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【內容導航】

會計檔案管理

【所屬章節(jié)】

第二章　會計法律制度——第3單元 會計檔案管理

【知識點】會計檔案管理

會計檔案管理

考點15：什么是會計檔案(★★)

1.會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的,，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,。

2.會計檔案包括通過計算機等電子設備形成,、傳輸和存儲的電子會計檔案。

3.各單位的預算,、計劃,、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案,。

考點16：會計檔案的歸檔(★★★)

1.歸檔范圍

(1)會計憑證,，包括原始憑證、記賬憑證;

(2)會計賬簿類,，包括總賬,、明細賬,、日記賬,、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(3)財務會計報告類,，包括月度、季度,、半年度財務會計報告和年度財務會計報告;

(4)其他會計資料,，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表,、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊,、會計檔案銷毀清冊,、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料,。

2.電子會計檔案

(1)單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理會計檔案,。

(2)電子會計檔案的基本質量要求

①形成的電子會計資料來源真實有效,，由計算機等電子設備形成和傳輸;

②使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整,、有效接收和讀取電子會計資料,，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證,、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,，設定了經(jīng)辦,、審核、審批等必要的審簽程序;

③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收,、管理,、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求,，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系;

④采取有效措施,，防止電子會計檔案被篡改;

⑤建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害,、意外事故和人為破壞的影響;

⑥形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案,。

(3)僅以電子形式保存，形成電子會計檔案

①單位內部形成的,、屬于歸檔范圍的電子會計資料,，符合電子會計檔案基本質量要求的，可僅以電子形式保存,，形成電子會計檔案,。

②單位從外部接收的電子會計資料，符合電子會計檔案基本質量要求,、附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案,。

3.歸檔責任人

單位的會計機構或會計人員所屬機構按照歸檔范圍和歸檔要求,，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊,。

4.歸檔時間

(1)當年形成的會計檔案,，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管1年,，再移交單位檔案管理機構保管。

(2)因工作需要確需推遲移交的,，應當經(jīng)單位檔案管理機構同意,，但單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過3年。

【相關鏈接】出納人員不得兼任(兼管)稽核,、會計檔案保管和收入,、支出、費用,、債權債務賬目的登記工作,。

考點17：會計檔案的移交和利用(★★★)

1.單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù),。

2.紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝,。

3.電子會計檔案的移交

(1)電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定,。

(2)特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交,。

(3)單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性,、完整性,、可用性、安全性進行檢測,，符合要求的才能接收,。

4.會計檔案的利用

(1)單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱,、復制,、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞,。

(2)會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內歸還,。

考點18：會計檔案的(最低)保管期限(★★★)

1.會計檔案的保管期限分為永久,、定期(一般分為10年和30年)兩類;會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起,。

2.會計檔案的內容和保管期限的具體規(guī)定(以企業(yè)和其他組織為例)

【提示】單位會計檔案的具體名稱如有與上表所列檔案名稱不相符的,，應當比照類似檔案的保管期限辦理,。

考點19：會計檔案的鑒定和銷毀(★★★)

1.會計檔案的鑒定

(1)單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書,。經(jīng)鑒定,，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿,，確無保存價值的會計檔案,，可以銷毀。

(2)會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,，組織單位會計,、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行,。

2.不得銷毀的會計檔案

(1)保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止,。

(2)單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明,。

3.會計檔案的銷毀程序

(1)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號,、冊數(shù),、起止年度、檔案編號,、應保管期限,、已保管期限和銷毀時間等內容。

(2)單位負責人,、檔案管理機構負責人,、會計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人,、會計管理機構經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見,。

(3)監(jiān)銷

①單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷,。

②監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章,。

③電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定,，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷,。

會計檔案銷毀清冊各事項總結

考點20：特殊情況下的會計檔案處置(★★★)

1.單位分立

(1)單位分立后原單位存續(xù)的,，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案,。

(2)單位分立后原單位解散的,，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置,，各方可以查閱,、復制與其業(yè)務相關的會計檔案,。

(3)單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存,，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù),。

(4)單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管,，承接業(yè)務單位可以查閱,、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,，應當單獨抽出由承接業(yè)務單位保存,，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

2.單位合并

(1)單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管,。

(2)單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應當由原各單位保管,。

3.建設單位項目建設的會計檔案的交接

建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交,，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù),。

4.單位之間交接會計檔案

(1)單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù),。

(2)交接要求

①移交會計檔案的單位,，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱,、卷號,、冊數(shù)、起止年度,、檔案編號,、應保管期限和已保管期限等內容。

②交接會計檔案時,，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。

③交接完畢后,，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章,。

④電子會計檔案應當與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交,。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗,，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全,。

注：以上知識點內容摘自黃潔洵老師《經(jīng)濟法基礎》授課講義

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