換教師,。另一例外則發(fā)生在整個入學(xué)的預(yù)算被削減時，即：當(dāng)整個學(xué)校的預(yù)算削減時,。從已經(jīng)過去的情況來看,，年景暗淡，原先設(shè)定的預(yù)算,，已不可能維持了,。

首先，每個系必須平衡各自的基數(shù)預(yù)算：允許的支出必須等于計劃的支出,。所有帶薪職位（教師,、行政人員和工作人員）都納入預(yù)算中的薪水欄中，福利則納入預(yù)算中的另一欄（幾乎相當(dāng)于50％的薪水）,。助教人員,，按課程付酬，福利率很低——目前為8.5%,。他們的工資出現(xiàn)在另一欄中,。除了已知的薪水、工資和福利外,，院系預(yù)算人員將剩余的基數(shù)預(yù)算資金列支為經(jīng)營預(yù)算,。其中一些預(yù)算可能用于復(fù)印機、電話,、差旅和會員費等,。在一年里，各系可在不同的預(yù)算項目之間改變預(yù)算的分配（除業(yè)務(wù)方面的預(yù)算不能轉(zhuǎn)用在薪水方面以外）來應(yīng)對特定的需要,。支出在發(fā)生時登記,。

大約在整個會計年度過半時,。院長要再次與學(xué)校官員會面，討論當(dāng)年的預(yù)算是否平衡,。我們現(xiàn)在就處在這個時點上,。評估每個系和每個學(xué)院基數(shù)頂算（允許的支出）和實際的支出之間的差額。預(yù)算試算表（電子表）有五列數(shù)據(jù)（見圖表1）,。第一列是初始基數(shù)預(yù)算額,。第二列是當(dāng)前的預(yù)算，它是根據(jù)暫時的財務(wù)調(diào)整對基數(shù)預(yù)算所做的修改,，修改發(fā)生在年中,，會增加或減少一個部門可用的預(yù)算總額（如一次性的預(yù)算變化）。第三列是年初至今與該部門明確相關(guān)的實際支出和實際收入（如實驗室收費或課程收費）,。第四列是預(yù)算撥款的保留數(shù)額,，主要是薪水、工資和福利,。最后一列是預(yù)算差異額,，即第2列減去第3和第4列后的凈值。全部預(yù)算差異的總額顯示了該部門的結(jié)余或赤字,。此時,，社會工作系已經(jīng)有將近50 000元的赤字。

社會工作系的信息

該系開設(shè)的學(xué)士學(xué)位和碩士學(xué)位課程是得到資格認(rèn)證的,。兩個學(xué)位都很受歡迎,，入學(xué)人數(shù)均滿額。每年大約有30位本科畢業(yè)生獲得學(xué)士學(xué)位,。并且該系有全校第二大的碩士班,，每年有50位畢業(yè)生。去年,。社會工作系分別開設(shè)了1 619學(xué)時的本科生課程和2 282學(xué)時的研究生課程,，本科生班有107位新生人學(xué)，研究生班有119位新生注冊,。（大部分研究生的課時全部都是本學(xué)院的課程。本科生則不同——他們要上其他系的很多公共基礎(chǔ)課或選修課等,。）這幾年這些數(shù)字一直保持穩(wěn)定,，也可能會這么保持下去。

大部分的本科生和全部的研究生都是本州居民,，本科生每學(xué)期平均修13.5個學(xué)分,，研究生則為9.5個學(xué)分。系主任估計該系有35％~50％的本科生是一進(jìn)大學(xué)就選的這個班,，

因為他們想獲得這個學(xué)位,；余下的人則是從其他項目轉(zhuǎn)過來的：大約20％的研究生來自于該系的本科生班,。其他人在別的學(xué)校獲得本科學(xué)位，或者沒有本科學(xué)位而進(jìn)人研究生班,，但要求后者修更多的學(xué)分,。研究生班很受歡迎，因為所有招聘機構(gòu)都保證,，會提高獲得碩士學(xué)位的研究生的薪酬,。

社會工作教育委員會（一個認(rèn)證評審機構(gòu)）要求碩士班至少有6位專職教師。學(xué)士班至少有2位專職教師,。案例中這所大學(xué)的社會工作系有7位專職教師和2位兼職教師（在其他系仍有兼職）,。系主任表示該系教師的數(shù)量勉強達(dá)到認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，他是其中的一位兼職教師（有行政職務(wù)在身,，不能全職教學(xué)）,，另一位則是實地研究協(xié)調(diào)員（也沒辦法專職授課）。認(rèn)證評審機構(gòu)要求全職教師與學(xué)生人數(shù)比率：碩士層次為1:12,。本科層次為l:25,。它還要求每個本科學(xué)生參與至少400個小時的實踐學(xué)習(xí)，每位研究生則為900小時,。學(xué)生們用這些時間服務(wù)于周圍地區(qū)的各種機構(gòu),，（醫(yī)院、戒酒和戒毒治療中心,、青少年收容所等,。一些機構(gòu)距離學(xué)校有60~100英里遠(yuǎn)。實踐學(xué)習(xí)需要分成小組并進(jìn)行個性化的管理,。所以需要大量的助教,。最近一年來，為滿足38門課以及實踐學(xué)習(xí)的需要而聘請了助教,。在請助教上,，系里每年花費大約100 000美元（外加8 500美元的福利）。

其中有60％用于研究生班,。社會工作系的基數(shù)預(yù)算是1 045 000美元,，其中的1 037 000美元用來支付薪水、工資和福利（參見圖表l）,。這1 037 000美元中,。包括了：47 676美元的助教工資和4 050美元的助教福利。全職助教的薪水和福利不列入基數(shù)預(yù)算,。學(xué)院最近聘用的一位人員就不在基數(shù)預(yù)算之列,。（學(xué)院為他支付的薪水和福利列在“當(dāng)前預(yù)算”列，資金是從其他項轉(zhuǎn)來的。）該系預(yù)期大約有61 000美元的其他收入：6 000美元（基數(shù)預(yù)算）的實線學(xué)習(xí)經(jīng)費,，14 000美元的課程費（這是學(xué)校發(fā)給所有系的）,，另外41 000美元的課程包干費來自教師獲得的專用撥款，這筆錢可用來雇兼職教師或支付其他支出,。但這41 000美元不能保證每年都有,。

院長希望教師今后獲得的專用撥款數(shù)額能有所增加。但是沒人能給出許諾,。該系還預(yù)期在其他營運支出上總共需花75 000美元,，包括復(fù)印機和電話、會員費,、教師發(fā)展基金（出差——每位1 000關(guān)元）,、學(xué)生手冊、更換電腦等支出,。所有的實際收入或支出可以在圖表l中找到,。

與社會工作系主任的談話

你詢問道，“喬什,，去年批準(zhǔn)基數(shù)預(yù)算的時候,，你如何能夠讓副校長和院長通過這些數(shù)字的呢？”

喬什回答說：“我們不匯報我們的需要就行了,。我們不能反映自己的需要,，他們不允許我們這么做。所以我們在基數(shù)預(yù)算上列示教師,、行政人員和工作人員的工資,，而助教的薪酬只報4 7000美元——還不足我們需要的一半。余下還有大約13 000美元的預(yù)算,，我們報的是運營費用,。我們的運營費用差不多得花70 000到80 000美元?！?/span>

“但是,，”你說，“如果副校長看到每年得支付100 000美元左右的助教工資,，她怎么能做到堅持不上報這部分資金呢,？"

喬什回答道，“這是一個謎題,。我想她是希望問題消失,。重要的是，如果她堅持把所需的全部金額都包括在基數(shù)預(yù)算中,，那她就得找資金來增加我們的預(yù)算，她找不到的話，就得從其他系的預(yù)算中轉(zhuǎn)來資金：最終,，這部分資金確實來自其他系的預(yù)算,，不過是來自我們學(xué)院的其他系?！?/span>

喬什繼續(xù)說,，“不管怎么說，我們基數(shù)預(yù)算中余下的這13 000美元在運營預(yù)算欄中是隨機分配的（見圖表1）,。我們不能靠這些錢來運營,。該花的錢我們還是得花。理論上,，只有在資金足夠時才應(yīng)該雇助教,，但我們沒辦法，不然就無法開課,。盡管我有時希望看看,，如果停止開設(shè)這些課程的反應(yīng)如何，但我們不能那樣做,。這個春季,，我們有21門課程或?qū)嵺`學(xué)習(xí)課程是由兼職教師教授的，這些課程并非選修課,?！?/span>

“幾年前，有兩個因素對我們的赤字增長影響很大,。首先,，大約有30 000美元的助教費用，原本是由學(xué)校的繼續(xù)教育部門支付的,，后來,，由于預(yù)算削減，學(xué)校改變了政策這筆錢讓我們自己來付了,，而且沒有增加我們的基數(shù)預(yù)算另一個主要的因素是補助基金的干涸一一很多學(xué)科都出現(xiàn)了這一現(xiàn)象：

我們的教師仍繼續(xù)爭取專業(yè)撥款,。但獲得的專用撥款筆數(shù)不是很多，金額也不大,。以前每年能獲得60 000~80 000元的專用撥款,，我們可以依賴這筆錢補充物資的供應(yīng)，支付出差和助教獎學(xué)金費用〕有一筆很大的多年的專用撥款不再繼續(xù)供給,，這筆資金原本是向一位教師提供的經(jīng)費,。你知道的，學(xué)院今年還要支付這筆工資,。我不知道明年會發(fā)生什么,?！?/span>

“獲得專用撥款的教師，在支付課程包干費后,，其教學(xué)責(zé)任可以得到豁免,，這筆錢可用來支付助教工資、日常用品和出差費用等,。我們的預(yù)算人員將由專用撥款支付的工資額從工資欄中扣除,，并將這些金額轉(zhuǎn)入其他支出項欄目中。它將出現(xiàn)在試算表‘年初至今’一欄里,。因為按班級數(shù)計算的工資,。專職教師所得的遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于助教所得之?dāng)?shù)，課程包干費,，幫助我們支付超過助教工資的那些支出,。遺憾的是，我們不能依賴于各年度專用撥款,。學(xué)校鼓勵各個科系積極把握創(chuàng)造收入的機會,，但是由于大星的教學(xué)負(fù)擔(dān)和補助機構(gòu)的資金緊縮。我們不知道如何創(chuàng)造這種機會,?！?/span>

“我們花起錢來盡量小心翼翼，我們避免長途電話,，教師經(jīng)常自行購買所需辦公用品,。我們需要所有的助教，但我們無法支付他們很多的工資,。我們就是無法達(dá)到預(yù)算平衡,。即便是我們保持零運營支出（即：除薪水和工資之外，無其他支出）,，我們還是有赤字,！我不知道我們能做什么。我清楚我們做得很好一一項目的注冊人數(shù)很多,，本科生全都能找到工作,。本州對執(zhí)業(yè)社會工作者有需求。我們以通過要求的實踐學(xué)習(xí)為社區(qū)做了非常多的貢獻(xiàn),。所有教師工作都很努力,，他們都積極參與研究項目。一些還設(shè)法取得了專用撥款,。在過去的這一年里,，我們系通過補助形式獲得的間接資金達(dá)到大約102 000美元。這筆資金實際上直接進(jìn)了學(xué)校的賬戶,，沒到我們手上,?！?/span>

“我們可以削減出差費用，但出差是學(xué)術(shù)人員必需的一部分,。我們在各種會議上呈現(xiàn)我們的研究成果,，了解其他網(wǎng)行在做些什么，獲得關(guān)于教學(xué),、研究、申請基金的新觀點,。找們只給每位教師1 000美元的出差經(jīng)費,，但教師們會為我們帶來更多的補助其金?！薄敖處煴陡袎毫?。他們不理解為什么被看成大包袱，他們擔(dān)心社會工作系會被取消,。取消其中的一個項目沒有任何意義,。如果我們?nèi)∠究粕啵夜烙嫶蠹s能節(jié)省l3 000美元——歸屬于本科生班的運營成本,。同樣可以節(jié)省大約40％的助教工資和福利,。電話費和復(fù)印機費用大多是固定費用，無法節(jié)省,?？梢哉埥處熃又迷瓉淼碾娔X，再多用個一或兩年,。但最多也就能省這么多了,。我們沒有浪費資金。我們只有兩個非教學(xué)的行政助理,，他們要處理學(xué)生,、教師的需求，操辦本系專用撥款相關(guān)的事情來彌補預(yù)算需要,。他們很忙,。另外很重要的一點是．在本州其他一些學(xué)校也開設(shè)了社會工作專業(yè)的本科生和研究生班，所以我們的學(xué)生可以選擇其他學(xué)校的這些項目,。我估計到本預(yù)算年度末,，在運營預(yù)算這塊還得再花15 000美元：這將導(dǎo)致大約65 000美元的赤字。我希望你能找到一些方法幫助我們,?！?/span>

要求：按照韋勒院長的要求，你需要對這個系的財務(wù)狀況做出估計,，并將結(jié)果以一種令人信服的方式呈報給財務(wù)副校長,。請對你所做的一些假設(shè)進(jìn)行清晰的闡述院長想在下一次的預(yù)算會議上使用你的資料,。你披露的信息必須清晰，確保非財務(wù)人員也能理解,。以適當(dāng)?shù)男问教岢鼋ㄗh并呈報給他們,。考慮在當(dāng)前的預(yù)算系統(tǒng)條件下,，如果取消社會工作系,，與該系相關(guān)的支出將不發(fā)生，赤字也會消失,，你們學(xué)院的狀況將好起來,。但是，學(xué)校會因此而受益嗎,？你可以假定如果取消該系的一個本科生班,，學(xué)校可以解啟教師而不支付罰金,。你不需要考慮像設(shè)備的維護(hù)或折舊成本,。注意：在非營利組織中，使用“支出”來替代“費用”,。

1）社會工作系目前做出了怎樣的貢獻(xiàn),，既有財務(wù)方面的又有其他方面的嗎？

2）取消社會工作系對這所學(xué)校將會產(chǎn)生什么影響,？

3）取消社會工作系的學(xué)士班對這所學(xué)校將會產(chǎn)生什么影響,？

4）總的來說，問題出在哪,？為什么社會工作系在財務(wù)上看起來這么糟糕,？