一,、有關(guān)背景

　　信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電子資料能夠代替紙面資料,然而受過去文件規(guī)定以及習(xí)慣和觀念的束縛,，企業(yè)不得不將電子會(huì)計(jì)資料輸出為紙面文件,，造成紙張,、設(shè)備,、能源,、人力,、儲(chǔ)存空間的消耗,。據(jù)某大型國企反映,，該企業(yè)每年因會(huì)計(jì)資料打印所帶來的各種成本耗費(fèi)超過3,000萬元。由此估算全國企業(yè)的耗費(fèi)，保守的數(shù)字也達(dá)數(shù)億元,。平均計(jì)算,，我國企業(yè)每天因會(huì)計(jì)資料打印而發(fā)生的成本超過100萬元。

　　信息化的價(jià)值和目標(biāo)之一是取代手工作業(yè)和紙面文件,。如果沒有充分的理由,，僅僅因?yàn)闀?huì)計(jì)資料是電子形式而不予認(rèn)可，則信息化的優(yōu)勢(shì)就大打折扣,，也會(huì)挫傷企業(yè)開展會(huì)計(jì)信息化的積極性,，阻礙會(huì)計(jì)信息化的深入發(fā)展。而且,，會(huì)計(jì)資料的紙面要求,，會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致企業(yè)間交易擺脫不了紙面文件的傳遞，整個(gè)經(jīng)濟(jì)體系交易環(huán)節(jié)的信息化發(fā)展也受到制約,，從而阻礙社會(huì)產(chǎn)品和服務(wù)模式的創(chuàng)新,。

　　從政策制度層面認(rèn)可電子會(huì)計(jì)資料的有效性，免除企業(yè)對(duì)一定范圍內(nèi)會(huì)計(jì)資料的打印責(zé)任,，是建設(shè)社會(huì)主義生態(tài)文明,，促進(jìn)社會(huì)整體信息化水平進(jìn)一步提高的現(xiàn)實(shí)要求�,！镀髽I(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱工作規(guī)范)制定過程中,，企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)資料無紙化的呼聲十分強(qiáng)烈和急迫。為此,，工作規(guī)范第四十條,、第四十一條做了相應(yīng)規(guī)定。盡管內(nèi)容不多,，這兩條規(guī)定卻在政策層面實(shí)現(xiàn)了無紙化的破冰,，是工作規(guī)范的重要突破之一，對(duì)企業(yè)提高會(huì)計(jì)工作效率,，乃至對(duì)整個(gè)社會(huì)的信息化應(yīng)用的深入都將帶來深刻的影響,。

　　二、條文解讀

　　盡管無紙化是方向,，但從會(huì)計(jì)資料作為會(huì)計(jì)核算結(jié)果的證據(jù)和線索,，具有保存價(jià)值來講，會(huì)計(jì)資料無紙化也不是無條件的,。工作規(guī)范第四十條,、四十一條的規(guī)定有兩層含義：一是會(huì)計(jì)資料可以無紙化管理;二是只有在保證會(huì)計(jì)事項(xiàng)可追述、可證明的條件下,，才能對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無紙化管理,。

　　兩條規(guī)定的區(qū)別在于：第四十條是關(guān)于內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料,，而第四十一條是關(guān)于外部獲取會(huì)計(jì)資料。

　　(一)內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料

　　工作規(guī)范第四十條規(guī)定：

　　企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證,、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料,，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：

　　(一)所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù);

　　(二)由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成;

　　(三)可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出;

　　(四)企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制;

　　(五)企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度,，能有效防范自然災(zāi)害,、意外事故和人為破壞的影響;

　　(六)企業(yè)對(duì)電子和紙面會(huì)計(jì)資料建立了完善的索引體系。

　　1. 會(huì)計(jì)資料范圍

　　該條明確規(guī)定,，可以無紙化管理的內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料有會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料,。這里的會(huì)計(jì)憑證,，包括原始憑證和記賬憑證，會(huì)計(jì)賬簿包括總賬,、明細(xì)賬和日記賬,，而輔助性會(huì)計(jì)資料則含義寬泛，包括固定資產(chǎn)卡片,、項(xiàng)目輔助賬,、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會(huì)計(jì)資料。

　　2. 業(yè)務(wù)范圍

　　對(duì)第(一)項(xiàng)條件,，要注意準(zhǔn)確理解“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”,。這里的“重復(fù)發(fā)生”是指在一年內(nèi)反復(fù)發(fā)生。這里的“日�,！笔侵冈谄髽I(yè)的經(jīng)營循環(huán)中可以預(yù)期將會(huì)發(fā)生的事項(xiàng),。

　　例如：購銷業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)折舊,、貨幣資金收付,，這些業(yè)務(wù)比較明顯屬于重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)，相關(guān)的會(huì)計(jì)資料,，如憑證,、分類賬、日記賬,、固定資產(chǎn)卡片,、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，都屬于滿足該項(xiàng)條件的會(huì)計(jì)資料,。企業(yè)每月結(jié)賬,，相關(guān)記賬憑證同樣滿足這里的“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”條件。

　　利潤(rùn)分配一般是每年進(jìn)行一次,，每次的發(fā)生的內(nèi)容不完全相同,，也不能預(yù)期一定會(huì)發(fā)生,，因此不滿足該項(xiàng)條件。債務(wù)重組,、企業(yè)并購等事項(xiàng),，盡管有可能在一年內(nèi)重復(fù)發(fā)生，但這種重復(fù)并不是企業(yè)經(jīng)營循環(huán)中必然發(fā)生的事項(xiàng),，不可能預(yù)期,，因此也不符合該項(xiàng)條件。

　　做出該項(xiàng)規(guī)定的主要考慮是,，企業(yè)會(huì)計(jì)資料絕大多與重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)有關(guān),，這些資料實(shí)現(xiàn)無紙化，就能達(dá)到節(jié)省社會(huì)資源的主要目的,。而除此之外的業(yè)務(wù),，不僅數(shù)量少，而且一般來說風(fēng)險(xiǎn)大,、重要程度高,，在會(huì)計(jì)監(jiān)督中，相關(guān)資料被查閱的可能性大;同時(shí),，由于這類業(yè)務(wù)沒有固定規(guī)則,，一般不可能由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成，而是以人工處理為主,，因此應(yīng)當(dāng)留有紙面資料,，以便查證。

　　需要指出的是,，一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)同時(shí)涉及到多種會(huì)計(jì)資料,，則應(yīng)當(dāng)分別判斷各種會(huì)計(jì)資料是否滿足該項(xiàng)條件。例如,，債務(wù)重組是非日常業(yè)務(wù),，其原始憑證和記賬憑證中記載的內(nèi)容不屬于“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。但有關(guān)記賬憑證的內(nèi)容需要登記分類賬,，可能涉及到財(cái)務(wù)費(fèi)用總賬和明細(xì)賬,。財(cái)務(wù)費(fèi)用的發(fā)生對(duì)于分類賬來說，則應(yīng)當(dāng)屬于“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”,。

　　3.電子會(huì)計(jì)資料的“原生”性

　　第(二)項(xiàng)條件,，本意是指“原生”電子會(huì)計(jì)資料。所謂“原生”是與“從紙面轉(zhuǎn)換”相對(duì)應(yīng)的,。原生會(huì)計(jì)資料一般都與重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)相關(guān),。例如，對(duì)于電信企業(yè),，確認(rèn)話費(fèi)收入的分錄是由業(yè)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù),，會(huì)計(jì)軟件根據(jù)既定業(yè)務(wù)規(guī)則自動(dòng)生成的,，這種情況下的記賬憑證就是原生電子資料。

　　而如果一項(xiàng)原始憑證從紙面掃描為電子影像,，或者將手工填寫的記賬憑證(例如利潤(rùn)分配)輸入到會(huì)計(jì)軟件中,，這些電子資料就是“從紙面轉(zhuǎn)換”的，而不是由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成,。這些會(huì)計(jì)資料在歸檔前,，應(yīng)當(dāng)保留原紙面資料，至于歸檔可以采取的形式,，則屬于歸檔管理問題,，應(yīng)遵循工作規(guī)范第四十二條。

　　需要注意的是,，上述“從紙面轉(zhuǎn)換”是指直接轉(zhuǎn)換,，如果紙面會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料后，又經(jīng)過進(jìn)一步處理,，繼續(xù)轉(zhuǎn)換為其他資料，則其他資料應(yīng)當(dāng)視為“原生”而非“轉(zhuǎn)換”的,。例如,，一張紙面銷售單錄入到信息系統(tǒng)中，則這張銷售單屬于“轉(zhuǎn)換”的原始憑證,，但如果系統(tǒng)根據(jù)錄入的銷售數(shù)據(jù)自動(dòng)生成了記賬憑證,，則該記賬憑證就應(yīng)當(dāng)視為“原生”電子資料。

　　4. 可查詢性

　　第(三)項(xiàng)條件要求無紙化會(huì)計(jì)資料必須可供查詢輸出,。這里的輸出包括顯示和打印,。對(duì)于該項(xiàng)條件，要把握好“及時(shí)”以及“人類可讀”兩項(xiàng)要求,。

　　“及時(shí)”是指,，電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)處于“在線”狀態(tài)，打開終端設(shè)備就可以訪問到,，而不需要復(fù)雜的技術(shù)準(zhǔn)備過程,。例如，有的企業(yè)轉(zhuǎn)換會(huì)計(jì)軟件后,，由于原有軟件中的數(shù)據(jù)不能遷移到新軟件系統(tǒng)中,，就將原有軟件系統(tǒng)及相關(guān)服務(wù)器等保留在線運(yùn)行。這一做法符合及時(shí)性要求,。如果企業(yè)停止系統(tǒng)運(yùn)行,，將服務(wù)器關(guān)閉，脫離企業(yè)網(wǎng)絡(luò)并閑置,，這種情況下,，資料的查詢就需要重新上線,，而且不能確保原有系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，也就不符合及時(shí)性要求,。

　　“人類可讀”是相對(duì)于“計(jì)算機(jī)可讀”而言,，它包括兩層含義：一是資料要以人類可以理解的形式呈現(xiàn)，而不是一堆計(jì)算機(jī)代碼和純數(shù)據(jù),，也就是說不僅要有數(shù)據(jù),，還要有能對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行解析的應(yīng)用軟件。這里的應(yīng)用軟件一般就是會(huì)計(jì)軟件或者文檔處理軟件,。例如,，有的企業(yè)對(duì)于過去的會(huì)計(jì)資料只以刻錄光盤的形式留存了數(shù)據(jù)庫文件，而沒有保留相關(guān)的會(huì)計(jì)軟件,，那么這些會(huì)計(jì)資料將無法查詢并以正確形式呈現(xiàn),，這就不符合該項(xiàng)條件。二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當(dāng)符合會(huì)計(jì)領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式,，而不是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式,。

　　5. 防篡改機(jī)制

　　防止篡改是確保會(huì)計(jì)資料的證據(jù)和軌跡價(jià)值的基本要求。防篡改數(shù)據(jù)的機(jī)制是信息系統(tǒng)層面的問題,，它不僅涉及會(huì)計(jì)軟件功能,，還涉及諸如系統(tǒng)安全、職責(zé)分工和流程設(shè)計(jì)等問題,。但對(duì)企業(yè)而言,，首先是選用的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)遵循工作規(guī)范第二章要求。此外,，會(huì)計(jì)軟件本身在設(shè)計(jì)上應(yīng)當(dāng)有防篡改機(jī)制,，包括對(duì)數(shù)據(jù)庫的加密，對(duì)各類系統(tǒng)操作權(quán)限的分離控制等,。

　　由于會(huì)計(jì)軟件評(píng)審制度的取消,，對(duì)會(huì)計(jì)軟件的監(jiān)管一度比較薄弱，造成目前市面上的一些商品化會(huì)計(jì)軟件并不完全滿足上述要求,，例如,，有的會(huì)計(jì)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫沒有任何加密措施，完全開放,，任何具備一定知識(shí)的人員都可以繞過會(huì)計(jì)軟件直接對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行編輯修改,。有的會(huì)計(jì)軟件提供反結(jié)賬、反記賬,、反審核等各種逆向操作功能,，且沒有對(duì)操作內(nèi)容詳細(xì)日志記錄，這種情況下,，如果缺乏紙面資料制約,，企業(yè)就可以為所欲為,，失去了會(huì)計(jì)工作起碼的嚴(yán)肅性。

　　因此,，實(shí)施會(huì)計(jì)資料無紙化管理,，企業(yè)首先要對(duì)其會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行評(píng)估，只有滿足本項(xiàng)規(guī)定條件的才能進(jìn)行,。

　　6. 備份制度

　　第(五)項(xiàng)條件,，建立電子會(huì)計(jì)資料的備份制度，是保證會(huì)計(jì)資料安全的基本要求,。電子資料相對(duì)紙面資料有更多的滅失風(fēng)險(xiǎn)因素,。在會(huì)計(jì)資料打印輸出的情況下，紙面資料與電子資料實(shí)際形成相互備份關(guān)系,。而一旦不打印了,，則對(duì)于電子資料的備份要求就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)。

　　備份的方法手段很多,，包括異地?zé)醾浞�,、磁盤陣列、刻制光盤等,，主要是技術(shù)層面問題,，這里不做過多討論。

　　需要指出的是,，該項(xiàng)提出的“有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”,，對(duì)企業(yè)的要求是比較高的,。例如，要防止人為破壞,，需要建立對(duì)會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)設(shè)備的物理保護(hù)措施,，防止無關(guān)人員對(duì)設(shè)備的接觸。對(duì)于小微企業(yè)來說,，這些條件一般是達(dá)不到的,。小微企業(yè)要實(shí)行會(huì)計(jì)資料的無紙化管理，可以采用大型會(huì)計(jì)軟件廠商提供的會(huì)計(jì)軟件云服務(wù),，以滿足上述要求,。大型會(huì)計(jì)軟件廠商具有較強(qiáng)的實(shí)力和規(guī)模優(yōu)勢(shì)，一般具備完善的數(shù)據(jù)庫備份體系,。具備一定規(guī)模的會(huì)計(jì)代理記賬機(jī)構(gòu)也可能具備上述條件,。

　　7. 建立索引

　　建立會(huì)計(jì)資料索引體系，目的是保證會(huì)計(jì)資料的線索性和相互關(guān)聯(lián)性,。會(huì)計(jì)資料的量達(dá)到一定程度,，可檢索性就成為與安全性,、真實(shí)性同等重要的一個(gè)問題。無法檢索的資料,，和沒有資料沒什么區(qū)別,。所謂信息垃圾，就是這個(gè)意思,。

　　建立索引體系的要求,，有三層含義：一是每類會(huì)計(jì)資料要有系統(tǒng)的編碼措施，通過編碼形成各類會(huì)計(jì)資料間的交叉索引,，即通過一類資料可以向前向后追溯其他相關(guān)資料,，保證線索不斷。二是通過索引能夠找到會(huì)計(jì)資料,。對(duì)于紙面資料,，索引必須包含資料的物理空間位置信息。對(duì)于電子資料,，信息系統(tǒng)應(yīng)能通過索引(編碼)訪問到資料數(shù)據(jù),。三是對(duì)電子資料和紙面資料要建立統(tǒng)一的索引體系。盡管儲(chǔ)存方式不同,，電子資料和紙面資料內(nèi)在是有機(jī)聯(lián)系的整體,。在電子資料中，應(yīng)當(dāng)含有相關(guān)紙面資料的索引信息,，在紙面資料索引中,，也應(yīng)當(dāng)包含相關(guān)電子資料的索引信息，從而實(shí)現(xiàn)電子資料和紙面資料的互查,。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定會(huì)計(jì)資料索引體系的總體檢索規(guī)則,，明確哪些資料是紙面存儲(chǔ)，應(yīng)當(dāng)如何檢索,，哪些資料是電子存儲(chǔ),，應(yīng)當(dāng)通過信息系統(tǒng)的何種功能路徑訪問。

　　總之,，企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)資料無紙化不是隨意,、無條件的，要保證會(huì)計(jì)資料作為證據(jù)和軌跡的留存價(jià)值,，同時(shí)也需要在會(huì)計(jì)資料保管效率要求和查詢使用需求兩者之間找到平衡,。這就是工作規(guī)范做出上述規(guī)定的基本考慮。

　　(二)外部獲取會(huì)計(jì)資料

　　工作規(guī)范第四十一條規(guī)定：

　　企業(yè)獲得的需要外部單位或者個(gè)人證明的原始憑證和其他會(huì)計(jì)資料,，同時(shí)滿足下列條件的,，可以不輸出紙面資料：

　　(一)會(huì)計(jì)資料附有外部單位或者個(gè)人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名;

　　(二)電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認(rèn)證;

　　(三)滿足第四十條第(一)項(xiàng)、第(三)項(xiàng),、第(五)項(xiàng)和第(六)項(xiàng)規(guī)定的條件,。

　　1. 會(huì)計(jì)資料范圍

　　外部獲取會(huì)計(jì)資料是指所記載內(nèi)容需要企業(yè)外部人員或者機(jī)構(gòu)認(rèn)可的會(huì)計(jì)資料。這類資料的范圍比較廣,，主要是原始憑證,，如發(fā)票、銀行回單等,。此外,，還包括銀行對(duì)賬單、購銷合同等其他外部獲取資料,。需要注意的是,，外部獲取資料不等于外部制作的資料，一份會(huì)計(jì)資料由本企業(yè)制作,，但經(jīng)過了外部認(rèn)可,，也屬于這里所說的外部獲取會(huì)計(jì)資料。例如,，產(chǎn)品訂購單,，一般來說其格式和項(xiàng)目是由本企業(yè)設(shè)計(jì)，但如果需要客戶的簽章確認(rèn),，就屬于外部獲取會(huì)計(jì)資料,。

　　2. 電子簽名

　　外部人員或者機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)資料的確認(rèn)，在形式上體現(xiàn)為簽字或者蓋章,。對(duì)于電子資料來說,，也就是要有電子簽名。因此,，工作規(guī)范第四十一條大部分引用了第四十條規(guī)定,，與之不同的是加入了兩項(xiàng)關(guān)于電子簽名的條件。

　　(1)什么是電子簽名

　　根據(jù)我國《電子簽名法》第二條,，電子簽名“是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含,、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)”,。該法第十四條還規(guī)定,，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。

　　簡(jiǎn)單地理解,，電子簽名就是電子文件上的簽章,。由于其效力得到法律的確認(rèn)，電子簽名使需要相關(guān)方認(rèn)可的電子文件能夠代替紙面文件成為證據(jù)使用,。這正是外部獲取會(huì)計(jì)資料無紙化的法律依據(jù),。

　　事實(shí)上，電子簽名不僅可以達(dá)到紙面簽章的效果,，而且其可靠性是紙面簽章以及任何紙面防偽技術(shù)不可比的,。電子簽名技術(shù)能確保經(jīng)簽名的電子數(shù)據(jù)一旦被篡改即能被發(fā)現(xiàn),，從而保證電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。這也是第四十一條未引用第四十條第(四)項(xiàng)條件的原因,。

　　《電子簽名法》施行后,，電子簽名在國內(nèi)電子金融、電子政務(wù)和電子商務(wù)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用,。支持會(huì)計(jì)資料無紙化的成熟技術(shù)和市場(chǎng)環(huán)境已經(jīng)形成,。

　　電子商業(yè)匯票是人民銀行主導(dǎo)的一項(xiàng)電子簽名應(yīng)用。目前,，相當(dāng)一部分商業(yè)匯票從出票,、承兌、背書到兌付全程都已實(shí)現(xiàn)電子化,，整個(gè)匯票生命周期沒有任何紙質(zhì)文件生成,。截止2012年10月底，接入電子商業(yè)匯票系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)共有338家,，2009年10月28日至2012年10月31日,，電子商業(yè)匯票系統(tǒng)處理電子商業(yè)匯票業(yè)務(wù)總數(shù)為2,183,090筆，金額61,449.44億,。這充分說明了電子簽名技術(shù)的高可靠性,。同時(shí)，電子匯票的案例也說明,，目前在一些領(lǐng)域?qū)崉?wù)中,，紙面憑證已不復(fù)存在。

　　電子簽名在政務(wù)領(lǐng)域也有多項(xiàng)成功應(yīng)用,。例如,，北京、海南,、廣西,、甘肅等多地國家稅務(wù)局和地方稅務(wù)局將電子簽名用于無紙化稅務(wù)申報(bào)工作。這些地區(qū)企業(yè)向稅務(wù)局的納稅申報(bào)完全通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行,，不再報(bào)送紙面材料,。部分地方還將此項(xiàng)工作進(jìn)一步延伸，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上實(shí)時(shí)繳稅,。

　　在商務(wù)和其他社會(huì)應(yīng)用方面,，電子簽名也大顯身手，在很多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了無紙化,。聯(lián)想等一批公司將電子簽名應(yīng)用于銷售訂貨業(yè)務(wù)中,，實(shí)現(xiàn)銷售訂單管理無紙化。不少醫(yī)院利用電子簽名實(shí)現(xiàn)了病歷檔案管理的完全無紙化。一些保險(xiǎn)公司利用電子簽名,，通過移動(dòng)電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)保單銷售無紙化,，提高保單銷售處理的速度和銷量。

　　(2)工作規(guī)范對(duì)電子簽名的要求

　　工作規(guī)范第四十條第(一)項(xiàng)規(guī)定,，無紙化管理的外部獲取會(huì)計(jì)資料必須附有電子簽名,。這里要注意兩個(gè)要求：一是電子簽名應(yīng)當(dāng)是對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行認(rèn)可的外部個(gè)人或者機(jī)構(gòu)的，而不是企業(yè)自身的;二是電子簽名應(yīng)當(dāng)是“可靠的”,。

　　根據(jù)《電子簽名法》第十三條,，可靠的電子簽名必須同時(shí)符合以下條件：“(一)電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專有;(二)簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制;(三)簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn);(四)簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)”,。

　　工作規(guī)范第四十條第(二)項(xiàng)進(jìn)一步規(guī)定,，電子簽名應(yīng)當(dāng)經(jīng)第三方認(rèn)證。所謂第三方認(rèn)證,，是指用于電子簽名的數(shù)字證書(即《電子簽名法》中所說的“電子簽名制作數(shù)據(jù)”)由獨(dú)立于交易雙方的第三方中介機(jī)構(gòu)簽發(fā),，所生成的電子簽名真實(shí)性由該第三方進(jìn)行鑒定的機(jī)制。提出第三方認(rèn)證要求,，是為進(jìn)一步提高電子會(huì)計(jì)資料的公信力,。例如，目前銀行普遍開展電子銀行服務(wù),，客戶通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)出轉(zhuǎn)賬,、付款等各項(xiàng)指令，就附有電子簽名,。其中,，有的銀行使用的是第三方認(rèn)證，有的銀行是自己認(rèn)證,。對(duì)于自己認(rèn)證的情況,，如果銀行與客戶之間就某筆業(yè)務(wù)存在爭(zhēng)議，則銀行依據(jù)自己的認(rèn)證結(jié)論為自己提供證據(jù)就顯得公信力不足,。對(duì)于電子銀行業(yè)務(wù)來說,，如果采用第三方認(rèn)證，則銀行和客戶企業(yè)雙方所得到的交易憑據(jù)數(shù)據(jù)的公信力都能得到保證,。

　　工作規(guī)范要求電子簽名經(jīng)符合《電子簽名法》的第三方認(rèn)證,，也就是要由依據(jù)該法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)來提供證書發(fā)放和簽名鑒定等服務(wù)。根據(jù)《電子簽名法》,，電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)立由國務(wù)院信息產(chǎn)業(yè)主管部門審批,。公眾可以通過工信部網(wǎng)站查詢依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)名錄,。

　　工作規(guī)范第四十一條規(guī)定,，對(duì)銀行等具有廣泛客戶群體的企業(yè)來說，不僅可以提高自身工作效率，而且,，還為其改進(jìn)客戶服務(wù),，進(jìn)一步提高競(jìng)爭(zhēng)力提供了契機(jī)。例如,，銀行可以在電子回單中加入第三方認(rèn)證的電子簽名,，使客戶企業(yè)不再需要紙面回單，提高客戶企業(yè)會(huì)計(jì)工作效率,。

　　三,、相關(guān)問題

　　企業(yè)開展會(huì)計(jì)資料無紙化管理，還應(yīng)當(dāng)注意以下問題：

　　(一)會(huì)計(jì)監(jiān)督與無紙化

　　符合條件的企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無紙化管理,，意味著對(duì)企業(yè)開展會(huì)計(jì)監(jiān)督,，包括注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)和政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查，都不能要求企業(yè)提供全套紙面會(huì)計(jì)資料,。但是,，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督工作提供必要的幫助和支持，對(duì)于監(jiān)督人員需要查閱和輸出的電子資料,，包括需要作為證據(jù)帶走的電子會(huì)計(jì)資料,，企業(yè)仍應(yīng)當(dāng)根據(jù)要求查詢、打印,，必要時(shí)進(jìn)行簽章確認(rèn),。

　　(二)電子會(huì)計(jì)資料的格式

　　工作規(guī)范所稱的電子會(huì)計(jì)資料，并未限定其格式,。無論其是以數(shù)據(jù)庫,、XBRL等結(jié)構(gòu)化形式存在，還是以HTML,、PDF,、Excel、Word等非結(jié)構(gòu)化形式存在,，無論其由會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)管理,、還是由專門的檔案系統(tǒng)管理，只要符合工作規(guī)范規(guī)定的條件,，都可以不輸出紙面資料,。

　　例如，一張自動(dòng)生成的記賬憑證,，最初以數(shù)據(jù)庫形式存放于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,，后來按照企業(yè)檔案管理統(tǒng)一要求轉(zhuǎn)換為PDF文件存放于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中并能通過該系統(tǒng)隨時(shí)查詢的打印，則可以視為滿足第四十條第(三)項(xiàng)規(guī)定的條件,。

　　(三)與會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的銜接

　　應(yīng)當(dāng)指出的是,，會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)檔案是不同的概念,。會(huì)計(jì)資料的范圍比會(huì)計(jì)檔案更廣，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)資料,，但不是所有會(huì)計(jì)資料都是會(huì)計(jì)檔案,，只有具有長(zhǎng)期保存價(jià)值并歸檔保存的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案。工作規(guī)范第四十條,、第四十一條規(guī)定的是會(huì)計(jì)資料無紙化條件,，而對(duì)于哪些會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案，何時(shí)歸檔,，歸檔應(yīng)當(dāng)采取何種形式,，則應(yīng)當(dāng)按照工作規(guī)范第四十二條，“遵循國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定”,。

　　這里的“會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定”,，是指財(cái)政部和國家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。目前,，該辦法正在修訂中,，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的電子化管理問題，將采取與工作規(guī)范一致的原則,。按照現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定,，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后,，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,，一年之后再歸檔。因此,，企業(yè)對(duì)于電子會(huì)計(jì)資料歸檔管理的時(shí)點(diǎn)問題,，可暫按上述規(guī)定執(zhí)行，歸檔前,，電子會(huì)計(jì)資料的管理遵循工作規(guī)范的規(guī)定,。

　　財(cái)政部

　　2013年12月23日