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【內(nèi)容導(dǎo)航】

會(huì)計(jì)檔案管理

【所屬章節(jié)】

第二章　會(huì)計(jì)法律制度——第3單元 會(huì)計(jì)檔案管理

【知識(shí)點(diǎn)】會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案管理

考點(diǎn)15：什么是會(huì)計(jì)檔案(★★)

1.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字,、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,。

2.會(huì)計(jì)檔案包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案,。

3.各單位的預(yù)算,、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案,，不屬于會(huì)計(jì)檔案,。

考點(diǎn)16：會(huì)計(jì)檔案的歸檔(★★★)

1.歸檔范圍

(1)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證,、記賬憑證;

(2)會(huì)計(jì)賬簿類,，包括總賬、明細(xì)賬,、日記賬,、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類，包括月度,、季度,、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

(4)其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表,、銀行對(duì)賬單,、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料,。

2.電子會(huì)計(jì)檔案

(1)單位可以利用計(jì)算機(jī),、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

(2)電子會(huì)計(jì)檔案的基本質(zhì)量要求

①形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效,，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

②使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確,、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證,、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,，設(shè)定了經(jīng)辦,、審核,、審批等必要的審簽程序;

③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理,、利用電子會(huì)計(jì)檔案,，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

④采取有效措施,，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;

⑤建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

⑥形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,。

(3)僅以電子形式保存,，形成電子會(huì)計(jì)檔案

①單位內(nèi)部形成的、屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料,，符合電子會(huì)計(jì)檔案基本質(zhì)量要求的,，可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案,。

②單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料,，符合電子會(huì)計(jì)檔案基本質(zhì)量要求、附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,，可僅以電子形式歸檔保存,，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

3.歸檔責(zé)任人

單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求,，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

4.歸檔時(shí)間

(1)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,，在會(huì)計(jì)年度終了后,，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管,。

(2)因工作需要確需推遲移交的,，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，但單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過3年,。

【相關(guān)鏈接】出納人員不得兼任(兼管)稽核,、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出,、費(fèi)用,、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。

考點(diǎn)17：會(huì)計(jì)檔案的移交和利用(★★★)

1.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝,。

3.電子會(huì)計(jì)檔案的移交

(1)電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。

(2)特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交,。

(3)單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性,、可用性,、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收,。

4.會(huì)計(jì)檔案的利用

(1)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制,、借出時(shí)履行登記手續(xù),，嚴(yán)禁篡改和損壞。

(2)會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

考點(diǎn)18：會(huì)計(jì)檔案的(最低)保管期限(★★★)

1.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久,、定期(一般分為10年和30年)兩類;會(huì)計(jì)檔案的保管期限,，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

2.會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和保管期限的具體規(guī)定(以企業(yè)和其他組織為例)

【提示】單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有與上表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理,。

考點(diǎn)19：會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀(★★★)

1.會(huì)計(jì)檔案的鑒定

(1)單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,，可以銷毀,。

(2)會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì),、審計(jì),、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

2.不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案

(1)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止,。

(2)單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書,、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

3.會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序

(1)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱,、卷號(hào)、冊(cè)數(shù),、起止年度,、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限,、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容,。

(2)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人,、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人,、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見,。

(3)監(jiān)銷

①單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

②監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

③電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu),、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)各事項(xiàng)總結(jié)

考點(diǎn)20：特殊情況下的會(huì)計(jì)檔案處置(★★★)

1.單位分立

(1)單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,，其他方可以查閱,、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

(2)單位分立后原單位解散的,，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,。

(3)單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

(4)單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,，應(yīng)當(dāng)由原單位保管,，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù),。

2.單位合并

(1)單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管,。

(2)單位合并后原各單位仍存續(xù)的,，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

3.建設(shè)單位項(xiàng)目建設(shè)的會(huì)計(jì)檔案的交接

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù),。

4.單位之間交接會(huì)計(jì)檔案

(1)單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

(2)交接要求

①移交會(huì)計(jì)檔案的單位,，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào),、冊(cè)數(shù),、起止年度、檔案編號(hào),、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容,。

②交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督,。

③交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章,。

④電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確,、完整、可用和安全,。

注：以上知識(shí)點(diǎn)內(nèi)容摘自黃潔洵老師《經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ)》授課講義

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