在用手工辦法進行會計核算中,，當發(fā)生某一項需要沖減成本費用的經(jīng)濟業(yè)務時,，可以根據(jù)借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規(guī)則,，作與費用支出相反的會計分錄即可,，例如：收到黎明同志退回的差旅費,，計現(xiàn)金50元,，我們在做現(xiàn)金收入的同時，沖減管理費用支出,，我們可以做分錄如下：

　　借：現(xiàn)金50

　　　　貸：管理費用——差旅費50

　　這樣現(xiàn)金增加了,，原來多列的費用沖減了,，這筆會計分錄正確無誤。但是實行會計電算化以后,，這筆分錄這樣處理就給報表自動取數(shù)帶來困難,，因為費用報表是按借方發(fā)生額取數(shù)的,，而費用沖減分錄是從貸方轉出應沖減的數(shù)據(jù),，并沒有減少費用的借方發(fā)生額,，所以報表自動生成的數(shù)字要比實際支出數(shù)大,。

　　要解決報表取數(shù)問題，對這類業(yè)務的會計分錄有兩種做法(如上例)：

　　一種方法是：用紅字沖銷費用支出數(shù),，同時用紅字沖銷現(xiàn)金支出數(shù),，即：

　　借：管理費用——差旅費50

　　　　貸：現(xiàn)金50

　　這種會計處理辦法雖然滿足了報表的自動生成取數(shù),，但對現(xiàn)金收入用紅字在貸方反映叫人難以理解和接受，實際工作中,，有一小部分單位就是采用這種會計處理方法,。

　　另一種方法是：在借方用紅字沖減費用支出數(shù)，用藍字借記現(xiàn)金的增加數(shù),，即：

　　借：管理費用——差旅費50

　　　　貸：現(xiàn)金50

　　這樣做的理由是：沖減費用支出數(shù)在借方用紅字反映,，既符合會計原理上對“管理費用”科目的定義解釋(借方反映費用的支出數(shù)，貸方反映費用的結轉數(shù)),，又可以滿足報表自動生成取數(shù)的要求,，收到現(xiàn)金做借方增加,，既符合會計原理對“現(xiàn)金”的解釋,，也符合人們的習慣,。但是它違背了借貸記帳規(guī)則,。在實際工作中,，大部分單位采用這種會計處理方法。

　　兩種方法相比,，后一種方法優(yōu)于前一種方法,，特別是在登記帳簿時，顯得較為合理和比較容易理解,。筆者傾向于選擇使用后一種方法,。

　　收入類帳務的類似沖減分錄,，可以參照以上辦法處理,。