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類 別：內(nèi)控政策文 號：煤審綜字[1998]第10號頒發(fā)日期：1997-02-20
地 區(qū)：全國行 業(yè)：制造業(yè)時效性：有效
第一條 為了加強煤炭內(nèi)部審計檔案工作,，充分發(fā)揮審計檔案的作用,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和審計署《審計機關審計檔案工作的規(guī)定》、煤炭工業(yè)部《煤炭行業(yè)內(nèi)部審計工作規(guī)定》,，制定本規(guī)定,。
第二條 本規(guī)定所稱審計檔案，是指煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)在進行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查活動中直接形成的,，具有保存價值的各種文字,、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,。
審計檔案是企事業(yè)單位檔案的重要組成部分,。
第三條 本規(guī)定所稱審計檔案工作，是指煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)對審計檔案進行的收集,、整理,、保管、利用,、編研,、統(tǒng)計、鑒定和移交,，以及對下級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)審計檔案管理工作的指導和監(jiān)督,。
第四條 審計署駐煤炭部審計局對全國煤炭內(nèi)部審計的檔案工作進行指導和監(jiān)督,；下級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)的審計檔案工作，接受同級檔案管理部門和上級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)的指導和監(jiān)督,。
第五條 煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)應當設立專職或兼職檔案管理人員,。
第六條 煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)和專兼職檔案人員的職責是：
（一）認真貫徹執(zhí)行國家關于審計檔案管理工作的法規(guī)，依法建立本單位的審計檔案管理工作規(guī)章,、制度,；
（二）組織、監(jiān)督本單位有關審計人員審計文件材料的立卷和歸檔工作,；
（三）按照國家有關規(guī)定,，做好審計檔案的收集、整理,、保管,、利用、編研,、統(tǒng)計工作,，如期移交應由同級檔案部門保管的審計檔案，為審計工作服務,；
（四）對下級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)的審計檔案管理工作進行指導和監(jiān)督,，有計劃地開展檢查、總結(jié),、培訓,、研究等活動。
第七條 審計檔案的建立實行誰審計誰立卷,、審結(jié)卷成,、定期歸檔的責任制度；采取按職能分類,、按項目立卷,、按單元排列的立卷方法。
第八條 應當歸入審計檔案的文件材料是：
（一）審計通知書,、審計意見書、審計決定,、審計建議書,、移送處理書等審計公文；
（二）審計證據(jù),、審計工作底稿,、審計報告及審計報告征求意見書；
（三）審計工作方案,、審定審計報告的會議紀要,、檢查審計決定執(zhí)行情況的記錄等文件材料,；
（四）有關審計項目的請示、報告,、批復,、批示、問函,、復函等文件材料,；
（五）與具體審計項目有關的群眾來信、來訪記錄等舉報材料,；
（六）其它應歸入審計檔案的文件材料,。
第九條 不歸入審計檔案的文件材料是：
（一）與具體審計項目無關的行政文書及審計綜合管理文書；
（二）未用作審計依據(jù),，或未經(jīng)核實的證明性材料,；
（三）審計所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中的無關條款及其他參考材料,；
（四）未經(jīng)領導審簽的文電草稿,；
（五）其他不應歸入審計檔案的文件材料。
第十條 審計文件材料按項目立卷,。一個審計項目可立一個卷或幾個卷,，不得將幾個審計項目的文件材料合并立為一個卷。
跨年度的審計項目,，在項目審計終結(jié)的年度立卷,。
第十一條 審計案卷內(nèi)文件材料一般應以結(jié)論性文件材料、證明性文件材料,、立項性文件材料三個單元為序進行排列,。
結(jié)論性文件材料，采用逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程度的方法進行排列,；
證明性文件材料,，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應的順序，對審計證據(jù),、匯總審計工作底稿,、分項目審計工作底稿、審計法規(guī)依據(jù)進行排列,；
立項性文件材料,，按文件材料形成的時間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進行排列,。
第十二條 審計案卷內(nèi)每份或每組文件之間的排列規(guī)則是：
（一）正件在前,，附件在后；
（二）定稿在前,，修改稿在后,；
（三）批復在前,，請示在后；
（四）批示在前,，報告在后,；
（五）重要文件在前，次要文件在后,；
（六）匯總性文件在前,，原始性文件在后。
第十三條 審計項目一經(jīng)實施,，立卷責任人即應及時收集本項目的文件材料,；審計終結(jié)時，立卷責任人應對本審計項目形成的全部文件材料進行整理,、鑒別和取舍,，并按立卷的方法和規(guī)則進行組卷。經(jīng)審計組組長和內(nèi)部審計負責人復查后,，依照有關規(guī)定進行案卷的編目和裝訂,。
第十四條 審計文件材料的歸檔，應堅持以審計項目案卷為單位進行交接,。歸檔時間不得遲于該審計項目結(jié)束后的3個月,。
第十五條 審計檔案的鑒定，應當依據(jù)有關審計檔案保管期限的規(guī)定進行,。審計檔案的保管期限應當按照項目審計案卷的保存價值確定,，分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年及其以下）三種,。
第十六條 審計檔案在劃定保管期限的基礎上,，可以采用“年度----組織機構(gòu)”或“年度----審計類別”的方法排列和編目。審計案卷排列方法應當統(tǒng)一,，前后保持一致,，不可任意變動。
第十七條 審計檔案的密級及其保密期限,，按卷內(nèi)文件的最高密級確定,，并按有關規(guī)定作出標識。
第十八條 煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)應當按照國家有關規(guī)定配備必要的設備,，建立,、健全檔案保管制度，定期對尚未移交檔案的保管情況進行檢查,，確保檔案的安全。
第十九條 積極開展審計檔案的利用工作,，根據(jù)需要編制適用的檢索工具和參考材料,，做到迅速,、準確地查找和利用案卷。
第二十條 借閱審計檔案,，一般應當限定在本單位審計機構(gòu)內(nèi)部,。凡需將審計檔案借出或要求出具審計檔案證明的，應經(jīng)內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審批,。
第二十一條 各級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)向檔案部門移交審計檔案的范圍和年限,，按國家和本單位檔案管理部門有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十二條 本規(guī)定由煤炭工業(yè)部審計局負責解釋,。
第二十三條 本規(guī)定自1998年1月1日起施行,。
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