UFO將報表處理過程分為兩個階段，即報表格式及公式定義工作與報表數(shù)據(jù)處理工作,。報表格式及公式定義工作和報表數(shù)據(jù)處理工作是在不同的狀態(tài)下進(jìn)行。實現(xiàn)狀態(tài)切換的是一個特別重要的按鈕——格式/數(shù)據(jù)按鈕，點取這個按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換,。

　　(1)格式狀態(tài)

　　在格式狀態(tài)下設(shè)計報表的表樣,，如表尺寸、行高列寬,、單元屬性,、單元風(fēng)格、組合單元,、關(guān)鍵字可變區(qū)等,。

　　報表的公式：單元公式在格式狀態(tài)下定義。

　　(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù),，如輸入數(shù)據(jù),、增加或刪除表頁、審核,、舍位平衡,、圖形操作、匯總與合并報表等,。

　　數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式,。