采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)和相關(guān)內(nèi)部控制_2021年注會(huì)《審計(jì)》導(dǎo)學(xué)課堂
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2021年基礎(chǔ)班已開課丨近5年真題匯編丨通關(guān)學(xué)霸經(jīng)驗(yàn)
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【考點(diǎn)一】了解采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)(★★★)
(一)制定采購計(jì)劃(采購計(jì)劃)
(二)供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)
(三)請購商品和勞務(wù)(請購單)
(四)編制訂購單(訂購單)
(五)驗(yàn)收商品(驗(yàn)收單)
(六)儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品
(七)編制付款憑單
(八)確認(rèn)與記錄負(fù)債
(九)辦理付款
(十)記錄現(xiàn)金,、銀行存款支出
了解采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)如下表:
業(yè)務(wù)活動(dòng)(重要憑證) | 內(nèi)容 |
制定采購計(jì)劃 | (1)生產(chǎn),、倉庫等部門定期編制采購計(jì)劃 (2)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門,具體安排商品及服務(wù)采購 |
供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)(供應(yīng)商清單) | (1)通常對于合作的供應(yīng)商事先進(jìn)行資質(zhì)等審核,、將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng),,形成完整的供應(yīng)商清單 (2)及時(shí)對供應(yīng)商信息變更進(jìn)行更新 (3)采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購 |
請購商品和勞務(wù)(請購單) | (1)倉儲(chǔ)部門填寫請購單,通常由倉儲(chǔ)部門經(jīng)理在請購單上簽字審批 (2)生產(chǎn)部門填寫請購單,,通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請購單上簽字審批 (3)對于日常采購的請購,,應(yīng)當(dāng)根據(jù)請購單進(jìn)行一般授權(quán)審批,每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字審批 |
【提示】由于企業(yè)內(nèi)不同部門都可以填列請購單,,可以分別部門設(shè)置請購單的連續(xù)編號,。
業(yè)務(wù)活動(dòng)(重要憑證) | 內(nèi)容 |
編制訂購單(訂購單/合同) | (1)采購部門負(fù)責(zé)編制訂購單,,發(fā)出訂購單 (2)采購部門對經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單,,詢價(jià)后確定最佳供應(yīng)商,但詢價(jià)與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離,;對于大額,、重要的采購項(xiàng)目,應(yīng)采取競價(jià)方式來確定供應(yīng)商 (3)采購部門收到請購單后,,對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審批,;金額在人民幣××元至××元的請購單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會(huì)審批 (4)采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請購單生成連續(xù)編號的訂購單 |
執(zhí)行采購 | 在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位,,將經(jīng)審批的請購單信息輸入系統(tǒng),,系統(tǒng)將自動(dòng)生成訂購單(此時(shí)系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài))。每周,采購信息管理員核對本周內(nèi)生成的訂購單,,將請購單和訂購單存檔管理,,對任何不連續(xù)編號的情況進(jìn)行檢查 |
【提示】訂購單需要連續(xù)編號,連續(xù)編號的訂購單與應(yīng)付賬款的完整性認(rèn)定相關(guān),。
業(yè)務(wù)活動(dòng)(重要憑證) | 內(nèi)容 |
編制訂購單(采購信息報(bào)告) | (1)在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位,,采購業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)顯示的“待處理”的訂購單信息,安排供應(yīng)商發(fā)貨,、收取采購發(fā)票以及倉儲(chǔ)驗(yàn)收等事宜 (2)每周,,財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款記賬員匯總本周內(nèi)生成的所有訂購單并與請購單核對,編制采購信息報(bào)告 如訂購單與請購單核對相符,,應(yīng)付賬款記賬員即在采購信息報(bào)告上簽字,。如有不符,應(yīng)付賬款記賬員將通知采購信息管理員,,與其共同調(diào)查該事項(xiàng),。應(yīng)付賬款記賬員還需在采購信息報(bào)告中注明不符事項(xiàng)及其調(diào)查結(jié)果 |
【提示】采購信息報(bào)告與應(yīng)付賬款的存在、完整性認(rèn)定相關(guān),。
業(yè)務(wù)活動(dòng)(重要憑證) | 內(nèi)容 |
驗(yàn)收商品(驗(yàn)收單) | (1)驗(yàn)收部門首先需要比較所驗(yàn)收商品與訂購單上的要求是否相符,,然后盤點(diǎn)商品并檢查商品有無損壞 (2)驗(yàn)收部門對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號的驗(yàn)收單 (3)驗(yàn)收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時(shí),,應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù),,或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收 (4)驗(yàn)收人員應(yīng)將驗(yàn)收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門 |
【提示】驗(yàn)收單需要連續(xù)編號,連續(xù)編號的驗(yàn)收單與采購交易的完整性認(rèn)定相關(guān),。
業(yè)務(wù)活動(dòng)(重要憑證) | 內(nèi)容 |
儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品(職責(zé)分離控制) | (1)儲(chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離 (2)限制無關(guān)人員接近儲(chǔ)存的商品存貨 |
【提示】儲(chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位的職責(zé)分離可以減少存貨舞弊;驗(yàn)收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時(shí),取得經(jīng)過簽字的收據(jù),,或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收的控制活動(dòng),與存貨的存在認(rèn)定相關(guān),。
業(yè)務(wù)活動(dòng)(重要憑證) | 內(nèi)容 |
編制付款憑單(授權(quán)審批控制,、連續(xù)編號控制) | (1)確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單、訂購單的一致性 (2)確定供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性 (3)編制有預(yù)先順序編號的付款憑單,,并附上支持性憑證(如訂購單,、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等) (4)獨(dú)立檢查付款憑單計(jì)算的正確性 (5)在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱 (6)由被授權(quán)人員在憑單上簽字,以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款 |
【提示】經(jīng)過適當(dāng)批準(zhǔn)和連續(xù)編號的憑單與外購存貨的存在,、完整性認(rèn)定等相關(guān),。
業(yè)務(wù)活動(dòng)(重要憑證) | 內(nèi)容 |
確認(rèn)與記錄負(fù)債(職責(zé)分離控制) | (1)與應(yīng)付賬款確認(rèn)和記錄相關(guān)的部門一般有責(zé)任核查購置的財(cái)產(chǎn),并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄,;在收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí),,應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格,、價(jià)格,、數(shù)量,、條件及運(yùn)費(fèi)與訂購單上的有關(guān)資料核對,如有可能,,還應(yīng)與驗(yàn)收單上的資料進(jìn)行比較 (2)記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金,、有價(jià)證券和其他資產(chǎn) |
確認(rèn)與記錄負(fù)債(職責(zé)分離控制) | (3)在手工系統(tǒng)下,應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會(huì)計(jì)部門,,據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿,。會(huì)計(jì)主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期,,監(jiān)督入賬的及時(shí)性,。而獨(dú)立檢查會(huì)計(jì)人員則應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致,并定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致 (4)對于每月末尚未收到供應(yīng)商發(fā)票的情況,,則需根據(jù)驗(yàn)收單和訂購單暫估相關(guān)的負(fù)債 |
辦理付款(授權(quán)審批控制) | (1)獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性 (2)應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票 (3)被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單,,并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致 (4)支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷,以免重復(fù)付款 (5)支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票 (6)支票應(yīng)預(yù)先順序編號,,保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性 (7)應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票 |
記錄現(xiàn)金,、銀行存款支出(銀行存款余額調(diào)節(jié)表) | 以記錄銀行存款支出為例,有關(guān)控制包括: (1)會(huì)計(jì)主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性,,以及與支票匯總記錄的一致性 (2)通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期,,獨(dú)立檢查入賬的及時(shí)性 (3)獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表 |
【提示】銀行存款余額調(diào)節(jié)表通常不能由出納員編制,否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計(jì)缺陷,。
【考點(diǎn)二】了解采購交易的內(nèi)部控制(★★)
內(nèi)部控制 | 內(nèi)容 |
適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離 | 采購與付款交易不相容崗位至少包括: 請購與審批,;詢價(jià)與確定供應(yīng)商;采購合同的訂立與審批,;采購與驗(yàn)收,;采購、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄,;付款審批與付款執(zhí)行 |
恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批 | 付款需要由經(jīng)授權(quán)的人員審批,,審批人員在審批前需檢查相關(guān)支持文件,并對其發(fā)現(xiàn)的例外事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)處理 |
憑證的預(yù)先編號及對例外報(bào)告的跟進(jìn)處理 | (1)通過對入庫單的預(yù)先編號以及對例外情況的匯總處理,,被審計(jì)單位可以應(yīng)對存貨和負(fù)債記錄方面的完整性風(fēng)險(xiǎn) (2)如果該控制是人工執(zhí)行的,,被審計(jì)單位可以安排入庫單編制人員以外的獨(dú)立復(fù)核人員定期檢查已經(jīng)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的入庫單記錄,確認(rèn)是否存在遺漏或重復(fù)記錄的入庫單,,并對例外情況予以跟進(jìn) (3)如果在IT環(huán)境下,,則系統(tǒng)可以定期生成列明跳號或重號的入庫單統(tǒng)計(jì)例外報(bào)告,由經(jīng)授權(quán)的人員對例外報(bào)告進(jìn)行復(fù)核和跟進(jìn),,可以確認(rèn)所有入庫單都進(jìn)行了處理,且沒有重復(fù)處理 |
(注:由于21年新課暫未開通,,重點(diǎn)內(nèi)容精講以20年講義為主)
—— 以上重點(diǎn)內(nèi)容選自劉圣妮老師授課講義
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