反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài),。它是記賬的逆操作,，也是計算機會計系統(tǒng)獨有的一個概念,。反記賬在下述三種情況下有著無可替代的作用,。

　　大量的錯誤憑證被登記入賬。這種情況在計算機會計系統(tǒng)投入使用初期淵尤其在試運行期間冤非常容易發(fā)生,。如果沒有反記賬功能,，則只能編制大量的錯賬更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致賬簿中存在大量的冗余信息,，影響會計信息的使用。從審計的角度來看,，當(dāng)審計人員查到一筆又一筆錯賬時,，這些錯賬也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正，但仍會使審計人員對錯誤產(chǎn)生麻痹思想,，影響審計工作效率,。如果有反記賬功能就可以先取消記賬,，把錯誤憑證全部更正后再重新記賬,，賬簿中的冗余信息就可以大大減少，賬簿信息就會簡潔明了,，便于利用,。

　　賬證不符。在計算機會計信息系統(tǒng)中,，記賬實質(zhì)上是將記賬憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫中,，而且正式過賬前要先對記賬憑證進(jìn)行平衡校驗,，以保證其正確性，所以賬證一般是相符的,。但是當(dāng)計算機會計系統(tǒng)遭受計算機病毒的侵襲,，或者存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動計算機會計軟件的情況下被人為非法篡改時,，就完全可能導(dǎo)致賬證不符,。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤,，或者賬簿,、憑證都有錯誤,，都無法像手工會計那樣采用劃線更正法,、補充登記法或紅字沖銷法來更正,，最好的辦法就是反記賬,。如果憑證數(shù)據(jù)正確,，僅僅是賬簿記錄有誤,，取消錯誤的賬簿記錄后將正確的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入即可,；如果是憑證有誤,，則不管賬簿記錄是否正確,，均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù),，再對錯誤憑證一一進(jìn)行更正，審核無誤后重新登記入賬,。

　　記賬過程意外中斷。在手工會計中,，記賬人員只需接下去登記就可以了,。但在計算機會計系統(tǒng)中,，記賬是由計算機自動進(jìn)行的，當(dāng)意外斷電,、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過程意外中斷時,，財會人員無法了解計算機到底已經(jīng)登記了多少張憑證，因而也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后繼續(xù)登賬,。也許從理論上說,，精通計算機和會計軟件的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法獲知記賬過程中斷時已登記的憑證數(shù)，但對普通的會計人員來說,，這是不現(xiàn)實的,。況且即使獲知記賬過程意外中斷時已登記的憑證數(shù)，會計軟件也不允許接著記賬,，惟一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。

　　可以采用如下兩種方法進(jìn)行反證賬：

　　在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄,。記賬時,，將記賬范圍內(nèi)的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中，但不刪除未記賬憑證文件中的相應(yīng)記錄,，只是作已記賬標(biāo)識，使其在編輯,、查詢未記賬憑證時能自動被過濾掉,，同時每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標(biāo)識。這樣反記賬時既可以直接按憑證日期,、編號等指定范圍，也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標(biāo)識恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài),。反記賬的實現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉(zhuǎn)移到未記賬憑證文件中,，而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關(guān)記錄，同時去掉未記賬憑證文件中相應(yīng)記錄的已記賬標(biāo)識和截止標(biāo)識,。在這種方式下,，雖然未記賬憑證文件的記錄增加了硬盤占用空間,，但省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時間和備份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比,，這種方法效率更高,，占用空間更少,，使用起來更靈活方便。

　　將未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件合而為一,，只設(shè)置一個記賬憑證文件,。這個記賬憑證文件用于存放全部未記賬憑證和已記賬憑證,，其結(jié)構(gòu)包括上述未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件中的所有字段,，即除了未記賬憑證填制時涉及的各個字段外，還要加上已記賬標(biāo)識,、記賬人姓名等,。同第一種方法一樣，為了能恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài),，還要加上一個截止標(biāo)識字段,，以記錄每次記賬的范圍,。當(dāng)需要增加,、編輯或查詢未記賬憑證時,，就將打上已記賬標(biāo)識的記錄過濾掉；當(dāng)需要進(jìn)行賬簿查詢或打印時,，就把沒有已記賬標(biāo)識的記錄過濾掉,。每次記賬時，在記賬范圍內(nèi)的憑證記錄中加上已記賬標(biāo)識和記賬人姓名,，并將記賬范圍內(nèi)的最末一條記錄打上截止標(biāo)識就可以了,。這種方法下反記賬的實現(xiàn)更加簡單，只要將反記賬范圍內(nèi)記錄中的已記賬標(biāo)識,、記賬人姓名以及截止標(biāo)識去掉即可。