一、在Excel中巧寫(xiě)月份

　　月度報(bào)表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值,。筆者在工作中利用函數(shù)自動(dòng)填寫(xiě)月份,，感覺(jué)十分方便,。

　　筆者使用Excel制作的一個(gè)報(bào)表（模板）標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表".這個(gè)表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以,，筆者采用以下兩個(gè)步驟輸入標(biāo)題：��

　　1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并,；��

　　2.在合并的單元格中輸入：="煙臺(tái)市農(nóng)機(jī)局"&MONTH（NOW（））&"月份在職職工工資表".

　　這樣，每月編寫(xiě)（修改）打印工資表時(shí),，函數(shù)MONTH（）和函數(shù)NOW（）便自動(dòng)將機(jī)內(nèi)的月份數(shù)返回并寫(xiě)入標(biāo)題中,。��

　　另一個(gè)報(bào)表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表".與第一個(gè)工資表不同的是，此表編報(bào),、匯 總并打印的是上一個(gè)月的收入／支出情況,，所以不能直接套用工資表中對(duì)兩個(gè)函數(shù)的應(yīng)用。

　　筆者采用下述方法解決了這一問(wèn)題,，即在合并后的單元格中輸入：=IF（MONTH（NOW（））=1,，12，MONTH（NOW（））－1）&"月份收入支出情況".這樣,，當(dāng)1月份編報(bào)此表時(shí),，標(biāo)題中自動(dòng)顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報(bào)報(bào)表時(shí),，標(biāo)題中自動(dòng)顯示上月的月份數(shù)值,，例如2月份編報(bào)的報(bào)表標(biāo)題是"1月份收入／支出情況表".��

　　二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法

　　圖表可以用來(lái)表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對(duì)關(guān)系,，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的 多少關(guān)系,；用折線(xiàn)圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系,。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類(lèi)型的圖表,，下面以柱形圖、折線(xiàn)圖,、餅圖三種類(lèi)型為例,，分別介紹其制作方法。��

　　1,、柱形圖

　�,。�1）點(diǎn)擊"開(kāi)始→程序→Microsoft Excel"，進(jìn)入Excel工作界面,，先制作統(tǒng)計(jì)表格,，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。��

　�,。�2）單擊"插入"工具欄中的"圖表",，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類(lèi)型對(duì)話(huà)框，選擇圖表類(lèi)型為柱形圖,，單擊"下一步".��

　�,。�3）進(jìn)入圖表向?qū)У诙�步驟——圖表數(shù)據(jù)源,，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊"下一步".��

　�,。�4）進(jìn)入圖表向?qū)У谌�步驟——圖表選項(xiàng),，此時(shí)有一組選項(xiàng)標(biāo)簽，用來(lái)確定生成的圖表中需要顯示的信息（如圖表標(biāo)題,、軸標(biāo)題,、網(wǎng)格線(xiàn)等，可根據(jù)個(gè)人生成圖表的需要選擇）,。��

　�,。�5）通常直接單擊"下一步"進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E——圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下,，程序會(huì)將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中,。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開(kāi)，選擇新工作表項(xiàng),，在圖表1位置輸入新表單的名稱(chēng)（本例使用默認(rèn)狀態(tài)）,。��

　　（6）如果以上各步驟的操作發(fā)生錯(cuò)誤,，可按"上一步"按鈕返回重新選擇,，完成圖表向?qū)У?步驟操作后，如沒(méi)有錯(cuò)誤,，單擊"完成"按鈕,，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖,。

　　2,、折線(xiàn)圖

　　在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域,，顯示命令列表,，從中選擇圖表類(lèi)型選項(xiàng)，顯示圖表類(lèi)型對(duì)話(huà)框,，從對(duì)話(huà)框中選擇折線(xiàn)圖,，單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢(shì)的折線(xiàn)圖。��

　　3,、餅圖��

　　同折線(xiàn)圖的生成步驟基本一樣,，只要從"圖表類(lèi)型"對(duì)話(huà)框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕,，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖,。��

　　說(shuō)明：在圖表的制作過(guò)程中、制作完成后均有很多種修飾項(xiàng)目,，可根據(jù)自己的愛(ài)好和需要,，按照提示，選擇滿(mǎn)意的背景、色彩,、子圖表,、字體等修飾圖表。��

　　三,、在Excel中對(duì)特殊文字進(jìn)行處理的方法

　　你也許從不用Excel來(lái)完成短篇文章或報(bào)告（其實(shí)Excel也能做得很出色）,，但在Excel工作表中必然會(huì)遇到一些文字處理過(guò)程，因此,，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng),，將是一件重要的工作。

　　除了常規(guī)的文字字體,、字號(hào),、字型、顏色,，下劃線(xiàn),、對(duì)齊的編輯處理外，還要注意以下幾項(xiàng)：��

　　1,、自動(dòng)換行

　　當(dāng)一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過(guò)所設(shè)定的列寬時(shí),，可以要求自動(dòng)換行（行高隨之改變）。步驟：

　�,。�1）選中欲設(shè)定自動(dòng)換行的單元格或范圍,；��

　　（2）選中格式菜單單元格命令,；��

　�,。�3）在［單元格格式］對(duì)話(huà)框中選中［對(duì)齊］標(biāo)簽；��

　�,。�4）確認(rèn)［自動(dòng)換行］復(fù)進(jìn)框并確定,。��

　　2、強(qiáng)行換行

　　同一單元格內(nèi),，有些長(zhǎng)數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強(qiáng)行換行才能對(duì)齊,。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時(shí)按下Alt+Enter鍵（使用強(qiáng)行換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)同時(shí)選擇自動(dòng)換行功能）,。��

　　3,、文字旋轉(zhuǎn)��

　　工作表中有時(shí)需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在［單元格格式］對(duì)話(huà)框中選擇［對(duì)齊］標(biāo)簽,，再在［方向］框中選中所要的格式,。��

　　4、文本類(lèi)型的數(shù)字輸入

　　證件號(hào)碼,、電話(huà)號(hào)碼,、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入,。常用兩種方法：一是在輸入第一個(gè)字符前，鍵入單引號(hào)"",；二是先鍵入等號(hào)"=",，并在數(shù)字前后加上雙引號(hào)""".請(qǐng)參考以下例子：��

　　鍵入027，單元格中顯示027,；��

　　鍵入="001",，單元格申顯示001；��

　　鍵入="""3501""",，單元格中顯示"3501".（前后加上三個(gè)雙撇號(hào)是為了在單元格中顯示一對(duì)雙引號(hào)）,；�ァ℃I入="930""，單元格中顯示930",；��

　　5,、上下標(biāo)的輸入

　　在單元格內(nèi)輸入如103類(lèi)的帶上標(biāo)（下標(biāo)）的字符的步驟：��

　　（1）按文本方式輸入數(shù)字（包括上下標(biāo)）,，如103鍵入103,；��

　　（2）用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)（下標(biāo)）的字符,，上例中應(yīng)選定3,；��

　　（3）選中格式菜單單元格命令,，產(chǎn)生［單元格格式］對(duì)話(huà)框,；��

　　（4）在［字體］標(biāo)簽中選中上標(biāo)（下標(biāo)）復(fù)選框,，再確定,。

　　四、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方法

　　1,、克隆Excel表格��

　　在實(shí)際工作中應(yīng)用的表格數(shù)據(jù)具有不同的特點(diǎn),，比如：一個(gè)表格的某一列數(shù)據(jù)與另一表格的數(shù)據(jù)相同,；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)相同,；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)呈等差（1、3,、5,、7、9）等特點(diǎn),；這數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)然可以直接輸入,，但如果使用克隆功能可以大大提高數(shù)據(jù)輸入效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。��

　　2,、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方式

　　數(shù)據(jù)的克隆可以在表格單元縱橫兩個(gè)方向上進(jìn)行,，在橫的方向上,，可以向右克隆，即用最左邊的單元內(nèi)容向右復(fù)制,；也可以向左克隆,，即用最右的單元內(nèi)容向左復(fù)制。在縱的方向上,，可以向下克隆,，即用最上面的單元內(nèi)容向下復(fù)制；可以向上克隆,，即用最下面的單元內(nèi)容向上復(fù)制,。��

　　其克隆方式有四種：

　　（1）相同數(shù)據(jù)的克隆��

　�,。�2）有特點(diǎn)數(shù)據(jù)的克隆��

　�,。�3）自定義序列的克隆��

　　（4）工作表間的克隆��

　　3,、“克隆”Excel表格數(shù)據(jù)的操作過(guò)程

　�,。�1）相同數(shù)據(jù)的克隆�ナ紫却_定克隆數(shù)據(jù)的范圍；其次打開(kāi)頂行菜單的編輯項(xiàng),，點(diǎn)擊“填充”→選擇克隆的方向,。

　　（2）序列數(shù)據(jù)的克隆�ピ谕�列不同行輸入連續(xù)的數(shù)據(jù)或等比,、等差數(shù)據(jù),。首先確定克隆的范圍輸入第一數(shù)據(jù)，其次打開(kāi)頂行菜單編輯項(xiàng)→填充→序列,；在圖2中選擇適合目標(biāo)的選項(xiàng),。

　　（3）自定義序列的克隆��Excel已定義了部分序列,，但是實(shí)際工作中需要序列可能不存在,，比如上級(jí)單位下屬單位名稱(chēng)，這時(shí)需要自定義序列,。�プ远�義序列的操作步驟：首先打開(kāi)頂行菜單工具項(xiàng),，選項(xiàng)→自定義序列→在右邊的文本框中輸入定義的序列。��

　�,。�4）工作表間的克隆�ト绻�把當(dāng)前工作表的內(nèi)容復(fù)制到其他工作表中,，操作步驟如下：首先確定同組工作表，按住“Ctrl”鍵同時(shí)點(diǎn)擊其他工作表,，這樣就建立了同組坐標(biāo),；其次打開(kāi)頂行菜單編輯項(xiàng)，填充→至同組工作表→有全部,、內(nèi)容,、格式三個(gè)選項(xiàng),，可任意選取。

　　五,、有效性檢查的設(shè)置

　　Excel 2000可以對(duì)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)類(lèi)型進(jìn)行限制（例如,，只能輸入整數(shù)、小數(shù)或時(shí)間等）,，并能核對(duì)輸入單元格的數(shù)據(jù)定義域,，否則可以拒絕輸入或提出警告，這一功能稱(chēng)之為“有效性檢查”,。

　　以小數(shù)（其它數(shù)據(jù)基本類(lèi)似）的有效性檢查為例,，其設(shè)置方法是：��

　　1.選中單元格或單元格區(qū)域。

　　2.單擊“數(shù)據(jù)�鲇行�性”選單,，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框,。

　　3.打開(kāi)“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“允許”下拉列表，選中允許輸入的數(shù)據(jù)類(lèi)型,，本例應(yīng)選中“小數(shù)”,。

　　4.在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的數(shù)據(jù)范圍邏輯，如介于,、小于,、大于或等于等，然后指定數(shù)據(jù)的上下限,。如果你選擇的數(shù)據(jù)范圍邏輯為“介于”,，就可以在“最小值”和“最大值”選項(xiàng)中輸入具體數(shù)值，還可以為它指定單元格引用或公式,。

　　5.如果允許數(shù)據(jù)單元格為空,，則應(yīng)選中“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“忽略空值”選項(xiàng)，反之則應(yīng)將該選項(xiàng)清除,。

　　有效性檢查設(shè)置結(jié)束后,，一旦輸入有效范圍以外的數(shù)據(jù)，回車(chē)后,，Excel 2000就會(huì)彈出“輸入值非法”對(duì)話(huà)框,，單擊“重試”按鈕，可修改已輸入的數(shù)據(jù),，單擊“取消”按鈕,，可清除已輸入的數(shù)據(jù)。

　　如果想取消對(duì)單元格或單元格區(qū)域的有效性檢查,，只須按以上步驟打開(kāi)“設(shè)置”選項(xiàng)卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可,。

　　六,、對(duì)輸入提示的有效性檢查

　　用戶(hù)對(duì)單元格的作用認(rèn)識(shí)不清,，是導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的常見(jiàn)原因。針對(duì)這種情況,，Excel 2000可在用戶(hù)選中單元格時(shí)給予提示,，從而減少輸入錯(cuò)誤的發(fā)生率。

　　輸入提示的設(shè)置方法是：

　　1.選中需要顯示輸入提示的單元格或單元格區(qū)域,。

　　2.單擊“數(shù)據(jù)�鲇行�性”選單,，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框中的“輸入信息”選項(xiàng)卡。

　　3.選中“輸入信息”選項(xiàng)卡中的“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”選項(xiàng),，在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入提示的標(biāo)題（可選）,，再在“輸入信息”框內(nèi)輸入提示的詳細(xì)內(nèi)容。

　　4.完成后,，單擊“確定”按鈕,。�ゴ撕螅�只要選中具有輸入提示的單元格或單元格區(qū)域,，Excel就會(huì)自動(dòng)彈出“這是文本單元格,，不能輸入數(shù)值！”提示框,，對(duì)用戶(hù)的操作進(jìn)行指導(dǎo),。

　　如果想取消單元格或單元格區(qū)域的輸入提示，只須按以上步驟打開(kāi)“輸入信息”選項(xiàng)卡,，單擊其中的“全部清除”按鈕即可,。

　　七、用“有效性檢查”設(shè)置出錯(cuò)警告

　　數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤幾乎是不可避免的,，有效性檢查僅能查出輸入的數(shù)據(jù)是否有問(wèn)題,，但不能給出糾正的方法。對(duì)此,，可以在進(jìn)行有效性檢查的同時(shí)設(shè)置出錯(cuò)警告,，在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤發(fā)生時(shí)提示用戶(hù)如何操作。

　　出錯(cuò)警告的設(shè)置方法是：��

　　1.選中需要顯示錄入出錯(cuò)警告的單元格或單元格區(qū)域,。

　　2.單擊“數(shù)據(jù)�鲇行�性”選單,，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框中的“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡。

　　3.選中“輸入信息”選項(xiàng)卡中的“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”選項(xiàng),，在“樣式”下拉列表中選擇“終止”,、“警告”和“信息”三種警告方式之一。

　　4.在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入警告的標(biāo)題（可選）,，再在“出錯(cuò)信息”框內(nèi)輸入發(fā)生錯(cuò)誤的原因及糾正的方法,。完成后，單擊“確定”按鈕,。

　　此后,，只要在具有出錯(cuò)警告的區(qū)域內(nèi)輸入了錯(cuò)誤數(shù)據(jù),，Excel就會(huì)按你設(shè)定的方式對(duì)用戶(hù)進(jìn)行警告。

　　取消出錯(cuò)警告的方法與上述方法類(lèi)似,，也是先選中設(shè)置了出錯(cuò)警告的單元格或單元格區(qū)域,，打開(kāi)“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡后，單擊“全部清除”按鈕即可,。

　　八,、用“有效性檢查”自動(dòng)選擇輸入法

　　在Excel數(shù)據(jù)錄入時(shí)，切換輸入法會(huì)大大影響錄入速度,，為此,，Excel 2000可以根據(jù)要輸入的內(nèi)容自動(dòng)切換輸入法。設(shè)置方法是：

　　1.選中需要使用某種輸入法的單元格或單元格區(qū)域,，再將該輸入法激活,。

　　2.單擊“數(shù)據(jù)�鲇行�性”選單，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框中的“輸入法模式”選項(xiàng)卡,。

　　3.在“輸入法模式”選項(xiàng)卡的“樣式”下拉列表中選擇“打開(kāi)”選項(xiàng),，最后，單擊“確定”按鈕,。

　　此后,，只要選中已設(shè)置輸入法的單元格，無(wú)論當(dāng)前使用的是哪種輸入法,，你需要的輸入法都會(huì)自動(dòng)激活,，用起來(lái)非常方便。

　　九,、一次打印多個(gè)工作簿的技巧

　　有時(shí)需要打印的工作表不在一個(gè)工作簿中,，這樣只有頻繁地選擇打開(kāi)、打印才能打印多個(gè)工作簿的內(nèi)容,，其實(shí),，我們也可以一次打印多個(gè)工作簿，但首先要將需要打印的所有工作簿存放在同一文件夾內(nèi),。然后：

　　1,、單擊“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令。

　　2,、然后按住Ctrl鍵,，再單擊選定需要打印的每一個(gè)文件名。

　　3,、單擊［命令和設(shè)置］按鈕,，然后單擊“打印”命令。這樣就可以一次打印多個(gè)工作簿的內(nèi)容了。

　　十,、提高打印速度的方法：

　　1,、改變打印機(jī)分辨率,，以一種低分辨率的方式來(lái)打印就可以縮短打印時(shí)間,。設(shè)置打印機(jī)的分辨率的步驟如下：

　　（1）單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令,，然后單擊其中的“頁(yè)面”選項(xiàng)卡,。

　　（2）在“打印質(zhì)量”下拉框中,，選擇所需的打印機(jī)分辨率,。

　　2、如果不能確定所需的打印機(jī)分辨率,，則可以用草稿方式打印文檔,，此方式將忽略格式和大部分圖形以提高打印速度。設(shè)置步驟如下：

　�,。�1）單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令,，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)卡。��

　�,。�2）選中“按草稿方式”復(fù)選框,。

　　3、在單色打印機(jī)上,，Excel以不同的灰度來(lái)打印彩色效果,。如果將彩色以單色方式打印，可以減少在打印彩色工作表時(shí)所需的時(shí)間,。在以單色方式打印工作表時(shí),，Excel將彩色字體和邊框打印成黑色，而不使用灰度,。首先單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令,，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)卡，再選中“單色打印”復(fù)選框,。