例：xx公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元,，預借時,，財務部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款——備用金（行政科） 1600 （借出去的現(xiàn)金）

　　　　貸：現(xiàn)金 1600（現(xiàn)金借出,，現(xiàn)金減少）

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務部門報銷,，交回多余現(xiàn)金80元，財務部門編制轉帳憑證一張,，其會計分錄為：

　　借：管理費用 1520 （購買的辦公用品為管理費用）

　　　　現(xiàn)金 80 （借出去的現(xiàn)金未用完部分收回）

　　　　貸：其他應收款——備用金（行政科） 1600 （沖借方,，結轉掉，借出去的現(xiàn)金收回,，

　　出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。）

如果行政科實際購買辦公用品1780元,，自己墊付了180元,，則在報銷時除按規(guī)定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

　　借：管理費用 1780 （購買的辦公用品為管理費用）

　　　　貸：其他應收款——備用金（行政科） 1600（借出去的現(xiàn)金沖銷）

　　　　　　現(xiàn)金 180 （還要付180元）

　　出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現(xiàn)金180元,。