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原始憑證

1.原始憑證的種類

原始憑證可以按照取得來源、格式,、填制的手續(xù)和內(nèi)容進行分類,。

(1)按取得來源分類

原始憑證按照取得來源，可分為自制原始憑證和外來原始憑證,。

自制原始憑證

自制原始憑證,，是指由本單位有關(guān)部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時填制僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證,。如收料單,、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單,、產(chǎn)品入庫單,、產(chǎn)品出庫單、借款單,、職工薪酬表,、折舊計算表等。

外來原始憑證

外來原始憑證,，是指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時,，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。如購買原材料取得的增值稅專用發(fā)票,、銀行轉(zhuǎn)來的各種結(jié)算憑證,、對外支付款項時取得的收據(jù)、職工出差報銷的飛機票,、車船票等,。

(2)按照格式分類

原始憑證按照格式的不同可分為通用憑證和專用憑證。

通用憑證

通用憑證,，是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制,、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。

通用憑證的使用范圍因制作部門的不同而有所差異，可以是分地區(qū),、分行業(yè)使用,，也可以全國通用，如某省(市)印制的在該省(市)通用的發(fā)票,、收據(jù)等;由中國人民銀行制作的在全國通用的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證,、由國家稅務(wù)總局統(tǒng)一印制的全國通用的增值稅專用發(fā)票等。

專用憑證

專用憑證,，是指由單位自行印制,、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。常見的專用憑證有收料單,、領(lǐng)料單,、工資費用分配表、折舊計算表等,。

(3)按填制的手續(xù)和內(nèi)容分類

原始憑證按照填制的手續(xù)和內(nèi)容,，可分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證,。

一次憑證

一次憑證,，是指一次填制完成，只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)且僅一次有效的原始憑證,。我們平時所涉及到的大部分原始憑證都是一次憑證,，比如發(fā)票、收據(jù),、收料單,、發(fā)貨票、銀行結(jié)算憑證,、支票存根,、出庫單等。發(fā)貨票的格式,。

累計憑證

累計憑證,，是指在一定時期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟業(yè)務(wù)且多次有效的原始憑證，如限額領(lǐng)料單,。累計憑證的特點是在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務(wù),，隨時結(jié)出累計數(shù)和結(jié)余數(shù)，并按照費用限額進行費用控制,，期末按實際發(fā)生額記賬,。最具有代表性的累計憑證是“限額領(lǐng)料單”。

匯總憑證

匯總憑證是指對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張原始憑證,，按照一定標準綜合填制的原始憑證,。

匯總原始憑證合并了同類型經(jīng)濟業(yè)務(wù),，可以集中反映某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的總括情況，簡化記賬憑證的編制工作,。常見的匯總憑證有：發(fā)出材料匯總表,、工資結(jié)算匯總表、差旅費報銷單等,。

2.原始憑證的填制要求

(1)原始憑證填制的基本要求

原始憑證的填制必須符合下列要求：

①記錄真實,。原始憑證所填列經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容和數(shù)字，必須真實可靠,，符合實際情況,。

②內(nèi)容完整。原始憑證所要求填列的項目必須逐項填列齊全,，不得遺漏或省略,。原始憑證中的年、月,、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化：品名或用途要填寫明確,，不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全,。

③手續(xù)完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位相關(guān)負責(zé)人的簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章或者財務(wù)專用章;從外部取得的原始憑證,，必須蓋有填制單位的公章或者財務(wù)專用章;從個人取得的原始憑證,，必須有填制人員的簽名或蓋章。

④書寫清楚,、規(guī)范,。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡明,，字跡要清楚,，易于辨認，不得使用未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化漢字,。大小寫金額必須符合填寫規(guī)范,，小寫金額用阿拉伯數(shù)字逐個書寫，不得寫連筆字,。在金額前要填寫人民幣符號“￥”,，且與阿拉伯數(shù)字之間不得留有空白。

金額數(shù)字一律填寫到角,、分，無角無分的,，寫“00”或符號“-”;有角無分的,，分位寫0,，不得用符號“-”。大寫金額用漢字壹,、貳、叁,、肆、伍,、陸、柒,、捌,、玖,、拾、佰,、仟、萬,、億,、元、角,、分,、零、整等,，一律用正楷或行書字書寫,。大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個字且和大寫金額之間不得留有空白,。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整“或”正“字,，有分的,，不寫”整“或”正”字，如小寫金額為￥1007.00,，大寫金額應(yīng)寫成”壹仟零柒元整”,。

⑤連續(xù)編號。各種憑證要連續(xù)編號,，以便檢查,。如果憑證已預(yù)先印定編號，如發(fā)票,、支票等重要憑證,，在因錯作廢時，應(yīng)加蓋“作廢”戳記,，妥善保管,，不得撕毀,。

⑥不得涂改、刮擦,、挖補,。

原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當由出具單位重開,，不得在原始憑證上更正,。原始憑證有其他錯誤的，應(yīng)當由出具單位重開或更正,，更正處應(yīng)當加蓋出具單位印章,。

⑦填制及時。

各種原始憑證一定要及時填寫,，并按規(guī)定的程序及時送交會計機構(gòu),、會計人員進行審核。

(2)自制原始憑證填制的基本要求

一次憑證的填制

一次憑證,，應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時,，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員一次填制完成。該憑證往往只能反映一項經(jīng)濟業(yè)務(wù),，或者同時反映若干項同一性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務(wù),。

一次憑證有些是自制的原始憑證，如收料單,、領(lǐng)料單,、工資結(jié)算表、制造費用分配表等;有些是外來的原始憑證,，如增值稅專用發(fā)票,、稅收繳款書、各種銀行結(jié)算憑證等,。

累計憑證的填制

累計憑證,，應(yīng)在每次經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成后，由相關(guān)人員在同一張憑證上重復(fù)填制完成,。該憑證能在一定時期內(nèi)不斷重復(fù)地反映同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的完成情況,。典型的累計憑證是限額領(lǐng)料單。

匯總憑證的填制

匯總憑證,，應(yīng)由相關(guān)人員在匯總一定時期內(nèi)反映同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證后填制完成,。該憑證只能將類型相同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行匯總，不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟業(yè)務(wù),。

3.原始憑證的審核

為了如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況,，充分發(fā)揮會計的監(jiān)督職能，保證會計信息的真實,、完整,，會計人員必須對原始憑證進行嚴格審核,。審核后的原始憑證，才能作為填制記賬憑證和記賬的依據(jù),。

審核的內(nèi)容主要包括：

(1)審核原始憑證的真實性;其真實性的審核包括憑證日期的真實性,、業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實性、數(shù)據(jù)的真實性等,。對外來原始憑證,，必須有填制單位公章或財務(wù)專用章和填制人員簽章;對自制原始憑證，必須有經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章,。此外,，對于通用原始憑證，還應(yīng)審核憑證本身的真實性,，防止以假冒的原始憑證記賬,。

(2)審核原始憑證的合法性、合理性;審核原始憑證所記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合國家法律法規(guī),，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審核程序：審核原始憑證所記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)經(jīng)濟活動的需要,、是否符合有關(guān)的計劃和預(yù)算等。

(3)審核原始憑證的完整性;審核原始憑證各項要素是否填寫齊全,，是否有漏項情況,，日期是否完整、數(shù)字是否清晰,、文字是否工整,、有關(guān)簽名或蓋章是否齊全、憑證聯(lián)次是否正確,。

(4)審核原始憑證的正確性;

審核原始憑證記載的各項內(nèi)容是否正確,，包括：

①接受原始憑證單位的名稱是否正確。

②金額的填寫和計算是否正確,。阿拉伯數(shù)字分位填寫，不得連寫,。小寫金額前要標明“￥”字樣,，中間不能留有空位。大寫金額前要加“人民幣”字樣,，大寫金額與小寫金額要相符,。

③更正是否正確。原始憑證記載的各項內(nèi)容均不得涂改;原始憑證金額有錯誤的,，應(yīng)當由出具單位重開,，不得在原始憑證上更正。原始憑證有其他錯誤的,，應(yīng)當由出具單位重開或者更正,，更正處應(yīng)當加蓋出具單位公章或財務(wù)專用章,。

注：以上內(nèi)容選自王穎老師《初級會計實務(wù)》授課講義

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