會(huì)計(jì)檔案管理_2021年初級(jí)會(huì)計(jì)《經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ)》必學(xué)知識(shí)點(diǎn)
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2021年初級(jí)會(huì)計(jì)《經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ)》必學(xué)知識(shí)點(diǎn)匯總
會(huì)計(jì)檔案管理
重要考點(diǎn)詳解
考點(diǎn)15:什么是會(huì)計(jì)檔案(★★)
1.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,,具有保存價(jià)值的文字,、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成,、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
2.各單位的預(yù)算,、計(jì)劃,、制度等文件材料屬于文書(shū)檔案,不屬于會(huì)計(jì)檔案,。
考點(diǎn)16:會(huì)計(jì)檔案的歸檔(★★)
1.下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
(1)會(huì)計(jì)憑證,,包括原始憑證、記賬憑證,;
(2)會(huì)計(jì)賬簿,,包括總賬、明細(xì)賬,、日記賬,、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,,包括月度,、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,;
(4)其他會(huì)計(jì)資料,,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單,、納稅申報(bào)表,、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料,。
2.電子會(huì)計(jì)檔案
(1)電子會(huì)計(jì)檔案的基本歸檔要求
①形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸,;
②使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確,、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證,、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,,設(shè)定了經(jīng)辦,、審核、審批等必要的審簽程序,;
③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收,、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
④采取有效措施,,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改,;
⑤建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害,、意外事故和人為破壞的影響,;
⑥形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
(2)僅以電子形式保存,,形成電子會(huì)計(jì)檔案
①單位內(nèi)部形成的,、屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料,符合電子會(huì)計(jì)檔案基本歸檔要求的,,可僅以電子形式保存,,形成電子會(huì)計(jì)檔案。
②單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料,,符合電子會(huì)計(jì)檔案基本歸檔要求,、附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,,形成電子會(huì)計(jì)檔案,。
3.歸檔責(zé)任人
單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),。
4.歸檔時(shí)間
(1)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年,,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管,。
(2)因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意,,但單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)3年,。
【相關(guān)鏈接】出納人員不得兼任(兼管)稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入,、支出,、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作,。
考點(diǎn)17:會(huì)計(jì)檔案的移交和利用(★★★)
1.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù),。
2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝,。
3.電子會(huì)計(jì)檔案的移交
(1)電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,。
(2)特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交,。
(3)單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性,、完整性,、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),,符合要求的才能接收。
4.會(huì)計(jì)檔案的利用
(1)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱,、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),,嚴(yán)禁篡改和損壞,。
(2)會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還,。
考點(diǎn)18:會(huì)計(jì)檔案的(最低)保管期限(★★)
1.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期(一般分為10年和30年)兩類(lèi),;會(huì)計(jì)檔案的保管期限,,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
2.會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和保管期限的具體規(guī)定(以企業(yè)和其他組織為例)
會(huì)計(jì)檔案的類(lèi)別 | 會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容 | 保管期限 |
會(huì)計(jì)憑證 | 原始憑證 | 30年 |
記賬憑證 | 30年 | |
會(huì)計(jì)賬簿 | 總賬 | 30年 |
明細(xì)賬 | 30年 | |
日記賬 | 30年 | |
固定資產(chǎn)卡片 | 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 | |
其他輔助性賬簿 | 30年 | |
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | 月度,、季度,、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | 10年 |
年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | 永久 | |
其他會(huì)計(jì)資料 | 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 | 10年 |
銀行對(duì)賬單 | 10年 | |
納稅申報(bào)表 | 10年 | |
會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) | 30年 | |
會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) | 永久 | |
會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) | 永久 | |
會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū) | 永久 |
【小口訣】賬證交情30年,固資費(fèi)情候5年,,月季半年時(shí)表單,,其他??莸绞癄€
考點(diǎn)19:會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀(★★★)
1.會(huì)計(jì)檔案的鑒定
(1)單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū),。經(jīng)鑒定,,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限,;對(duì)保管期滿(mǎn),,確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷(xiāo)毀,。
(2)會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì),、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行,。
2.不得銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案
(1)保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
(2)單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū),、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
3.會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀清冊(cè)
事項(xiàng) | 具體規(guī)定 | |
編制 | 由單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制 | |
簽署意見(jiàn) | 下列人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn): (1)單位負(fù)責(zé)人 (2)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人,、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 (3)檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人,、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人 | |
監(jiān)銷(xiāo)人 | 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案 | 單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo) |
電子會(huì)計(jì)檔案 | 單位檔案管理機(jī)構(gòu),、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo) | |
監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前,,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后,,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或者蓋章 |
考點(diǎn)20:特殊情況下的會(huì)計(jì)檔案處置(★★)
1.單位分立
(1)單位分立后原單位存續(xù)的,,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱,、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,。
(2)單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,,各方可以查閱,、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,。
(3)單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
2.業(yè)務(wù)移交
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱,、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù),。
3.單位合并
(1)單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管,。
(2)單位合并后原各單位仍存續(xù)的,,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管,。
4.建設(shè)單位項(xiàng)目建設(shè)的會(huì)計(jì)檔案的交接
建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù),。
5.單位之間交接會(huì)計(jì)檔案
(1)移交會(huì)計(jì)檔案的單位,,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。
(2)交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督,。
(3)交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章,。
(4)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交,。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),,確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確,、完整,、可用和安全。
注:以上《經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ)》學(xué)習(xí)內(nèi)容選自東奧名師黃潔洵老師授課講義
(本文為東奧會(huì)計(jì)在線原創(chuàng)文章,,僅供考生學(xué)習(xí)使用,,禁止任何形式的轉(zhuǎn)載)