賬務(wù)處理軟件系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)的核心模塊,，商品化的賬務(wù)系統(tǒng)通常由以下部分組成：系統(tǒng)初始化、記賬憑證輸入,、記賬結(jié)賬,、賬簿處理、報(bào)表處理等幾個(gè)部分,。要使賬務(wù)處理軟件能夠正常運(yùn)行,，必須首先完成系統(tǒng)的初始化,，也就是建賬。

    賬務(wù)處理軟件建賬是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設(shè)置,。在建賬之前,，會(huì)計(jì)科目還沒(méi)有設(shè)立，前期各科目的余額和發(fā)生額也無(wú)法輸入,，所以建賬是賬務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟,。系統(tǒng)軟件的初始化也是帳務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過(guò)程中設(shè)定的會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建帳后即無(wú)法修改,，系統(tǒng)初始化的質(zhì)量對(duì)帳務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響,，所以系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置也是非常重要的,。實(shí)際工作中，有不少會(huì)計(jì)軟件用戶因?yàn)槌跏蓟�的不恰�?dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量,。目前出版的有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的書(shū)籍大多數(shù)只介紹會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)的程序語(yǔ)言、程序結(jié)構(gòu)及編寫(xiě)原理等,，對(duì)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)初始化很少涉及,。本文從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設(shè)置,、數(shù)據(jù)裝入,、環(huán)境設(shè)定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y(tǒng)初始化。

    一,、數(shù)據(jù)收集

    系統(tǒng)初始化需要收集手工賬中的會(huì)計(jì)科目和各科目的余額,，如從年度中間開(kāi)始建賬還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余額,。所以需預(yù)先從手工賬中整理出各級(jí)科目的名稱,、層次、余額,、發(fā)生額,。在此要注意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額,，避免遺漏,，以保證初始化時(shí)輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、順利,。

    二,、編碼設(shè)置

    賬務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼，在此主要介紹科目代碼的設(shè)置,。建賬時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入賬務(wù)系統(tǒng),，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外,，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼,。會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制,，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼,，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目,。如第一段表示總賬科目,，第二段表示二級(jí)明細(xì)科目，第三段表示三級(jí)明細(xì)科目,。在設(shè)定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題：

    （一）系統(tǒng)性

    財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總帳科目及少量二級(jí)科目的名稱和科目編碼,。在設(shè)定總帳科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門(mén)制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外,，可按上級(jí)主管部門(mén)和本單位的管理要求設(shè)定,，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。

    （二）一義性

    要保證每一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目,，既不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會(huì)計(jì)科目,，但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級(jí)科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會(huì)計(jì)科目,。

    （三）簡(jiǎn)潔性

    在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的的前提下,，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好,，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度,。

    （四）可擴(kuò)展性

    會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定,，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬實(shí)現(xiàn),，而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料,。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求,�,？傎~科目編碼長(zhǎng)度由所選會(huì)計(jì)制度來(lái)決定通常為3～4位，而確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的,，以二級(jí)明細(xì)科目為例,，總賬科目為其上級(jí)科目,，銀行存款,、應(yīng)收賬款、銷售收入,、管理費(fèi)用等總賬科目都有二級(jí)明細(xì)科目,，銀行存款通常以開(kāi)戶銀行及賬號(hào)為明細(xì)科目，少則二三個(gè),，多則二三十個(gè),，銷售收入、管理費(fèi)用等科目下設(shè)的二級(jí)明細(xì)科目一般都不會(huì)超過(guò)九十九個(gè),，兩位長(zhǎng)的代碼應(yīng)能滿足以后添加同級(jí)科目的需求,，而應(yīng)收賬款等往來(lái)科目通常以客戶或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大,，少則幾十個(gè),，多則成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿足要求,，要增至三位甚至更長(zhǎng),，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他總賬科目下的二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼,。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí),，其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響，與簡(jiǎn)潔性相矛盾,。為了解決這一矛盾,，可將明細(xì)科目先分類,，按分類設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目,，如應(yīng)收賬款總賬科目下先按客戶所屬地區(qū)分類,，設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目，然后再按客戶名設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目,。更理想的解決方案是應(yīng)用往來(lái)客戶輔助核算,，目前的商品化會(huì)計(jì)軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項(xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立,，自成體系,，項(xiàng)目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)科目如前述應(yīng)收賬款等往來(lái)科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設(shè)定,，與科目代碼的位數(shù)無(wú)關(guān),，非常便于擴(kuò)充,。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設(shè)置之后,，還要設(shè)置輔助項(xiàng)目代碼及名稱,。如果單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣,，在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去,。會(huì)計(jì)軟件中提供了復(fù)幣核算的功能，在系統(tǒng)初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統(tǒng),，這些資料包括：外幣代碼,、外幣名稱、與本位幣的匯率等,。

    三,、數(shù)據(jù)輸入

    完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng),。帳務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可,，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用,，除需要輸入啟用月份余額外,，還必須輸入年初余額和一月到啟用帳務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù),，如不輸入累計(jì)發(fā)生額,，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額,，系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù),。在實(shí)際操作中大部分會(huì)計(jì)軟件都提供了簡(jiǎn)化操作的方法，即只需輸入最底層明細(xì)科目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額,，期初余額和各上級(jí)科目的年初余額,、累計(jì)發(fā)生額、期初余額則由計(jì)算機(jī)自動(dòng)匯總,。如果設(shè)立了輔助核算項(xiàng)目,，各輔助核算項(xiàng)目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額也需在初始化時(shí)輸入。余額輸入完成后,，計(jì)算機(jī)能檢測(cè)余額是否平衡,。在確認(rèn)各項(xiàng)余額輸入無(wú)誤后，即可結(jié)束建帳,，固化余額,，避免以后對(duì)初始余額的錯(cuò)誤修改。

    四、記賬憑證類型最好只設(shè)一種通用格式

    查賬是會(huì)計(jì)人員日常工作的一個(gè)重要部分,，在手工操作時(shí)用分類記賬憑證來(lái)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),，分別裝訂整理記帳憑證，以便于憑證的管理和方便查賬,。會(huì)計(jì)人員可以按常見(jiàn)分類方法分為收款憑證,、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可根據(jù)單位的實(shí)際情況設(shè)定憑證類型,。應(yīng)當(dāng)指出的是，記帳憑證分類不是一個(gè)必選項(xiàng)目,，可以只用一種通用記賬憑證格式,，即轉(zhuǎn)帳憑證。事實(shí)上,，電算化后,，查賬完全能通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)快速實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)的最顯著的特點(diǎn)就是速度快,，恰好彌補(bǔ)了手工查賬的缺陷,。再者，設(shè)置了憑證類型,，增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目,，會(huì)影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨(dú)立編號(hào),，憑證整理保管更為煩瑣,。會(huì)計(jì)軟件提供記賬憑證類型設(shè)置功能更多的是為了適應(yīng)會(huì)計(jì)人員手工記賬時(shí)的習(xí)慣。所以,，電算化后,，無(wú)須理會(huì)記賬憑證類型設(shè)置項(xiàng)。

    五,、初始化工作應(yīng)注意的其他問(wèn)題

    完成以上操作后,，即可進(jìn)入日常的賬務(wù)處理，如輸入,、修改,、審核、打印記帳憑證,、查賬,、打印輸入賬簿等工作。但系統(tǒng)初始化時(shí)還應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

    （一）新增操作員要注意自行輸入密碼

    系統(tǒng)會(huì)預(yù)設(shè)一個(gè)操作員,，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類,，這也是系統(tǒng)中權(quán)限最高的系統(tǒng)管理員，正式啟用系統(tǒng)時(shí)應(yīng)將該用戶名更改為系統(tǒng)管理員，并加上密碼,。如需要上機(jī)操作的會(huì)計(jì)不只一個(gè),，則應(yīng)增加操作員，并為每個(gè)用戶確定相應(yīng)的權(quán)限,，新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入,，以便分清責(zé)任。

    （二）要注意充分利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證功能

    自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置雖不是一個(gè)必選項(xiàng),，但利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能無(wú)疑能提供極大的便利,。在單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，常有固定對(duì)應(yīng)關(guān)系的記賬憑證,，且其數(shù)據(jù)來(lái)源于已輸入系統(tǒng)的記賬憑證,。如每月均需結(jié)轉(zhuǎn)的損益類科目，在月末所有收入,、成本費(fèi)用憑證輸入,、登記入賬后，須匯總結(jié)轉(zhuǎn)至類似本年利潤(rùn)一類的科目,，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉(zhuǎn)賬憑證,。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置，包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目,，以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)（余額,、發(fā)生額），注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個(gè),，但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個(gè),。

    （三）設(shè)置報(bào)表時(shí)應(yīng)注意根據(jù)用戶手冊(cè)中公式的格式正確設(shè)置取數(shù)公式

    會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用會(huì)計(jì)報(bào)表,，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外,，單位一定還需要其他報(bào)表，這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的,，需要用戶自已完成設(shè)置,。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭,、表體,、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在,。表體中有兩類數(shù)據(jù),，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù),。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式從賬簿,、其他報(bào)表中取來(lái),，隨賬簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。取數(shù)公式的格式在不同公司的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品各不相同,，必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊(cè),。　　

    總之,，賬務(wù)軟件系統(tǒng)初始化是一項(xiàng)很重要的工作,，對(duì)計(jì)算機(jī)操作不夠熟練的會(huì)計(jì)人員在系統(tǒng)初始化時(shí)尤其應(yīng)當(dāng)注意以上問(wèn)題，把握初始化的關(guān)鍵,，高質(zhì)量地做好初始化工作,，這樣才能最大限度地發(fā)揮賬務(wù)處理軟件的作用。