一,、日常收支業(yè)務(wù)摘要的編寫要規(guī)范統(tǒng)一

    各高校根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小,，分別設(shè)置3人—5人以上編制記賬憑證,，所有人員力求使用統(tǒng)一格式,、統(tǒng)一措辭,。這樣使得會(huì)計(jì)賬簿的摘要體現(xiàn)整體一致性,，更重要的是能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)中“模糊查詢”板塊的功能,。所以，對(duì)日常收支業(yè)務(wù)采用“主語＋謂語＋賓語”的句式,。即具備經(jīng)濟(jì)行為的主體、對(duì)象和內(nèi)容三個(gè)最基本的要素,。統(tǒng)一措辭雖然在執(zhí)行初期比較困難,，只要大家在工作中注意交流、相互溝通,、認(rèn)真總結(jié),，相信很快就能做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

    例如：張平用現(xiàn)金購(gòu)買辦公用筆150元,。摘要為：張平報(bào)辦公筆,。

    采用這種句式，在賬務(wù)“模糊”查詢時(shí),，只要輸入“張平”,，當(dāng)年及往年所有張平經(jīng)手的業(yè)務(wù)，所需數(shù)據(jù)一目了然,。充分體現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化方便,、高效、快捷的優(yōu)越性,。

    二,、摘要的編寫要“簡(jiǎn)”而“明”

    所謂簡(jiǎn)明，即簡(jiǎn)單明了,。太過于簡(jiǎn)的摘要,，不能把經(jīng)濟(jì)內(nèi)容表達(dá)清楚,。因此要在計(jì)算機(jī)設(shè)定的摘要字?jǐn)?shù)內(nèi)，抓住重點(diǎn),，將經(jīng)濟(jì)內(nèi)容盡可能全面地表述出來,。

    例如：中文系趙永發(fā)借去北京購(gòu)資料款5000元。摘要為趙永發(fā)借購(gòu)資料款,，而不能為趙永華借款,，更不能為借款。

    三,、摘要的編寫要準(zhǔn)確

    對(duì)反映不同經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的同一張記賬憑證,，每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)一個(gè)摘要，不能籠統(tǒng)使用同一個(gè)摘要�,，F(xiàn)行的借貸記賬法和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸,、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會(huì)計(jì)電算化軟件,，一般都具有“修改摘要”的功能,，為準(zhǔn)確編寫記賬憑證摘要提供了條件。

    例如：物理系周斌借4000元去石家莊開會(huì),，回來報(bào)賬時(shí),，差旅費(fèi)開支1500元；會(huì)務(wù)費(fèi)開支500元,；為系里資料室購(gòu)圖書用去1500元,；退回余款500元。其摘要應(yīng)按每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄分別編寫為：周斌報(bào)石開會(huì)旅費(fèi),；周斌報(bào)會(huì)務(wù)費(fèi),；周斌報(bào)資料費(fèi)；周斌還借差旅款,。如果此筆憑證用籠統(tǒng)的一個(gè)摘要,，反映在會(huì)計(jì)賬簿中的“會(huì)務(wù)費(fèi)”科目、“資料費(fèi)”,、應(yīng)收及暫付中“教工借款”科目都對(duì)應(yīng)著差旅費(fèi)的摘要,，用起賬來令人匪夷所思。對(duì)此工作細(xì)節(jié),，有些會(huì)計(jì)人員往往容易忽視,，給以后的復(fù)核、記賬,、查賬等一系列會(huì)計(jì)工作帶來不便,。特別強(qiáng)調(diào)的是，用銀行存款開支的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)應(yīng)銀行存款科目的摘要,，必須反映收款單位名稱,，便于銀行存款賬同銀行對(duì)賬單的核對(duì)。

    四,、更正錯(cuò)賬摘要規(guī)范

    根據(jù)《河北省行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求,，對(duì)記賬后的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,，用紅字沖銷原錯(cuò)誤憑證時(shí)的摘要為“注銷某月某日某號(hào)憑證”,，同時(shí)，用藍(lán)字編寫正確的記賬憑證時(shí)摘要為“訂正某月某日某號(hào)憑證”,。對(duì)只有金額錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)分錄,，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時(shí)摘要為“調(diào)整某月某日某號(hào)憑證”。如果所修改的是往年的錯(cuò)誤憑證,，那么,，在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說明一點(diǎn),，在注銷,、訂正或調(diào)整某張錯(cuò)誤憑證的同時(shí)，應(yīng)在被修改的記賬憑

    證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號(hào)憑證已更正”的標(biāo)記,，表示該憑證已被修改完畢,。

    五、摘要中需要反映必要的數(shù)字

    1.需要注明時(shí)間的摘要,。收到上級(jí)部門撥入某月經(jīng)費(fèi),；交納某月水費(fèi)、電費(fèi),、電話費(fèi)、各項(xiàng)保險(xiǎn)金,、個(gè)人所得稅等,；提取某季度學(xué)生活動(dòng)費(fèi)、困難補(bǔ)助,、獎(jiǎng)學(xué)金等,；提取職工福利費(fèi)、職工教育費(fèi),、工會(huì)經(jīng)費(fèi)等,。在摘要中務(wù)必注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所屬的時(shí)間。不僅有效防止發(fā)生漏記,、重記的可能,，而且便于單位間的賬務(wù)查詢。

    例如：某高校收到河北省教育廳撥入2003年4月份經(jīng)費(fèi)2000000元。摘要為收省教育廳撥4月份經(jīng)費(fèi),。

    2.需要注明人數(shù)的摘要,。對(duì)發(fā)放學(xué)生生活補(bǔ)貼、學(xué)生困難補(bǔ)助,、勤工助學(xué)金,、獎(jiǎng)學(xué)金；發(fā)放臨時(shí)工工資等,，在摘要中要注明人次,。以便為學(xué)生管理部門、人事部門統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù),，編制報(bào)表所用,。無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費(fèi)時(shí)費(fèi)力,，只要使用查詢系統(tǒng)“科目查詢”板塊,，所需數(shù)據(jù)躍然屏幕，起到事半功倍的效果,。

    例如：發(fā)物理系學(xué)生12人共計(jì)1500元的困難補(bǔ)助,。摘要為發(fā)物理系學(xué)生12人困補(bǔ)。

    3.需要注明數(shù)量的摘要,。隨著各高校招生規(guī)模的迅速擴(kuò)大,，現(xiàn)有的辦學(xué)設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前教學(xué)規(guī)模。需要購(gòu)置的辦公設(shè)備,、教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備數(shù)量很大,，需要報(bào)廢的陳舊固定資產(chǎn)也很多。雖然固定資產(chǎn)賬中反映資產(chǎn)的數(shù)量,，但為了便于同固定資產(chǎn)管理部門隨時(shí)的“動(dòng)態(tài)”對(duì)賬,，在摘要中要注明資產(chǎn)的數(shù)量。

    例如：國(guó)有資產(chǎn)處李華從山東星航儀器設(shè)備公司,，給生物系購(gòu)買顯微鏡兩臺(tái),，通過銀行匯款9800元。摘要為李華報(bào)顯微鏡,，山東星航儀器設(shè)備公司

    同時(shí)入固定資產(chǎn),，摘要為生物系購(gòu)顯微鏡兩臺(tái)

    總之，會(huì)計(jì)工作在講究宏觀控制的同時(shí),，也要重視微觀管理,，會(huì)計(jì)摘要的編寫雖然只是整個(gè)會(huì)計(jì)工作中的一個(gè)小小環(huán)節(jié)，但是它卻在會(huì)計(jì)工作向著更加科學(xué)化,、規(guī)范化管理的進(jìn)程中發(fā)揮著極其重要的作用,。