采購內(nèi)部控制的具體程序,？
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職場陪伴【問題】采購內(nèi)部控制的具體程序,？
【答案】
采購前先填寫“物資采購計劃單”,，辦理申請手續(xù)。公司各部門所需要的材料,、商品和其他物質(zhì),，或者倉庫認為某種貨物的儲備量已達到最低儲備限額而需要補充時，應當通過填“采購計劃單”的方式,，申請購貨,。“申購單”由負責這類支出預算的主管人員簽字后,，送交采購部門負責人審批,，并授權(quán)采購人員辦理購貨手續(xù)。采用這種方式,，能使每一次采購業(yè)務都有相應的依據(jù),，這對于提高采購的計劃性，節(jié)約使用資金,，分清各有關(guān)部門和個人的責任都有較好的作用,。
“采購計劃單”一般采用一式兩份的方式，詳細注明：申購部門、申購物資名稱,、規(guī)格,、數(shù)量、到貨日期及用途等內(nèi)容,，一并交采購部,。采購部據(jù)此辦理訂貨手續(xù)后，其中一份退回申購部門或人員,，以示答復,。
采購時要簽訂“采購訂貨單”，規(guī)范采購業(yè)務,。公司除零星物品的采購可隨時辦理外,，大量采購業(yè)務應盡可能簽訂采購合同并采用訂貨單制度，以保證采購業(yè)務規(guī)范化,?！安少徲嗀泦巍笔遣少彶窟M行采購業(yè)務的一種業(yè)務執(zhí)行憑證，也是購銷雙方應當共同遵守的一種契約,，它不僅使采購業(yè)務在開始時就置于計劃控制之下,，而且便于在任何時候、任何環(huán)節(jié)下對整個采購業(yè)務進行查詢,。
“采購訂貨單”可根據(jù)實際情況,，采用數(shù)張復寫的方式，其中一張送交銷貨單位,，請求發(fā)貨,；一張交倉管部門，作為核收物品時與到貨票據(jù)核對的依據(jù),，即驗收貨物的依據(jù),；一張由采購部作為存根歸檔保存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對,、分析,。
采購物資到達時應填寫“入庫單”，嚴格驗收之后方可入庫,。采購部門購回的各種原材料,，都應及時送交倉庫驗收。驗收人員應對照銷貨單位的發(fā)貨票和購貨訂單等,，對每一種貨物的名稱,、規(guī)格、數(shù)量,、質(zhì)量等嚴格查驗,，在保證貨,、單相符的基礎上填寫“入庫單”。
“入庫單”是證明原材料或商品已經(jīng)驗收入庫的會計憑證,?！叭霂靻巍庇袀}庫驗收人員填制，取得采購人員的簽字后,，一張留存,，登記倉庫臺帳或明細賬,；一張退給采購部門進行業(yè)務核算,；一張送交財務部。嚴格的驗收制度,，有利于考核采購人員的工作質(zhì)量,，劃清采購部人員與倉管人員之間的經(jīng)濟責任，確保物資入庫的準確,、安全,。
規(guī)范審查制度、嚴格審查采購業(yè)務的各種憑證,。財務部門在正式記錄采購業(yè)務,、支付貨款之前，應對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證,，包括發(fā)貨票,、運費收據(jù)、入庫單以及訂貨單等進行認真的審查,、核對,。審查的內(nèi)容包括每一張憑證的購貨數(shù)量、金額計算是否準確,，各關(guān)聯(lián)憑證之間是否內(nèi)容一致,、時間統(tǒng)一、責任明確,、手續(xù)清楚等,。如果審核中發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因,，分清責任,，并合理解決，如有需要可以請公司領導出面協(xié)調(diào)解決,。會計人員在此基礎之上編制付款憑證,，由出納支付貨款，使財務核算與采購兩種業(yè)務的內(nèi)部控制統(tǒng)一起來,。
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